ZZP en BTW

by Joris Docter on

Tue 26 Jan

Accounting tips

Dankzij corona zullen er waarschijnlijk de komende tijd weer veel nieuwe zzp’ers bijkomen. Waarvan velen voor het eerst hun eigen bedrijf zullen hebben. Bijna al deze nieuwe ondernemers zullen te maken krijgen met belasting op toegevoegde waarde of btw. En om te voorkomen dat je hiermee fouten maakt daarom dit overzicht blog over hoe dit precies werkt en hoe je voorkomt dat je boetes ontvangt.

Tip, zorg dat je vanaf het begin eenvoudig je kosten en betaalde BTW goed bijhoudt. Dat kan je heel eenvoudig doen met de Gekko Bonnen App. Zo weet je zeker dat je dat alvast goed geregeld hebt.

Waarom de btw (onterecht) ook wel omzetbelasting wordt genoemd

De btw wordt toegepast door bijna iedere ondernemer (al zijn er uitzonderingen, zie hieronder). De meeste ondernemers moeten daarom btw berekenen en afdragen op alle producten en diensten die ze verkopen. Men spreekt daarom ook wel van een “omzetbelasting” als men het heeft over de btw.

Dit is eigenlijk niet correct zoals we duidelijk uitleggen in dit overzicht van alle belastingen waar een ondernemer mee te maken krijgt. Want je mag ook de btw die je als ondernemer betaalt over goederen of diensten ook weer aftrekken van het bedrag dat je moet afdragen aan de Belastingdienst als “voorbelasting”. De btw is dus niet alleen een percentage over je omzet, maar daar vanaf getrokken de btw die je hebt betaald over je kosten.

Tip voor beginnende ondernemers: als je net begint, heb je vaak weinig omzet. Maar vaak wel veel onkosten. Denk maar aan een nieuwe laptop die je nodig hebt voor je werk, dat kost je zo 1.000 EUR. Daar betaal je dus bijna 200 EUR aan btw over zonder dat je een cent omzet hebt gedraaid. Die btw mag je aftrekken als voorbelasting, ook als je zelf nog geen btw hebt berekend. Dit geldt ook voor uitgaven die je hebt gedaan voordat je je hebt opgegeven als ondernemer bij de KvK, als die uitgaven specifiek waren voor het opzetten van je bedrijf (moet je wel kunnen aantonen dus bewaar die bonnetjes goed!). Je btw opgave kan dus negatief zijn en je krijgt dan geld terug van de Belastingdienst!

Hoe bereken je btw over je omzet en op je factuur

Het berekenen van de btw is niet heel complex, want je moet gewoon het bedrag exclusief btw vermenigvuldigen met het btw percentage dat je rekent. Maar het kan soms toch “tricky” zijn. Dat komt hoofdzakelijk door de afrondingen die je krijgt als je “inclusief btw” vergelijkt met “exclusief btw”. Denk maar eens aan het volgende. Als jij iets verkoopt voor 100 EUR inclusief btw, hoeveel btw zit daar dan in? Als we uitgaan van het standaard btw percentage van 21% dan is dat 100 - 100/1,21 = 17,36 EUR btw. Dus het bedrag exclusief btw is 82,64 EUR. Maar als je 82,64 EUR vermenigvuldigd met 21%, dan krijg je 17,35 EUR btw. Dus dan is het totaalbedrag plots 99,99 EUR geworden...

Gek genoeg moeten we dit nog een keer herhalen: als 100 EUR het totaal bedrag is waarin 21% btw zit, dan kun je de btw over dat bedrag niet berekenen door 21% van 100 EUR te nemen. Want de btw wordt over het bedrag exclusief btw geheven. Bij een bedrag inclusief btw zit de btw dus al in het bedrag en moet je eerst het bedrag exclusief btw rekenen door dit te delen door 1,21 (1 + 21%). De btw is het verschil tussen het bedrag exclusief btw en inclusief btw. Voor al die mensen die dit lastig vinden (en we krijgen nogal veel vragen hierover), het is gewoon rekenen en het klopt.

Dit komt natuurlijk omdat 17,36 EUR een afronding is. De btw over het bedrag inclusief btw is eigenlijk 17,3553719… enzovoorts. Maar omdat de kleinste reken hoeveelheid voor geld een cent is, wordt dit afgerond op 17 EUR en 36 cent. En de afronding als je berekent over het bedrag exclusief btw is nu net 17 EUR en 35 cent. Afgerond één cent minder. Maar moet je de btw nu berekenen via het bedrag inclusief btw? Of exclusief btw. De Belastingdienst zegt hierover dat het niet uitmaakt en dat je dit zelf mag kiezen. Zolang je maar consistent blijft. Dus als je aangeeft dat op 82,64 EUR, 17,35 EUR btw zit, dan kies je ervoor om de btw te berekenen over het bedrag exclusief btw. Dit moet je dan dus ook over alle andere bedragen doen die je factureert.

Een andere afronding die kan leiden tot vreemde btw, is als je meerdere diensten of producten op 1 factuur stopt. Stel bijvoorbeeld dat je een product voor 100 EUR inclusief btw verkoopt. Dan reken je dus per product 17,36 EUR btw. Maar wat als je nu 10 van die producten verkoopt aan dezelfde persoon en daar 1 factuur van 1000 EUR voor verstuurt. De btw is dan toch 1000 - 1000/1,21 = 173,55 EUR? Maar dat is niet hetzelfde als de btw op 10 van die producten, namelijk 10 x 17,36 EUR = 173,60 EUR. Daar zit zelfs 5 cent verschil tussen!

Er zit dus een verschil, als je de btw per product of per factuur berekent. En ook hier geldt dat beide mag, zolang je maar consistent blijft. Als je ervoor kiest om 1 x de btw te berekenen per factuur dan mag dat. Zolang je maar niet later ervoor kiest om dit per product te doen. Overigens is het het meest gebruikelijk om dit per product te doen omdat een factuur meerdere btw percentages kan bevatten.

Als je Gekko gebruikt om je facturen te versturen zal Gekko deze berekeningen altijd automatisch goed doen. Je kan bij Gekko ook kiezen of je inclusief of exclusief btw als basis voor je berekening gebruikt. Gekko zal echter altijd per product de btw berekenen en niet per factuur. Anders kloppen de rapportages per product niet meer.

De voorbelasting die je mag aftrekken van de btw

Over het algemeen moet je dus btw heffen op je omzet. Maar dan ben je er nog niet voor de btw aangifte. Je moet ook bijhouden welke btw je hebt betaald over je onkosten. Als jij iets koopt, dan heft de verkopende partij hier over het algemeen btw over. Die btw mag je in veel gevallen aftrekken van de btw die je zelf hebt geheven over jouw eigen diensten en producten als je dit aangeeft bij de Belastingdienst.

In tegenstelling tot de btw die jezelf heft, hoef je de btw die anderen aan jou rekenen niet zelf uit te rekenen. Je kan het btw bedrag gewoon van de verkoopbon afhalen die je krijgt als je iets koopt. Onder andere daarom moet je over zakelijke aankopen de bonnetjes bewaren en is een afschrift van je bankrekening niet voldoende. De btw die is geheven staat op die bon en die is noodzakelijk om de btw af te trekken.

Als je de btw aangeeft bij de belastingdienst, dan moet je dus de btw optellen die je al hebt betaald over de onkosten die je hebt gemaakt. Maar let wel, niet alle btw is aftrekbaar. De belangrijkste uitzondering is dat btw die je betaalt over eten en drinken in de horeca (denk bijv aan een zakenlunch) NIET aftrekbaar is als voorbelasting. Zo’n zakenlunch wordt wel gezien als een zakelijke uitgave (en kun je opgeven als onkosten voor de inkomsten of vennootschapsbelasting) maar de btw mag je niet aftrekken van de voorbelasting voor je btw aangifte. Gekko zorgt automatisch dat dat goed gaat, als je de juiste kostensoort kiest.

Een leuk voorbeeld: als je een pak koffie koopt voor je espresso apparaat op kantoor, dan mag je de btw over deze koffie aftrekken. Tenminste als de koffie voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt (aangezien het espresso apparaat op kantoor staat, kun je makkelijk aantonen dat dat zo is). Als je een soortgelijk kopje koffie bestelt in het café op de hoek, dan mag dat weer niet. Meer weten over welke btw aftrekbaar is? Kijk op de website van de Belastingdienst of vraag het aan je boekhouder. En gebruik het btw rapport dat bij je Gekko Premium abonnement komt, dan gaat het vanzelf goed!

Btw beïnvloedt de winst van je bedrijf niet, maar wel de cashflow

Sommige beginnende ondernemers begrijpen in eerste instantie niet goed waarom de meeste prijzen voor zakelijke aankopen exclusief btw worden weergegeven. Ter voorbeeld: overal adverteert Gekko dat Gekko Premium slechts 10 EUR p/m kost. Maar als je ons betaalt, dan moet je toch echt 12,10 EUR overmaken. Dat klinkt als een valse reclame!

Niets is minder waar. De 2,10 EUR btw die we bovenop de 10 EUR rekenen kun je als ondernemer namelijk gewoon aftrekken via de voorbelasting. En aangezien wij een dienst leveren die alleen relevant is voor ondernemers, zijn de netto kosten voor onze klanten 10 EUR. Dit kan ook gelden voor jouw eigen bedrijf. Als de meeste van jouw klanten bedrijven zijn, dan zijn die klanten niet geïnteresseerd in het bedrag inclusief btw, alleen exclusief btw, ook wel het netto bedrag genoemd. Dat zijn namelijk de daadwerkelijke kosten. De btw die in rekening gebracht wordt door jouw klanten, krijg je weer door deze op te geven als voorbelasting.

Let op, dit geldt natuurlijk niet voor consumenten. Die mogen geen btw aftrekken. Voor particuliere moet je altijd de prijs inclusief de btw vermelden bij al je prijsopgave. Ook zijn sommige bedrijven vrijgesteld van btw. Dat wil zeggen dat zij zelf geen btw berekenen op hun diensten en producten, maar ook dat zij geen voorbelasting mogen terug vragen. Voor die bedrijven is de btw wel van belang voor hun kosten.

Invloed van btw op je cashflow

Waar je echter wel op moet letten, is dat die btw wel invloed heeft op hoeveel geld er op je rekening staat. Stel dat jij een computer wil kopen voor 1000 EUR waarin 21% btw zit, dan kun je niet naar de verkoper gaan en zeggen: “ik heb maar 826 EUR op mijn rekening staan. Maar ik koop het zakelijk dus kunt u de btw alvast eraf halen?” Je moet nog steeds 1000 EUR overmaken en krijgt de btw pas later terug via de btw aangifte. Een ander voorbeeld waar heel ondernemers de mist in mee gaan: Je krijgt 20.000 EUR overgemaakt van een klant. Je voelt je rijk en koopt een nieuwe auto! Helaas kom je er een paar maanden later achter dat je over deze 20.000 EUR bijna 3500 EUR aan btw moet afdragen. Als de teller dan weer op 0 staat, heb je een groot probleem als ondernemer.

De meeste fallisementen van ondernemers worden veroorzaakt door de volgende vicieuze cirkel. Een ondernemer krijgt een aanslag van de Belastingdienst en had daar niet op gerekend. Daarom heeft de ondernemer niet genoeg op zijn rekening staan om zowel de Belastingdienst als zijn leveranciers te betalen. Als hij de leveranciers niet betaalt, dan kan hij zelf niet meer leveren. Maar als hij de Belastingdienst niet betaalt, dan krijgt hij een boete waardoor de schuld nog meer oploopt. Een probleem wat heel vaak eindigt in fallisement van de ondernemer. Als je in die situatie terecht komt, trek dan onmiddellijk aan de bel. Wellicht kun je wat regelen met de Belastingdienst, je bank of je leveranciers. Daarom raden wij altijd aan de btw die je ontvangt meteen op zij te zetten en gebruik te maken van een gratis zakelijk rekenig.

Welk btw percentage moet ik als zzp’er gebruiken?

Gebruik ik 21%, 9% of 0% btw? Hoe zit dat precies?

Het is een veelgestelde vraag: welk btw percentage moet ik gebruiken als zzp’er. Gelukkig is er niet zoiets als zzp btw, speciaal voor de zzp’er. In Nederland zal ieder bedrijf over het algemeen te maken met twee btw percentages: het lage btw percentage van 9% en het hoge van 21%. Het idee is dat het lage btw percentage over eerste levensbehoeftes wordt geheven zoals eten en drinken in supermarkt. Terwijl het hoge btw percentage voor de rest geldt. Zo worden eerste levensbehoeftes niet te duur. Dat is het idee in ieder geval want om eerlijk te zijn is het principe een beetje verloren gaan (haribo snoepjes vallen onder het 9% tarief terwijl een biertje onder het 21% valt, wij vinden eigenlijk dat beide natuurlijk eerste levensbehoeftes zijn!). Ook zijn sommige diensten en goederen volledig vrijgesteld van btw, zoals in de zorg en educatie.

Als je wil weten welk percentage jij moet gebruiken, kun je het beste even in ons blog over dit onderwerp kijken. Hierin staat niet alleen waar je kan vinden welk btw percentage jij moet gebruiken, maar ook uitzonderingen wanneer je een ander btw percentage moet gebruiken of bijvoorbeeld “btw moet verleggen”. Maar daarover hieronder meer. Knoop voor nu in je achterhoofd dat je consistent moet zijn en dat er maar heel weinig beroepsgroepen zijn die te maken krijgen met meerdere btw percentages.

Veel gemaakte btw fout met kosten doorberekenen

Een fout die heel veel zzp’ers maken: Stel je bent software ontwikkelaar en rekent 21% btw aan je klanten. Maar je spreekt ook af dat je de kosten van de trein om naar de klant toe te komen doorrekent aan de klant. Op OV zit 9% btw, dus je zet op je factuur ook 9%, toch? Dat is fout. Jij levert namelijk geen OV diensten maar software diensten en moet dus 21% btw rekenen. De grondslag van hoe jij de waarde van je diensten berekent (in dit geval het doorberekenen van de kosten van een treinkaartje) is niet relevant. Als je de kosten van het treinkaartje netjes wil doorrekenen dan neem je de netto kosten, en berekent hier over jouw eigen btw tarief. Tip, hou je kosten in Gekko bij, en importeer deze op de factuur. Dan weet je zeker dat het goed gaat.

Dit soort fouten zijn exact de reden waarom je als ondernemer altijd een goede financiële administratie nodig hebt. De keuze hoe jij je financiële administratie bijhoudt, is natuurlijk geheel vrij. Maar er zijn heel veel digitale administratie programma’s die ondernemers hierbij helpen. Gekko is ook zo’n programma maar dan specifiek gericht op de financiële administratie van zzp’ers en andere kleine ondernemers. Wil je meer weten over hoe je dit soort fouten kan verkomen, je jouw financiële administratie moet opzetten en hoe Gekko daarbij kan helpen? Bekijk dan deze pagina met alles over het opzetten van je financiële administratie.

Btw vrijgesteld

Sommige sectoren zijn vrijgesteld van btw (zie ons blog welke precies). Bijvoorbeeld ondernemers in de zorg en/of het onderwijs kunnen vrijgesteld zijn van btw. Dat betekent dat je geen btw rekent aan je klanten. Dat klinkt voordelig maar dat is het niet altijd. Het is voordelig als jouw klanten bijvoorbeeld consumenten zijn (die dus geen btw aftrek mogen toepassen). Dan zijn jouw diensten namelijk goedkoper omdat er geen btw hoeft te worden gerekend. Als je klanten echter bedrijven zijn die btw mogen aftrekken, dan zit er geen voordeel aan het feit dat je bent vrijgesteld van btw. Maar wel wat nadelen.

Het belangrijkste nadeel van vrijgesteld van btw zijn, is dat je zelf geen btw mag aftrekken als voorbelasting. Dus die mooie computer wordt niet plots een paar honderd euro goedkoper als ondernemer die is vrijgesteld van de btw. Je kosten zullen dus als vrijgestelde ondernemer een stuk hoger zijn dan bij een bedrijf wat btw heft.

Btw verleggen of niet berekenen als je zakendoet in het buitenland

Als je iets bestelt via het internet dat uit het buitenland moet komen, dan wil het soms wel eens voorkomen dat je een bon krijgt zonder btw. Dat komt omdat het buitenlandse bedrijf btw moet berekenen en afdragen aan de belastingdienst van het land waarin ze is gevestigd. Echter, de Nederlandse Belastingdienst vindt dat dit soort bestellingen via het internet eigenlijk gewoon aankopen zijn in Nederland. Dus er moet geen btw in dat andere land worden gerekend, maar juist in Nederland.

Omdat je buitenlandse leverancier niet belastingplichtig is in Nederland, kan het daarom voorkomen dat hij aangeeft dat hij geen btw heeft gerekend. Dan staat er op de factuur dat de “btw is verlegd” naar jouw toe. Dat betekent gewoonweg dat er met 0% btw is gerekend en dat jij het btw vraagstuk maar moet oplossen met de belastingdienst in jouw eigen land. Dit komt niet zo vaak voor maar als het voorkomt, moet je goed opletten dat je hier correct mee omgaat. Ook als je zelf naar het buitenland toe exporteert is het verstandig om de regeltjes te kennen van het verleggen van btw. Gelukkig hebben we ook daar een blog over.

Als jij geen btw heft omdat je naar een klant in het buitenland factureert, betekent dat niet dat de btw is vrijgesteld. Vrijgesteld van btw en btw verlegd is iets anders. De producten en diensten die je levert kunnen btw plichtig zijn in het land waar ze naar toe gaan. Je geeft alleen aan dat jij die btw niet heft. En dat betekent dus ook dat dit geen enkel effect heeft op je voorbelasting. Die mag je gewoon blijven aftrekken als je in Nederland wel btw heft.

Buitenlandse btw terugvragen

Waarom is die btw uit het buitenland nou zo moeilijk? En waarom moet daar nu weer een aparte regeling voor worden gemaakt. De reden is heel simpel: je kan als Nederlands bedrijf buitenlandse btw niet zomaar terug vragen via de Nederlandse Belastingdienst. Als jij iets in Duitsland koopt als Nederlandse zzp’er kun je de 19% btw op je aankoop niet terugvragen aan de Nederlandse Belastingdienst. Want die btw is betaald aan de Duitse belastingdienst. Maar daar doe je geen aangifte. Vandaar dat je liever niet buitenlandse btw wil betalen en liever dat regelt met je eigen belastingdienst.

Het komt echter altijd voor dat je toch onverhoopt btw hebt betaald in het buitenland. Je kan dat dan wel terug krijgen, maar het wordt plotseling wel een stuk lastiger en langduriger proces. Gelukkig hebben we ook daarvoor een blog wat hierbij kan helpen.

De kleine ondernemingsregeling

Er zijn erg veel starters die hier naar vragen, vooral omdat het een regeling is die bij hen lijkt te passen. Vroeger was dit ook een hele prettige regeling waarmee je als kleine ondernemer geen btw hoefde af te dragen als je die wel had gerekend. Dat was een leuk steuntje dus voor de starter.

Per 2020 is er echter een aanpassing in die regeling gekomen waardoor de kleine ondernemersregeling niet meer zo aantrekkelijk is. Allereerst moet je hem aanvragen en kun je hem niet meer zomaar toepassen als je omzet maar laag genoeg is. Maar belangrijker is dat de kleine ondernemersregeling vanaf dat moment niet meer zozeer toepasbaar was over de afdracht van de btw aan de Belastingdienst, maar over of je wel of geen btw rekent aan je klant. Het werd per 2020 een soort “vrijstelling van btw”. Maar met die vrijstelling, verviel ook de mogelijkheid om de btw op kosten als voorbelasting af te trekken (zie hierboven onder btw vrijgesteld).

Aangezien je als starter vaak meer kosten maakt dan inkomsten hebt, en het voor zakelijke klanten niet uitmaakt of je wel of geen btw rekent (deze kunnen ze tenslotte zelf weer aftrekken), is er voor de meeste startende ondernemers geen enkel voordeel in de kleine ondernemersregeling. Als je er aan mee doet dan zorg je er alleen maar voor dat die mooie nieuwe computer van jou plotseling 21% duurder wordt. Wil je hier toch meer over weten, dan hebben we gelukkig ook hier een blog over die haarfijn uitlegt hoe de oude en de nieuwe regeling werken en wanneer je hiervan gebruik moet maken.

Is btw voor zzp nu complex? Of toch niet?

Ik kan me goed voorstellen dat na het lezen van dit alles er twee verschillende gedachten door je hoofd gaan. Is btw nu complex of juist niet? Aan de ene kant is het voor de meeste ondernemers heel simpel: gewoon 21% rekenen. Aan de andere kant lijken het wel alsof continu weer uitzonderingen zijn en complexiteit wordt toegevoegd. Dus wat is het nou?

Kort gezegd: btw kan mega complex worden maar tegelijkertijd zul je als zzp’er / kleine ondernemer merken dat het allemaal wel meevalt in jouw situatie. Het advies is daarom om simpel de basisregels te blijven volgen (btw op omzet rekenen; btw van onkosten als voorbelasting aftrekken). Waarschijnlijk zul je dan niet snel in een situatie terechtkomen waarin je niet weet wat je moet doen. Zeker als je een programma als Gekko gebruikt voor je boekhouding, spreekt alles voor zich. Maar als je ooit in een situatie zit waarbij het complexer wordt en (belangrijker nog) de bedragen significant worden, dan is het verstandig om contact op te nemen met een adviseur die specifiek verstand heeft van btw wetgeving

Heb je nu al vragen over de btw? Wij zijn geen specialisten maar je kan ons wel altijd mailen via support@getgekko.com.

Als laatste, we kunnen het niet veek genoeg herhalen, begin er meteen mee!