Moet je een aanpassing maken in een factuur, maar heb je de factuur al verstuurd naar je klant? Of heb je met je klant afgestemd dat je minder in rekening zal brengen? Geen probleem! In zulke gevallen stuur je een krediet factuur naar je klant, ook wel bekend als een credit factuur, of credit nota. Met een krediet factuur verreken je jouw eerder verstuurde factuur. De eerder verstuurde factuur mag je niet verwijderen, anders heeft de Belastingdienst hier een paar vragen over. Maar wat is een krediet factuur en hoe maak je deze aan? Hieronder leggen we verder wat een krediet factuur is.

Wat is een krediet factuur?

Een krediet factuur is eigenlijk een gewone factuur waarop het bedrag staat dat je moet corrigeren van je eerder verstuurde factuur. Het bedrag van je eerder verstuurde factuur wordt dan (deels) verrekend en het eindresultaat is dan vaak €0. Jouw klant hoeft niets te doen als deze nog niet betaald heeft. Maar let er op dat ook al heeft je klant niet betaalt, dan stuur je alsnog een krediet factuur naar je klant. 

Het maken van een krediet factuur is vrij simpel. Wanneer je in Gekko selecteert om een krediet factuur aan te maken van een al verstuurde factuur, dan worden de gegevens automatisch overgenomen en worden de bedragen negatief gemaakt.
Een krediet factuur is een schriftelijk bewijs dat er niet voor jouw eerder verstuurde factuur is betaald. Het is niet voldoende om mondeling met je klant af te spreken dat er niet betaald hoeft te worden voor een eerder fout verstuurde factuur, aangezien dit niet te controleren is. Door een krediet factuur te maken houd je ook je administratie goed op orde. 

Betalingen

Vaak vindt er bij een krediet factuur geen betaling plaats. Als de klant namelijk de originele factuur niet heeft betaald, hoeft de klant dus ook niet het krediet bedrag terug te krijgen. 
Stel dat jouw klant al wel heeft betaald voor de eerder verstuurde factuur dan kan je het bedrag terug overmaken naar je klant, of een andere regeling treffen.

In Gekko moet je wel nog een “fictieve” betaling toevoegen voor de originele- en de krediet factuur.

Waar moet je verder op letten?

Je kunt een krediet factuur in je gewone factuur nummering opnemen of een aparte reeks beginnen met alleen krediet facturen. Beide opties zijn mogelijk, mits je consequent bent. Als je een krediet factuur verstuurt, vergeet dan niet het factuur nummer van de eerder verstuurde factuur te vermelden in je begeleidende bericht. Dit is niet noodzakelijk, maar een factuurnummer maakt het zo wel duidelijk voor je klant. 
Een krediet factuur valt verder onder de factuureisen van een normale factuur. Er staat dus ook btw op jouw krediet factuur en de gegevens van jouw bedrijf en dat van je klant. Tevens is er bij een krediet factuur een bewaarplicht net zoals bij een normale factuur van 7 jaar.

Jaarrekening

De balans en winst- en verliesrekening zijn momentopnames van jouw administratie en dit kan soms best verwarrend zijn, ook met krediet facturen. Een krediet factuur kan namelijk invloed hebben op jouw winst- en verliesrekening.

Stel dat je in december een factuur hebt verstuurd en de betaling hiervan hebt ontvangen, maar er zat een foutje in je factuur. In januari stuur je daarna een krediet factuur, maar wat betekent dit voor jouw administratie?
De totale omzet zal in het vorige jaar zijn toegenomen, maar in het volgende jaar is dit een negatief bedrag voor je totale omzet, hetzelfde geldt voor de winst. Maar omdat het eigen vermogen netto €0 blijft, zal er voor vorig jaar een negatief bedrag zijn onttrokken en in het volgende jaar een positief bedrag zijn ingelegd. Uiteindelijk sluiten de bedragen elkaar dus uit.

Financiële administratie

Zorg ervoor dat je bij het maken van facturen en krediet facturen gebruik maakt van een goede en simpele financiële administratie. Voor je bedrijf is het essentieel om een overzichtelijke administratie bij te houden. DIt maakt het runnen van je bedrijf een stuk gemakkelijker en kost het ook nog eens minder tijd. Gekko helpt je met het opzetten van een goede financiële administratie door gebruik te maken van slimme software die ook simpel te gebruiken is.