Wat is de definitie van de financiële administratie?
In de financiële administratie verzamel je de financiële gegevens van een bedrijf of onderneming. Je legt in de financiële administratie alle financiële gegevens over het bedrijf vast en verwerkt deze op dusdanige manier dat je deze gegevens kan gebruiken bij het besturen, functioneren en beheersen van het bedrijf en/of het afleggen van verantwoording daarover naar anderen (zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst).
De financiële administratie is de kern van wat men de totale administratie binnen een bedrijf ziet. De financiële administratie laat tenslotte zien wat de financiële positie van het bedrijf is en daarmee dus ook wat de belangrijkste middelen zijn die een bedrijf tot haar beschikking heeft.
Administratie, financiële administratie en boekhouding
Binnen een bedrijf wordt vaak niet specifiek over de financiële administratie gesproken, maar over de administratie. In principe is dat niet onjuist, al is de financiële administratie een onderdeel van de administratie en is dit laatste dus een breder begrip. De administratie bestaat uit al het papierwerk van een ondernemer. Dat kunnen dus financiële gegevens zijn (zoals bijvoorbeeld facturen en onkosten) maar ook zaken als de urenregistratie, klantgegevens, km registratie, contracten, enzovoorts.
De financiële administratie bevat alleen de financiële gegevens van het bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan de facturen die je verstuurd die samen de omzet van het bedrijf vormen of de onkosten die worden gemaakt. De financiële administratie is hiermee een ander woord voor de boekhouding van een bedrijf. Dus als je hebt over boekhouding en financiële administratie, dan heb je het over hetzelfde. Als je het hebt over de administratie in het algemeen dan heb je het over meer dan alleen de financiële administratie.
Urenregistratie onderdeel van de financiële administratie
Het is lastig om de financiële administratie los te zien van de administratie als geheel. Neem bijvoorbeeld je urenregistratie. Dit is officieel geen onderdeel van de boekhouding, maar van de (grotere) administratie. Maar tegelijkertijd worden de uren wel gebruikt om facturen op te bouwen. Onhandig dus om dit apart te zien maar voor veel grotere bedrijven wel noodzakelijk.
De administratie van grotere bedrijven is nu eenmaal dusdanig complex dat men gespecialiseerde tools nodig heeft voor de boekhouding, de urenregistratie, klantgegevens, enzovoorts. Deze worden apart aan elkaar gekoppeld. Gekko is hierop een uitzondering en biedt wel bepaalde administratieve tools die rechtstreeks aansluiten op de boekhouding. Denk hierbij bijvoorbeeld aan urenregistratie, km registratie, en offertes & contracten. Gekko kan deze extra functies aanbieden omdat Gekko zich specifiek richt op kleinere ondernemers die specifieke behoeftes hebben voor de financiële administratie.
Voordelen van een goede financiële administratie opzetten
Een goede financiële administratie is belangrijk. Want natuurlijk kun je hierin direct terugzien hoeveel kosten er zijn gemaakt tegen hoeveel inkomsten en in welke periode. Maar je kan ook zien welke bezittingen een bedrijf heeft, hoe het vermogen van het bedrijf ervoor staat, en welke schulden er in de toekomst nog moeten worden betaald. De financiële administratie zorgt ervoor dat je in één opslag kan zien hoe de verschillende aspecten van de financiële gezondheid van het bedrijf ervoor staan.
Om dit overzicht te kunnen geven moet iedere financiële verandering worden genoteerd. Dat kan gaan om bijvoorbeeld een financiële transactie (zoals een bankoverschrijving) maar het kan ook om een verplichting gaan die het bedrijf aangaat (denk bijvoorbeeld aan een contract). Iedere keer als het bedrijf iets doet, verandert de financiële situatie van het bedrijf en dus de financiële administratie. En in een goede financiële administratie kun je al deze veranderingen snel en gemakkelijke terugvinden.
Dat is natuurlijk belangrijk voor ondernemers zelf. Want je wil toch weten hoe je bedrijf ervoor staat. Maar belangrijker nog is dat ook anderen snel en gemakkelijk je financiële administratie kunnen begrijpen. Want je financiële administratie is in wezen een soort verantwoording van de financiën van je bedrijf. Als je bijvoorbeeld naar een bank gaat om een lening af te sluiten, dan zal een bank altijd je financiële administratie willen inzien. Zo kan de bank snel en gemakkelijk een inschatting maken hoe kredietwaardig jouw onderneming is en of je de lening kan krijgen. Dit geldt ook bij verzekeringen, notariële aanpassingen, uitgiftes van aandelen, etc.
Zelfs als je een hele kleine ondernemer bent die nooit van plan is om ook maar iets van het bovenstaande te doen, moet je toch een financiële administratie bijhouden. Want ongeacht hoe klein je bent, de Belastingdienst wil altijd ook dat je een goede financiële administratie bijhoudt. Zonder financiële administratie kan de Belastingdienst niet goed inschatten of je belastingaangifte klopt. En dan zullen ze meestal een eigen inschatting gaan maken (en dat is altijd een stuk duurder).
De financiële administratie is dus extreem belangrijk. Een goede financiële administratie zorgt daarom ervoor dat alle veranderingen snel en consistent worden weergegeven, zodat deze up-to-date is en begrijpelijk. Vooral omdat anderen je financiële administratie moeten kunnen inzien en begrijpen. Een goed systeem waarmee je jouw financiële administratie bijhoudt is dus voor ieder bedrijf (groot of klein) van levensbelang.
Waarom een boekhoudprogramma voor de financiële administratie
Fouten maken is natuurlijk menselijk, en ieder mens gaat op een andere manier met fouten om. Maar binnen een financiële administratie kan dat grote gevolgen hebben. En zeker als er niet consistent wordt gehandeld in de financiële administratie. Daarom wordt er bij de boekhouding bijna altijd een computerprogramma gebruikt om de gegevens bij te houden. Behalve dat dit gemakkelijker is, is een heel belangrijke reden dat je misschien wel fouten kan maken met computers, maar dat een computer wel altijd consistent zal zijn.
Een computer geeft bij dezelfde input tenslotte altijd dezelfde output. En dat maakt een financiële administratie direct een stuk betrouwbaarder. Het is dus ook niet zo gek dat de eerste “automatiseringsgolf” aan het einde van de vorige eeuw, zich hoofdzakelijk richtte op de financiële administratie. Sterker, zelfs vandaag de dag vallen automatisering en IT bij veel bedrijven onder de financiële afdeling. Die zijn tenslotte meestal de grootste afnemer van IT diensten.
Financiële administratie dient als bewijslast
Uit de financiële administratie krijg je een overzicht van alle “beslissingen” die het bedrijf financieel beïnvloeden. Maar om dat overzicht te krijgen moet je iedere individuele beslissing duidelijk opslaan. Dus je moet opslaan wanneer iets wordt verkocht, wanneer je iets koopt, enzovoorts. En hierbij moet je duidelijk aangeven wat de omstandigheden zijn van de een dergelijke transactie, dus met wie de transactie was, waarom de transactie was, hoe groot de transactie was, welke belastingen op de transactie van toepassing waren, enzovoorts. Dat laatste is erg belangrijk omdat een goede financiële administratie voor iedere transactie of beslissing die is gemaakt, kan laten zien waarom dat zo was.
Zo kan je vanuit het overzicht wat je uit de financiële administratie geeft, altijd exact terugvinden wat de onderliggende transactie was en welke beslissing er de grondslag was van die transactie. Dat is natuurlijk ontzettend handig omdat je zo niet alleen kan zien wat er goed gaat of slecht gaat, je kan dan ook direct dieper in je administratie duiken om te kijken waar nu het probleem precies zit. Bovendien zorgt dit ervoor dat je aan anderen (lees: de Belastingdienst) exact kan uitleggen waarom je financiële administratie laat zien wat het laat zien en hier ook direct alle bewijzen voor kan delen.
Wat gebeurd er zonder deugdelijke financiële administratie?
Wat gebeurd er als je geen goede financiële administratie hebt? Daarmee schiet je jezelf als ondernemer in de voet. Maar het is nog erger als je geen financiële administratie kan geven aan de Belastingdienst. Als jij geen bewijzen hebt voor de transacties die je hebt uitgevoerd, dan mag de Belastingdienst ZELF een inschatting maken over wat jouw inkomsten en uitgaven waren en dus hoeveel belastingen je moet betalen.
Geen deugdelijke financiële administratie hebben is dus de perfecte manier om meer belastingen te betalen.
Onderdelen binnen een financiële administratie
De financiële administratie bestaat uit verschillende onderdelen. Dat komt omdat je verschillende types financiële beslissing hebt. Denk bijvoorbeeld maar aan het verschil tussen het versturen van een factuur, het aangaan van een contract of het betalen van een werknemer. Voor deze verschillende transacties moet je verschillende soorten bewijzen en belastingen betalen. En daarom is de financiële administratie opgedeeld in verschillende onderdelen die dit soort verschillende transacties bijhouden.
Grofweg kun je de volgende onderdelen onderscheiden:
- De grootboek administratie
- De in- en verkoopadministratie
- Debiteuren- en Crediteurenbeheer
- Voorraadadministratie
- Belastingaangifte
- Salarisadministratie
Gekko is financiële administratie voor kleine ondernemers
Veel kleine ondernemers verliezen de moed als ze dit nog relatief korte lijstje zien. Want wat is in vredesnaam een “grootboek administratie”? Daar heeft geen enkele ZZP’er het over. En een salarisadministratie als “zelfstandige ZONDER personeel?” Moet je hier wat mee? Gelukkig richt Gekko zich specifiek op kleine ondernemers en biedt het alles wat je nodig hebt, maar dan een stuk simpeler en in begrijpelijke taal.
Dit doen we door bepaalde onderdelen gemakkelijker te maken en juist andere onderdelen die niet relevant zijn voor kleinere ondernemers niet aan te bieden. Hierdoor kun je veel sneller beginnen en ben je veel minder tijd kwijt met het opzetten en bijhouden van je financiële administratie. Natuurlijk betekent dit wel dat je bedrijf niet onbeperkt kan doorgroeien met Gekko.
Maar tegen de tijd dat je een multinational bent, zal een nieuw systeem voor de financiële administratie niet het grootste probleem zijn wat je bent tegengekomen.
Grootboekadministratie: Alle uitgaven, inkomsten en de bijbehorende bonnetjes
De grootboekadministratie binnen de financiële administratie is in wezen de wegwijzer van alle financiële transacties die een bedrijf uitvoert. In de grootboek administratie wordt voor iedere transactie exact aangegeven hoe deze binnen de financiële administratie moet worden opgenomen en voor iedere verschillende handeling is er een apart grootboek. Stel bijvoorbeeld dat je een factuur verstuurt, dan wordt in de grootboekadministratie de factuur toegewezen aan het grootboek van de omzet en wordt er onder het grootboek “debiteuren” (= nog te ontvangen betalingen van klanten) ook aangegeven dat deze omzet nog niet betaald is. Als vervolgens uw klant betaald, dan zal het grootboek “debiteuren” weer worden aangepast en het grootboek “banktegoeden” worden bijgeschreven.
Dit geldt ook voor onkosten kosten die het bedrijf maakt. Iedere onkosten bon en betaling moet naar een grootboek waarin wordt aangegeven om wat voor onkosten het gaat. Koop je een nieuwe computer online? Dan wordt het grootboek “banktegoeden” aangepast en wordt het grootboek “investeringen in machines” bijgeschreven. En als je een zakenlunch betaald, wordt het grootboek “representatie kosten” aangepast.
Voor iedere actie in de financiële administratie zijn er dus allerlei grootboek aanpassing nodig. Helaas klinkt dat voor de gemiddelde ondernemer als nodeloos complex. Daarom is het gebruikelijk dat je de grootboekadministratie niet zelf bijhoudt, maar gebruik maakt van een boekhoudsysteem, die dit bovendien steeds gemakkelijker maken. Denk bijvoorbeeld maar aan het digitaliseren van papieren bonnen door deze te scannen met de camera op je telefoon.
Gekko biedt meerdere apps voor kleine ondernemers
Ook Gekko biedt verschillende mobiele en web applicaties die het bijhouden van je grootboekadministratie in de financiële administratie heel gemakkelijk maakt. Zo heeft Gekko een mobiele applicatie voor het scannen van bonnen en voor het versturen van facturen. En natuurlijk heeft Gekko ook al deze functies in de web en desktop apps die Gekko biedt.
De in- en verkoopadministratie
Een belangrijk onderdeel van de financiële administratie is de in- en verkoopadministratie. In de verkoop administratie wordt precies bijgehouden wat een klant heeft afgenomen, wat is geleverd, wat is gefactureerd en wat is betaald. Wat natuurlijk vooral belangrijk is dat je facturen kan versturen en dat duidelijk kan zien welke van die facturen al zijn betaald en welke nog open staan. Maar ook onderdelen als het maken van offertes, het bijhouden van contracten en het bijhouden van de activiteiten zijn van belang en onderdeel van de verkoopadministratie. De verkoopadministratie houdt zich dus binnen je financiële administratie bezig met alle transacties en afspraken met je klanten.
Binnen een inkoopadministratie hou je exact bij welke kosten je bedrijf maakt en welke afspraken je hebt gemaakt met leveranciers. Bijvoorbeeld de contracten die je bent aangegaan, welke orders je hebt geplaatst, en welke orders als wel of niet zijn betaald. De inkoopadministratie binnen de financiële administratie houdt dus bezig met alle afspraken met je leveranciers.
Gekko biedt een uitgebreide verkoopadministratie
Gekko heeft een uitstekende verkoopadministratie. Niet alleen kun je gemakkelijk facturen versturen en bijhouden, maar je kan ook gebruik maken van heel veel handige extra’s. Denk bijvoorbeeld maar aan het versturen en online accepteren van offertes. Of het bijhouden van een urenregistratie die je kan koppelen aan facturen. Of het feit dat je je klanten via betaallinkjes facturen gemakkelijk kan laten betalen en dit je administratie automatisch wordt geüpdatet.
De inkoopadministratie daarentegen is een stuk minder uitgebreid binnen Gekko. Dit is een bewuste keuze omdat Gekko specifiek is voor de kleinere ondernemer. Die werken nu eenmaal niet met “PO nummers” of “SLA agreements”. Dus daarom houdt Gekko de inkoopadministratie gemakkelijk en kun je vooral heel snel zien welke bonnen je nog moet betalen.
Debiteuren- en crediteurenadministratie
De debiteuren- en crediteurenadministratie is eigenlijk een onderdeel van de in- en verkoopadministratie. Simpel gezegd is dit een overzicht van wie jou nog moet betalen (de debiteurenadministratie) en wie jij nog moet betalen (de crediteurenadministratie). Binnen de financiële administratie is dit natuurlijk een belangrijk onderdeel want er is maar één ding vervelender dan dat een klant niet betaald en dat is dat een klant niet betaald en jij dat zelf niet door hebt.
Gelukkig is het bijhouden van je debiteuren administratie simpel en ieder boekhoudpakket (en natuurlijk ook Gekko) geeft dit duidelijk aan. Bovendien leert de ervaring dat kleine ondernemers precies weten van wie ze nog geld krijgen. Al willen ze soms nog wel eens vergeten aan wie ze moeten betalen...
Klaar om te beginnen met jouw Gekko account?
Gemakkelijk te gebruiken, begrijpelijk en specifiek gemaakt voor kleine ondernemers. Maar belangrijker nog, het is gratis. Geen proefperiodes of addertjes onder het gras. Met jouw Basic account krijg je onbeperkt toegang tot alle administratieve functies die je nodig hebt.
De voorraadadministratie
Als je bedrijf producten verkoopt, dan moet je een voorraadadministratie bijhouden. In dit onderdeel van de financiële administratie hou je precies bij welke producten je inkoopt, welke producten je zelf maakt en wanneer je die producten weer verkoopt. Dat is van belang omdat natuurlijk het verschil tussen de inkoop en verkoopprijzen van producten de marge (en dus winst) die je bedrijf maakt bepaalt. Een goed voorraadsysteem is ontzettend belangrijk voor bedrijven die in grote partijen producten handelen of die zelf op grote schaal producten maken.
Gekko heeft geen voorraadadministratie
De voorraadadministratie is één van de meest complexe zaken van de financiële administratie. En binnen grote bedrijven heb je op dit onderdeel hele afdelingen die zich hier mee bezig houden. Dat is direct ook de reden dat Gekko dit niet biedt.
De voorraadadministratie is gewoon weg te complex voor een kleine ondernemer. Bovendien leert de ervaring dat 99% van de kleine ondernemers dit helemaal niet nodig heeft omdat ze nu eenmaal niet op grote schaal producten maken of verkopen.
Belastingaangiften: btw, vennootschapsbelasting en inkomstenbelasting
Belastingen zijn natuurlijk één van de belangrijkste redenen om een goede financiële administratie te hebben. Niet alleen wordt het doen van aangifte dan veel gemakkelijker, maar ook dient de financiële administratie als bewijs dat de cijfers die je opgeeft correct zijn. Want als je een verkeerde opgave doet of, nog erger, niet op tijd aangifte doet dan kun je een fikse boete verwachten.
Uit je financiële administratie moeten dus de belastingaangifte worden gehaald en de financiële administratie dient dan ook direct als bewijs van de aangifte. Dit kan gedeeltelijk automatisch op basis van je grootboekrekeningen maar hou ermee rekening dat belastingaangiften vaak ook persoonlijke informatie bevatten. Zeker als je een eenmanszaak bent en inkomstenbelasting moet opgeven, moet je de informatie uit je financiële administratie van je bedrijf aanvullen met privé gegevens.
Automatisch btw opgave uitrekenen met Gekko
In Gekko zit een btw aangifte module waarmee je op basis van je financiële administratie je btw opgave kan uitrekenen. Dat scheelt je iedere maand of kwartaal een heleboel tijd. Gekko heeft echter geen automatische berekening voor de vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting.
De reden is zoals hierboven wordt aangegeven. Voor die aangiftes heb je meer informatie nodig ook van buiten je financiële administratie. De administratie op Gekko dient natuurlijk wel als basis voor die aangiftes en als bewijslast naar de Belastingdienst.
De loonadministratie / salarisadministratie
Als je bedrijf groeit, dan zul je na verloop van tijd mensen in dienst gaan nemen. Op dat moment zul je te maken krijgen met de loonadministratie. In de loonadministratie sla je alle gegevens over je werknemers op, hou je bij wat iemand verdient, hoeveel belastingen die persoon moet betalen, welke werkgeverslasten het bedrijf moet betalen, hoeveel vakantiedagen de werknemer nog heeft, enzovoorts. Alles wat te maken heeft met personeel, komt in de loonadministratie.
Kleine ondernemers met een eenmanszaak hoeven geen loonadministratie voor zichzelf bij te houden. Je bent namelijk geen werknemer in je bedrijf (bij een BV is dit overigens wel het geval en ben je een Directeur Groot Aandeelhouder of DGA werknemer). Maar ook als eenmanszaak kun je te maken krijgen met de loonadministratie. Eenmanszaak is namelijk niet een aanduiding van of je alleen in je bedrijf werkt. Het is slechts de naam van de juridische vorm van je bedrijf. Als eenmanszaak kan je bedrijf nog steeds mensen in dienst nemen en als je werknemers hebt, dan moet je een loonadministratie hebben.
Gekko heeft geen loonadministratie
De financiële administratie op Gekko bevat, net als bijna alle andere financiële administratie programma’s, geen loonadministratie. De belangrijkste reden hiervoor is dat veel kleine ondernemers met een eenmanszaak dit niet nodig hebben. Maar een tweede reden is dat de loonadministratie een specialistisch onderdeel van de financiële administratie is.
Er zijn daarom heel goede specialistische programma’s die hier uitkomst kunnen bieden die prima aansluiten op Gekko (en andere financiële administratie programma’s)
De belangrijkste reden waarom je een goede financiële administratie nodig hebt
De meeste ondernemers vinden de financiële administratie een noodzakelijk kwaad. Maar de boekhouding is belangrijk. Het geeft niet alleen inzicht in jouw financiële situatie, maar het voeren van een goede financiële administratie is een harde eis van de Belastingdienst. En dat laatste maakt dat voor ieder bedrijf de financiële administratie één van de belangrijkste onderdelen, zo niet het belangrijkste, van het managen van je bedrijf.
Want indien de Belastingdienst vaststelt dat jouw financiële administratie “niet deugdelijk” is, dan betekent dat meestal het einde van je bedrijf. De Belastingdienst controleert en int belastingen namelijk altijd achteraf. En als ze op dat moment constateren dat er iets mis is met de boekhouding, dan kun je er donder op zeggen dat de rekening van de Belastingdienst sowieso hoger uitvalt dan gedacht. In 90% van de falliessementen is dan ook de Belastingdienst de grootste schuldeiser. Het is dus van levensbelang voor jouw bedrijf dat de financiële administratie op ieder moment in orde is.
Klaar om te beginnen met jouw Gekko account?
Gemakkelijk te gebruiken, begrijpelijk en specifiek gemaakt voor kleine ondernemers. Maar belangrijker nog, het is gratis. Geen proefperiodes of addertjes onder het gras. Met jouw Basic account krijg je onbeperkt toegang tot alle administratieve functies die je nodig hebt.
Eisen van de Belastingdienst aan de financiële administratie
De Belastingdienst verwacht dus een goede boekhouding. Maar wat zijn exact de eisten een dergelijke “deugdelijke” financiële administratie? De Belastingdienst heeft hiervoor een lijstje opgesteld:
Financiële transacties, specifiek informatie over in- en verkopen
In- en verkopen zijn voor de Belastingdienst het belangrijkste onderdeel van de financiële administratie. Hiermee wordt tenslotte de omzet, de winst en de voorbelastingen (de betaalde btw) bepaald. En hiermee is het dus de belangrijkste input voor de meeste belastingen die een bedrijf betaald, zoals btw, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Het belangrijkste principe hierbij is dat je voor iedere transactie een bewijsstuk moet hebben. Dus voor iedere (zakelijke) betaling moet je een factuur of een bon hebben.
Kasadministratie en kassabonnen
Sommige bedrijven maken veel gebruik van cash geld bij de verkopen die ze doen en houden niet noodzakelijkerwijs bij wie hun klanten zijn. Denk bijvoorbeeld aan winkels. Als je gebruik maakt van een kas of een kassa, dan moet je een kassabon kunnen overleggen van dergelijke verkopen. Deze moet apart in de financiële administratie. Dit heet ook wel de kasadministratie.
Bankafschriften
Alle transacties die digitaal via de bankrekening gaan, moeten kunnen worden overlegd. Hierbij is het belangrijk om te realiseren dat voor kleine ondernemers met een eenmanszaak het niet altijd noodzakelijk is om een aparte zakelijke bankrekening te hebben. Het enige wat belangrijk is voor het behoud van bankafschriften is dat het om zakelijke uitgaven gaat. Het handigste is daarom om zakelijke uitgaven direct te koppelen aan bonnen en facturen in de financiële administratie. Dan weet je zeker dat je niets mist of per ongeluk een fout maakt.
Contracten en overeenkomsten
Alle contracten die je afsluit met leveranciers en klanten, moeten bewaard blijven in de administratie. Dit geldt ook voor offertes. Contracten dienen als onderliggend extra bewijs dat goederen en diensten daadwerkelijk zijn geleverd en dat er sprake is van een zakelijke transactie.
Bewaarplicht
De Belastingdienst eist voor al deze zaken dat de financiële administratie een tijd lang beschikbaar blijft. Dit is de zogenaamde “bewaarplicht” en hiermee kan de Belastingdienst, als ze wil, op een later moment terugkijken in je financiële administratie, bijvoorbeeld om een controle uit te voeren. De bewaarplicht voor de boekhouding is in ieder geval 7 jaar. Maar voor heel veel ondernemers geldt dat de bewaarplicht zelfs 10 jaar is (ook voor kleine ondernemers). Je mag overigens zelf kiezen of je de financiële administratie online of op papier bewaard. Maar als je voor het laatste kiest dan is het altijd aan te raden om een digitale kopie te hebben die je in het geval van controle gemakkelijk kan overleggen (dat is overigens ook een stuk veiliger)
Tips voor de btw-aangifte en financiële administratie
De btw aangifte is bijna altijd het eerste waar een startende ondernemer mee wordt geconfronteerd. Want meestal moet je dat ieder kwartaal doen (soms ook per maand). Gelukkig is het niet heel lastig om dit zelf te doen. Het belangrijkste is dat je de bonnen en facturen van alle zakelijke uitgaven en inkomsten goed bewaard en goed bijhoud hoeveel btw hierop is gerekend. Bij de btw aangifte draait het namelijk hoofdzakelijk om de btw die je rekent en betaald en als je dit goed bijhoudt in je financiële administratie ben je hier niet veel tijd mee kwijt.
Zeker voor de btw-aangifte is het aan te raden om je onkosten digitaal bij te houden in een boekhoudsysteem wat je btw bijhoudt. De mobiele Gekko Bonnen app is hier perfect voor en kun je gratis gebruiken. En met een Gekko Premium abonnement hoef je zelfs niet eens meer de btw zelf in te vullen maar leest de app het zelf uit.
Tips voor de financiële administratie en de inkomstenbelasting / vennootschapsbelasting
De inkomstenbelasting (als je bedrijf een eenmanszaak is) of de vennootschapsbelasting (als je bedrijf een bv is) betaal je over de winst van je bedrijf en is niet iets waar je je als startende ondernemer direct over zorgen hoeft te maken. Deze belastingen komen pas in het volgende jaar komen en bovendien kun je hier ook gemakkelijk uitstel voor krijgen (iets wat voor de btw-aangifte NIET kan overigens). Maar als je eenmaal op het punt bent dat de aangifte deadline dichterbij komt, dan zul je erachter komen dat je hier zelf niet één, twee, drie uitkomt.
De vennootschapsbelasting en de inkomstenbelastingen zijn nu eenmaal een stuk complexer dan bijvoorbeeld de btw. En waar een boekhoudprogramma een leek nog wel de juiste weg op kan helpen voor de btw, zijn deze aangiftes erg lastig zonder dat je boekhoudkundige kennis hebt. Deze aangiftes zijn nu eenmaal meer dan een simpele invuloefening vanuit je financiële administratie. Het vereist bepaalde kennis over de financiële administratie, boekhoudregels en fiscale regels, waardoor je niet alleen kan vertrouwen op een boekhoudprogramma.
Het is daarom zeer aan te raden om bij deze aangiftes hulp van buitenaf in te schakelen. Dat scheelt tijd, moeite en, ook al lijkt het in eerste instantie duurder, geld op de langere termijn. Maar als je een boekhouder inschakelt, dan is wel aan te raden dat je een goede financiële administratie kan overleggen. Want zonder administratie kan ook een boekhouder niks voor je betekenen. En ook hier helpt een boekhoudprogramma bijzonder goed om gestructureerd de financiële administratie bij te houden, zodat deze direct begrijpelijk is voor een buitenstaander. Let hierbij wel goed op dat de boekhouder die je uitkiest wellicht andere software gebruikt dan jijzelf. Zorg er dus voor dat je de informatie uit je boekhoudprogramma gemakkelijk kan downloaden naar XLS format. Zo kun je informatie snel en begrijpelijk delen, ook met partijen buiten je software.
Welke administratiesoftware is geschikt voor jou
Wij van Gekko raden natuurlijk Gekko aan! Maar even serieus, er zijn heel veel verschillende softwareprogramma's voor de financiële administratie die allemaal hun voor en nadelen hebben. Sommige hebben meer features dan anderen en sommige software voor de financiële administratie is bijvoorbeeld specifiek geschreven voor bepaalde type bedrijven in een bepaalde sector.
Gekko is een programma voor de financiële administratie wat specifiek is gemaakt voor kleine ondernemers: zzp’ers en zelfstandigen met een eigen bedrijf die geen grote investeringen hoeven te doen en die voor hun werk en expertise worden betaald door opdrachtgevers. Voor deze doelgroep zijn wij het ideale systeem omdat we alleen die onderdelen bieden die deze groep ondernemers nodig heeft. Bovendien biedt Gekko dit niet als één log programma aan, maar hebben we allemaal verschillende mobiele apps gemaakt waarmee je met je telefoon altijd je administratie kan bijwerken. En als kers op de taart biedt Gekko Basic een goede financiële administratie helemaal gratis aan. Geen proeftijd, gewoon onbeperkt te gebruiken. We hebben natuurlijk ook een betaald Premium abonnement, maar dat is alleen voor de geavanceerde functies van de financiële administratie die niet iedere ondernemer noodzakelijkerwijs nodig heeft (maar die je waarschijnlijk wel wilt!)
Het is echter altijd aan te raden om bij de keuze voor een financiële administratie en een programma wat hierbij helpt, een beetje vergelijkend warenonderzoek te doen. Ook al zijn er een programma’s die zoals Gekko onbeperkt gratis de financiële administratie aanbieden, de meeste bieden wel een beperkte proeftijd. Het kan zeker geen kwaad om eens een paar te proberen.
Waarom is Gekko gratis
Een gratis financiële administratie bij Gekko? Zit daar geen addertje onder het gras? Ook al is het wellicht een bijzonder aanbod, het is onderdeel van onze filosofie dat we de basis van een financiële administratie gratis aanbieden. Wij vinden dat kleine ondernemers gemakkelijk en laagdrempelig moeten kunnen beginnen aan een goede financiële administratie. En daar hoort voor ons naast betaalde oplossingen ook een gratis basis pakket bij. Maar als je hier meer over wil weten, kijk dan op de waarom gratis pagina waarin we onze afweging in detail uitleggen.
