Factuur maken voor zzp

Waarom moet je als zzp’er facturen maken?

Simpel gezegd, je moet een factuur maken als je als zzp’er geld wil krijgen. Een factuur is niets anders dan een bewijs dat er een transactie heeft plaatsgevonden en dat er geld moet worden betaald of al is betaald. De factuur specificeert wat voor transactie er is gedaan, tussen wie de transactie heeft plaatsgevonden, welk bedrag er mee gemoeid is, wanneer dit moet worden betaald en hoeveel belastingen er op de transactie zitten. In wezen dus maak je een factuur om te kunnen zien waarom je geld ontvangt.

Als zzp’er kun je je wellicht afvragen waarom dat moet. De meeste zzp’ers weten tenslotte precies waarom ze geld ontvangen en van wie. Waarom dan toch een factuur maken als zzp? De belangrijkste reden is simpel: voor een goede financiële administratie is het vereist dat je voor al je inkomsten bewijs hebt hoe je die inkomsten hebt gegenereerd. Zonder factuur is je financiële administratie niet in orde en krijg je een boete van de Belastingdienst. En waarschijnlijk een boekenonderzoek of er geen sprake is van Fraude en/of witwassen. Een factuur maken als zzp’er is dus primair om te voorkomen dat je geen boetes hoeft te betalen.

Er zijn echter nog twee andere belangrijke redenen dat je facturen moet maken. Allereerst betalen veel klanten je niet, als je geen factuur voor je maakt. De meeste mensen die zzp zijn, werken voor andere grotere bedrijven. Bedrijven betalen je eigenlijk nooit als je geen factuur voor ze maakt. Want op jouw factuur staan meestal belastingen (btw) die dat bedrijf weer kan aftrekken. Zonder factuur kan dat echter niet, dus zonder factuur zal het bedrijf een zzp’er ook niet betalen.

Als laatste is het versturen van een factuur ook handig voor je eigen overzicht van welke klant al wel en welke nog niet heeft betaald. Als zzp’er moet je meerdere klanten hebben om als ondernemer te worden geclassificeerd (anders is er sprake van verkapt dienstverband). Echter, dat betekent ook dat het bijhouden van betalingen een stuk complexer wordt. Door facturen met factuurnummers te maken, wordt het bijhouden van betalingen ook voor zzp een stuk eenvoudiger.

Een goede factuur maken voor zzp: wat zijn de vereisten?

Dus facturen maken is belangrijk voor zzp’ers. Maar waar moet zo’n factuur precies aan voldoen? Wat moet erop staan en wat zijn de vereisten? De Belastingdienst wil dat een factuur aan de volgende eisen voldoet:

• Bedrijfs of handelsnaam zzp

  Geef op de factuur je bedrijfsnaam waaronder je bent ingeschreven in de KvK op. Je mag ook je handelsnaam gebruiken als die bij de KvK staat opgegeven. Voor veel zzp’ers betekend dit in praktijk gewoon hun eigen naam (bijv: “Hans de Vries”).

• Vestigingsadres zzp

  Het adres waar je bedrijf is gevestigd. Let op, dit mag niet een postbusadres zijn, maar moet een fysiek adres zijn wat je ook bij je KvK inschrijving gebruikt. Voor veel zzp’ers betekent dat dus hun thuisadres waar ze staan ingeschreven.

• De naam en gegevens van de klant

  De klantgegevens zijn belangrijk maar je hoeft niet altijd exact aan te geven wie je klant is en wat het adres van de klant is. Bij zakelijke transacties waarbij de andere partij van de zzp’er ook een bedrijf is, is het gebruikelijk dat je een factuur maakt met daarop het volledige adres, (handels)naam en btw nummer. Maar bij particuliere transacties is vaak de grootte van de transactie doorslaggevend. Als meneer de vries voor een paar tientjes wat komt halen, is die naam voldoende. Als “Mr X” voor 10.000 EUR iets komt ophalen, is het waarschijnlijk dat je moet controleren wie Mr X precies is, waar hij woont en wat hij precies gaat doen met dat “iets”. Anders zou het kunnen zijn dat je betrokken raakt bij fraude.

• Btw nummer van zzp’er

  Veel zzp’ers hebben een btw nummer beginnend met NL en eindigend op meestal B01 (of soms een ander getal). Vermeld dit btw nummer als zzp’er.

• KvK nummer

  Geef het KvK nummer op waaronder je bent ingeschreven als zzp. Tenminste als je (al) bent ingeschreven in de KvK.

• De factuurdatum

  Geef de datum waarop de factuur is gemaakt op. Let wel, dit is de datum waarop de dienst/product is geleverd, de factuur is opgemaakt en is verstuurd naar de klant. Je mag in principe niet een andere datum gebruiken en zaken zoals “backdating” (waarbij je een datum opgeeft die eerder is dan de dag waarop je de factuur maakt) is iets wat kan worden geïnterpreteerd als fraude.

• De betaaldatum

  Geef aan wanneer de klant de factuur moet betalen. Of als de factuur al is vooruitbetaald, dat de factuur al is betaald op een eerder tijdstip (gewoon “betaald” op de factuur zetten).

• De omschrijving van het geleverde

  Op de factuur geef je duidelijk aan wat je als zzp’er hebt geleverd. Maak dus een factuur waarop je zet: “Uren 01-12-’21 t/m 31-12-’21” Of “Onkosten openbaar vervoer”. Uit de factuur moet duidelijk naar voren toe komen wat je als zzp’er hebt gedaan dat je deze factuur maakt.

• De bedragen en het totaalbedrag

  Geef per omschreven onderdeel het bedrag op. Het is meestal gebruikelijk dat je naast het totaal per omschreven onderdeel, ook de hoeveelheid van het geleverd op de factuur zet en de unitprijs. Maar dat laatste is niet noodzakelijk. Hoe dan ook moet je het totaalbedrag van alles op de factuur opgeven. Zowel inclusief als exclusief btw.

• Het btw tarief en de btw die je als zzp’er rekent

  Als je als zzp’er btw plichtig bent, geef je op welk btw tarief je hebt gebruikt. Als je meerdere btw tarieven hebt gebruikt, is het gebruikelijk om aan te geven welk onderdeel van de factuur tegen welk tarief gaat (denk bijv maar aan “werkuren” voor 9% en “materialen” voor 21%) maar dat is niet verplicht. Zolang het totaal aan btw wat je als zzp’er moet afdragen er maar op staat. Let wel: veel zzp’ers maken de fout om de btw op de grondslag van hun factuur door te rekenen aan hun klant. Denk hierbij aan een treinrit die je doorrekent aan je klant tegen 9% (het tarief op openbaar vervoer). Dit is niet correct. Jij als zzp’er levert namelijk geen openbaar vervoersdiensten en het feit dat jij gemaakte kosten doorberekend in jouw eigen tarief, betekent niet dat je de btw van de gemaakte kosten mag toepassen op jouw eigen tarief. Reken dus altijd met het btw tarief wat op jouw diensten zit.

• Het factuurnummer

  Gebruik voor iedere factuur een uniek factuurnummer. Zorg er ook voor dat je nummering opeenvolgend is en geen gaten bevat. Dus begin met bijvoorbeeld factuur “001” en dan “002”, “003” enzovoorts. Zorg dat er nooit een factuurnummer mist want dat kan de Belastingdienst al snel interpreteren als een niet deugdelijke financiële administratie. Met alle financiële gevolgen van dien. In de praktijk blijkt dat veel zzp’ers fouten maken met het bijhouden van factuurnummers. Zorg daarom dat je het hoofdstuk hieronder over factuurnummers goed leest.

• IBAN nummer en andere optionele onderdelen

  Als je wil dat je klanten je ook betalen, is het verstandig dat je ook een IBAN nummer toevoegt. Anders weet een klant niet hoe hij gemakkelijk moet betalen. Ook andere dingen als een telefoonnummer, een SWIFT code, een website, etc. zijn dingen die niet ongebruikelijk zijn. Het is echter niet noodzakelijk voor een correcte factuur, al zul je in de praktijk geen facturen zonder dergelijke informatie tegenkomen.

Factuurnummers als je een factuur maakt

Veel zzp’ers zullen vooral bij het factuur maken problemen krijgen met het zetten van een juist factuurnummer. Want ook al klinkt dat gemakkelijk (een opvolgend nummer voor iedere factuur), in praktijk levert het vaak genoeg problemen op. Stel bijvoorbeeld dat je een factuur eerder maakt dan je hem wil versturen. Dan kan het voorkomen dat je daarna andere facturen eerder verstuurd maar dat die facturen wel een hoger factuurnummer hebben dan de eerder gemaakte factuur die je pas later verstuurd. Dan zijn de factuurnummers niet meer opvolgend.

Een tweede probleem is wanneer je een foutje maakt in een factuur. Je kan dan niet die foute factuur even weghalen uit je facturen want dan ontstaat er een gat in je nummering. En zijn je factuurnummers ook niet meer opvolgend.

Als zzp’er zul je bijna altijd tegen dit soort situaties aanlopen en het is daarom belangrijk dat je op dat soort momenten weet wat je NIET moet doen: Je moet nooit proberen de nummers van facturen die je al hebt gemaakt en verstuurd proberen aan te passen of verwijderen. Facturen die zijn verstuurd, moet je bewaren, zelfs als die fouten bevatten. Fouten kun je namelijk altijd later weer corrigeren met zogenaamde krediet facturen. Zolang je je aan die simpele regel houdt, zul je ondanks foutjes toch niet in de problemen komen.

Omschrijvingen van werkzaamheden op de factuur

Als je een factuur maakt is het van belang dat je een duidelijke omschrijving geven van hetgene wat je in rekening brengt. Daar zijn niet echt vast omschreven regels voor, maar het moet voor een derde partij (lees de Belastingdienst) wel duidelijk zijn om wat voor diensten en producten de factuur is gestuurd. Dan kan het ook worden gecontroleerd dat die zaken ook daadwerkelijk zijn geleverd door de zzp’er.

Het is aan te raden (maar niet verplicht) dat je daarom het volgende format gebruikt voor de omschrijving van je producten en diensten: x omschrijving x unit prijs = totaal. Voor iedere dienst en product gebruik je dan een aparte factuur regel om dit op te schrijven. Dus stel dat je als loodgieter 5 uur hebt gewerkt, twee nieuwe kranen hebt geplaatst en 5 uur aan parkeer kosten hebt gemaakt, dan kun je bijvoorbeeld 3 factuurregels op je factuur zetten:

5 x werkuren x 50 EUR = 250 EUR

2 x nieuwe kranen x 100 EUR = 200 EUR

5 x uren parkeervergoeding x 3,50 EUR = 17,50 EUR

In totaal in dit geval dan dus 467,50 EUR. LET WEL, je kan ervoor kiezen om de bedragen inclusief of exclusief btw te noemen in de omschrijving. Echter, het is gebruikelijk om per factuurregel het btw percentage te noemen (zeker indien er meerdere btw percentages van toepassing zijn). Bovendien moet je onderaan de factuur wel altijd het totaalbedrag inclusief en exclusief btw vermelden en het totaalbedrag van de btw.

ZZP Urenregistratie koppelen aan facturen

Heel veel zzp’ers krijgen te maken met de urenregistratie. Want zelfs als niet uurtje factuurtje werken, dan krijgen ze wel te maken met het urencriterium. Dus heel veel zzp’ers moeten hun uren bijhouden.

Er zijn heel veel urenregistratie tools, maar helaas zijn deze vaak lastig te koppelen aan facturatie programma’s. Dat komt omdat de urenregistratie meestal als apart onderdeel van de administratie wordt gezien die niet onder de financiële administratie valt. Dat is op zich niet heel erg, maar als je voor een facturatieprogramma kiest, dan is het wel handig dat je kijkt of er ook een urenregistratie op aansluit.

Hoe maak je een professionele factuur op als zzp'er

Dus je hebt nu alle onderdelen van een correcte factuur. Maar hoe zorg je er nu voor dat je factuur er netjes en professioneel uitziet? En is dat ook van belang? Het korte antwoord is nee, het is niet van belang dat je factuur er professioneel uitziet. Zolang deze maar de vereiste onderdelen heeft, is deze rechtsgeldig en in orde. Dus coole layouts, of logo’s zijn niet nodig als je een factuur maakt.

Het is echter onverstandig om daarom maar met de pet te gooien naar hoe je factuur eruit ziet. Je factuur is onderdeel van de klantervaring en als die er niet professioneel uitziet, dan kan dat al snel een nare nasmaak achterlaten bij je klant. Een logo, een duidelijke kleurkeuze en een mooie layout zijn daarom ondanks het feit dat ze niet noodzakelijk zijn behoorlijk belangrijk. Het is daarom verstandig om hier aandacht aan te besteden en ook hier kan een factuurprogramma helpen. De meeste programma’s bieden namelijk een professionele standaard factuur waarmee je voor de dag kan komen. En sommige (zoals Gekko) bieden ook de mogelijkheid tot personalisatie zodat jouw factuur beter aansluit bij de klantervaring die je wil geven.

Hoe maak je gemakkelijk een goede factuur als zzp’er

Facturen maken kan in principe op heel veel manieren: met de hand, met je computer, met een typemachine. Zolang je maar alle onderdelen die noodzakelijk toevoegt. Echter, de heel veel zzp’ers maken hun eerste factuur aan in een Word document. Simpel weg omdat heel veel mensen (en dus ook zzp’ers) weten hoe het Word programma werkt.

Dit is echter onhandig en daarom gaan bijna alle zzp’ers na verloop van tijd over op een echt facturatie programma. Hier zitten namelijk allemaal voordelen aan. Allereerst kun je veel sneller professionele facturen aanmaken. Want je hoeft niet meer te letten op layout van je documenten. Maar veel belangrijk is dat in ieder facturatieprogramma, je snel en gemakkelijk de status van je facturen kan bijhouden. Is de factuur al verstuurd? Is de factuur al betaald? Hoeveel dagen heeft de klant nog om te betalen? Enzovoorts.

Eigenlijk is er geen serieuze zzp’er die niet een facturatieprogramma gebruikt. En als je een goede zzp factuur wil maken, is dit gewoon noodzaak. Gelukkig zijn er ook meer dan genoeg opties waarvan je gebruik kan maken. Je hoeft alleen maar een keuze te maken van eentje die goed bij je past. Maar kies wel altijd een factuurprogramma.

Hoe corrigeer je fouten op facturen als zzp’er

Zelfs als je een factuurprogramma gebruikt, je heel goed oplet, en heel netjes bent, zul je toch een keer mee maken dat je een factuur hebt gemaakt en deze later moet corrigeren. Maar hoe doe je dat? Want we hebben al aangegeven dat je niet zomaar facturen die je eerder hebt gemaakt mag aanpassen.

Aanpassingen in facturen maak je als zzp’er door krediet facturen te maken. Dat is eigenlijk niets anders dan dat je een nieuwe factuur maakt waarin je de oude factuur aanpast. Stel bijvoorbeeld dat je per ongeluk teveel hebt gerekend op een factuur, dan mag je het bedrag op die factuur niet lager maken en de factuur opnieuw versturen. Je moet in plaats daarvan een nieuwe factuur maken (met een nieuw factuurnummer en een nieuwe factuurdatum) met negatief bedrag. Een krediet bedrag waarmee je de oude factuur corrigeert (vandaar de naam krediet factuur).

Stel bijvoorbeeld dat je een uur te veel hebt gerekend en dat je niet 4 uur maar 4 uur hebt gewerkt á 50 EUR. Dan zegt je oude factuur dat je 4 x 50 EUR = 200 EUR krijgt. Om dit te corrigeren stuur je dan een nieuwe factuur waarin je -50 EUR rekent om dat ene uurtje te corrigeren. In totaal breng je dan dus 200 EUR - 50 EUR = 150 EUR in rekening over twee facturen.

Een goed facturatie systeem zorgt ervoor dat je automatisch krediet facturen kan maken als je wijzigingen wil maken. Weer een reden om te kiezen voor een specifiek facturatie systeem voor zzp’ers.

Wanneer hoef je geen factuur te maken als zzp’er

Tot nu hebben we altijd gezegd dat om geld te kunnen ontvangen van klanten, je een factuur moet versturen. Echter, wat als je geen factuur hebt verstuurd en toch geld hebt ontvangen? Is er dan direct een probleem met de Belastingdienst? Gelukkig wordt de soep niet zo heet gegeten.

Er zijn best wel wat situaties waarin je geld kan ontvangen zonder dat je een factuur verstuurd. Denk bijvoorbeeld maar een situatie waarin veel muzikanten zitten. Na voorstellingen verkopen zij vaak cd’s of andere geluidsdragers met hun muziek en bezoekers kopen die vaak in cash en zonder hun naam achter te laten. In dat soort gevallen hoef je geen facturen te versturen. Echter, je moet deze inkomsten wel opgeven voor de Belastingdienst. En het is dus ook fijn dat je dergelijke inkomsten zonder factuur kan toevoegen aan je facturatie programma.

Zolang deze inkomsten maar niet al te groot zijn, zul je hier geen problemen mee krijgen (zeker als je ze gewoon netjes opgeeft). En ook bij bijvoorbeeld betalingen in natura komt het voor dat je geen factuur maakt als zzp’er. LET WEL: je moet natuurlijk wel altijd belastingen afdragen. Dus ook al stuur je geen factuur, als je wel btw moet rekenen, moet je die btw ook zonder factuur gewoon afdragen.

Moeten banktransacties altijd overeen komen met factuurbedragen

Gerelateerd aan het bovenstaande waarbij je als zzp’er soms inkomsten hebt zonder factuur te hebben gemaakt, kunnen soms inkomsten die je binnenkrijgt op je bankrekening niet overeenkomen met de facturen die je hebt verstuurd. Simpel gezegd kunnen er bedragen worden overgemaakt die niet kunnen worden gematched aan een factuurbedrag.

Denk bijvoorbeeld maar een klant die twee facturen in één keer overmaakt. Of een factuur in delen betaald. In die gevallen is het lastig om het bedrag te koppelen aan een factuur (ook al kan een goed facturatiesysteem dat gemakkelijk oplossen). Maar gelukkig is dat ook niet erg. Het is niet noodzakelijk dat ieder bedrag wat je binnenkrijgt ook overeenkomt met de facturen die je als zzp’er maakt maar dat het totaal overeenkomt. Want het komt best vaak voor dat een klant meerdere facturen tegelijk betaald. Als je bijvoorbeeld een krediet factuur verstuurd voor een bedrag wat je teveel in rekening hebt gebracht, is het onwaarschijnlijk dat je klant het hele bedrag van je eerste foute factuur overmaakt en vervolgens wacht tot jij het bedrag van de krediet factuur terugstort. Het is waarschijnlijker en makkelijker dat hij het verschil tussen de twee facturen overmaakt.

Factuurapps voor het maken van een factuur

Er zijn heel veel facturatie programma’s. En ook al zijn veel van dit soort programma’s niet echt gemaakt voor zzp, je hebt genoeg keuze als zzp’er. Echter er zijn een stuk minder programma’s die ook de mogelijkheid bieden om te factureren met je mobiel. Dergelijke mobiele applicaties kunnen erg handig zijn voor zzp’ers die veel bij klanten zitten en die veel kleinere facturen moeten versturen. Denk bijvoorbeeld aan een loodgieter die verscheidene klanten bezoekt op een dag en die vervolgens direct na zijn bezoek een factuur maakt voor die klant.

Gekko heeft ook een speciale mobiele applicatie voor het maken en versturen van facturen. Speciaal voor dit soort kleine zzp’ers. Het voordeel is dat je met die applicatie facturen op verschillende manieren snel en efficiënt kan versturen (zoals bijvoorbeeld via whatsapp) en dat alles toch netjes wordt bijgehouden op één plek. Bovendien is Gekko in van de weinige mobiele applicaties direct synchroniseert met je facturatieprogramma online. Het is dan ook tailer made rondom de behoeftes van zzp’ers.

Betaalverzoeken koppelen aan je zzp factuur

Bovendien kun je de facturen die je verstuurd met je online facturatie tool of de mobiele applicatie van Gekko ook direct integreren met betaalverzoeken. Dit is vooral handig voor zzp’ers die veel met consumenten werken. Het betaald krijgen van facturen is iets wat ook voor klanten onhandig is. Denk maar in, je krijgt een factuur en vervolgens moet je het factuurbedrag overnemen, het factuurnummer en de betaalreferentie, en het IBAN nummer waarop het moet worden overgemaak. Het is dan niet zo gek dat klanten uitstel gedrag vertonen.

Het is daarom veel handiger als je facturatie programma ook direct betaalverzoeken kan versturen die zijn gelinkt aan de factuur die je wil betaald hebben. Dat kan met Gekko heel gemakkelijk en heeft twee grote voordelen. Allereerst zal je klant hier heel blij mee zijn! Maar belangrijker nog, je klant zal je facturen veel sneller betalen zonder dat jij er achteraan hoeft. En dat scheelt heel veel tijd en vooral geld.

Terugkerende zzp facturen inplannen

Er zijn facturatie programma’s die aanbieden om facturen automatisch te maken en te versturen. Dat is vooral handig als je bijvoorbeeld terugkerende inkomsten hebt bijvoorbeeld als je hernieuwbare abonnement verkoopt. Zeker voor grotere bedrijven is met abonnementsmodellen is dit heel handig (denk bijvoorbeeld aan Gekko zelf: wij verkopen ook maandelijks hernieuwbare Premium abonnementen).

Voor zzp’ers zelf is dit echter niet zo belangrijk. Zzp’ers hebben namelijk meestal niet zo veel facturen en meestal kost dit met een facturatieprogramma ook niet zoveel tijd. Facturen inplanning is daarom voor de meeste zzp’ers niet zo belangrijk. Echter, omdat voor een klein gedeelte van de zzp’ers dit wel heel belangrijk is, heeft Gekko een dergelijke module wel beschikbaar voor zzp’ers. Maar hou er mee rekening dat dit wel onderdeel is van het betaalde Premium abonnement.

UBL factuur maken voor zzp

De meeste facturen die digitaal worden verstuur hebben een PDF format. Dat is gewoon een digitaal document format wat gebruikelijk is voor allerlei documenten. Echter, er zijn ook facturatie applicaties die opscheppen over het feit dat ze ook UBL factuur format maken. En een zzp’er moet dat natuurlijk hebben! Maar wat is dat eigenlijk UBL?

UBL is een digitale manier om facturen te versturen. Het voordeel van UBL is dat er regels zijn over hoe het format is opgemaakt zodat een computer dit gemakkelijk kan uitlezen. Het nadeel is dat een mens dat eigenlijk niet gemakkelijk kan als een factuur in UBL format is. Daarom wordt naast het UBL format eigenlijk ook altijd een PDF format gestuurd.

Om eerlijk te zijn is voor een zzp’er het UBL format behoorlijk nutteloos. De meeste van je klanten vragen er niet om of begrijpen niet wat het is (want ze kunnen de factuur tenslotte niet lezen). Er zijn wel klanten die UBL format willen hebben, vooral in de overheidssfeer. En daarom biedt Gekko ook de mogelijkheid om UBL facturen te versturen. Echter, het is onwaarschijnlijk dat een gemiddelde zzp’er hier mee te maken krijgt. En het is dan ook niet echt belangrijk dat jouw facturatie programma een UBL format factuur kan maken.

Een factuur applicatie specifiek voor zzp’ers

Als laatste willen nog maar een keer zeggen dat als je op zoek bent naar een zzp oplossing voor het maken van een factuur, je zeker Gekko zelf moet bekijken. Gekko is namelijk een administratieve oplossing die specifiek is gemaakt voor zzp’ers en niet voor grotere bedrijven. En daarmee onderscheidt Gekko zich van iedere andere oplossing.

Bovendien is Gekko niet alleen een facturatieprogramma. Maar een compleet administratiepakket met daarin facturatie, maar ook bonnen scannen, urenregistratie, km registratie, offertes versturen, enzovoorts. Alles wat een zzp’er nodig heeft. En mocht je nu niet geïnteresseerd zijn in al die andere mooie oplossingen en alleen op zoek zijn naar het maken van een factuur voor zzp? Gekko is volledig modulair en je kan bijvoorbeeld de Gekko Facturatie app gewoon stand-alone gebruiken.

Maar de belangrijkste reden waarom je als zzp’er je facturen moet maken met Gekko? Het is een gratis systeem wat je onbeperkt kan gebruiken. Want je kan natuurlijk betalen voor het Gekko Premium abonnement, maar dat hoeft echt niet voor de gemiddelde ondernemer. Die kan gewoon een goede factuur maken geschikt voor zzp. Al zullen vele Gekko gebruikers aangeven dat zij met plezier gebruik maken van onze betaalde modules. Meer weten? Kijk op de waarom gratis pagina en onze prijzen pagina