Het registreren van het uitbetalen van salaris aan jezelf kan nog wel eens zorgen voor onnodige verwarring. 
Om te weten hoe je jouw uitbetaalde salaris precies moet boeken is het als eerst van belang om te bepalen onder wat voor ondernemingsvorm je werkzaam bent. Heb je een eenmanszaak of VoF, dan wordt jouw uitgekeerde salaris gezien worden als een privé opname. Aangezien eenmanszaken en VoF’s fiscaal transparant zijn tussen bedrijf en privé persoon is het bijhouden van jouw privé opnames niet van heel belangrijk voor het voeren een goede financiële administratie.

Wat is fiscale transparantie?

Fiscale transparantie tussen je bedrijf en jou als privé persoon houdt in dat jij als privé persoon gezamenlijk belasting moet betalen over de winst van je bedrijf en over jouw eigen privé inkomen. Dit in tegenstelling tot een bedrijf welke niet fiscaal transparant is, want daar betaalt zowel de privé persoon als het bedrijf ieder apart belastingen. Als fiscaal transparant bedrijf betaal je dus enkel inkomstenbelasting welke berekend wordt over het totale inkomen van je bedrijf en privé samen. 
Bij een niet fiscaal transparant bedrijf houdt dit in dat zowel jouw zakelijke als privé inkomsten apart belast zullen worden. Over de winst van je bedrijf betaal je dan vennootschapsbelasting, en over je privé inkomsten betaal je alsnog inkomstenbelasting.

Loon betalingen hebben voor de meeste ondernemers geen effect op de administratie

Voor een fiscaal transparant bedrijf is het niet noodzakelijk om jouw privé opnames te registeren voor de Belastingdienst. Het uitbetalen van jouw salaris hoeft dan ook niet geregistreerd te worden. 
Het uitgekeerde bedrag aan salaris verlaagt de winst van het bedrijf, maar tegelijk verhoogt het je privé inkomsten met hetzelfde bedrag.
Gezien jouw privé inkomsten en de winst van je bedrijf bij elkaar wordt opgeteld voor de berekening van de inkomstenbelasting is het niet noodzakelijk om een onderscheid te maken tussen de twee.

Let op! Dit geldt voor alle privé uitgaven. Zakelijke rekeningen mogen gebruikt worden voor privé uitgaves en vice versa. Verantwoording bij de belastingdienst is hierbij over het algemeen niet nodig. De enige keer wanneer mogelijke verantwoording moet worden afgedragen is wanneer jouw onkosten opgevoerd worden als zakelijke kosten. Let hierbij op dat privé kosten niet als zakelijk mogen worden opgeslagen. Zakelijke onkosten verlagen namelijk de winst en daarmee ook je inkomstenbelasting. Het is hierom belangrijk om bonnen te bewaren, omdat dit het bewijs is om de door jouw gemaakte onkosten te kunnen aantonen. De grondslag van de administratie van een eenmanszaak is de bon, niet de bankrekening.

Wel privé uitgaven bijhouden bij een BV

Een BV is een goed voorbeeld van een bedrijfsvorm welk niet fiscaal transparant is. Bij een niet fiscaal transparant bedrijf is het belangrijk om privé opnames goed bij te houden. Een BV betaalt namelijk vennootschapsbelasting over de winst en geen inkomstenbelasting. De vennootschapsbelasting kan vervolgens verlaagd worden door loon uit te keren aan de DGA (directeur-grootaandeelhouder) en ander personeel, wat de winst van het bedrijf verlaagd. Over het loon wordt vervolgens inkomstenbelasting betaald door de privé personen. 
Gezien inkomstenbelasting over het algemeen hoger ligt dan vennootschapsbelasting, is het van belang goed bij te houden wat je als DGA aan jezelf als salaris uitkeert. Andere privé uitgaven die niet onder loon vallen zullen ook duidelijk moeten worden aangegeven. Over geld dat uit een niet fiscaal transparant bedrijf wordt gehaald, zal altijd belasting moeten worden betaald. Voor privé opnames houdt dit soms in dat er inkomstenbelasting in en andere keren dividendbelasting wordt geheven.

Let op!  Gezien elke privé inleg of onttrekking verantwoord moet kunnen worden naar de Belastingdienst is het bij een niet fiscaal transparant aan te raden om een zakelijke rekening af te sluiten en enkel zakelijke transacties op de zakelijke rekening uit te voeren. Hoewel de grondslag van de financiële administratie bij een eenmanszaak de bon is, is dit bij een BV niet het geval. De grondslag van de administratie bij een BV ligt bij de bankrekening. Het bewaren van bonnen is desalniettemin nog wel belangrijk voor een BV. Je moet als BV immers kunnen aantonen dat het gaat om een zakelijke transactie. Zowel bonnen als banktransacties zijn beidde van belang bij een goede financiële administratie.