Als zzp'er moet je vaak zakelijk reizen, zoals het bezoeken van klanten, leveranciers of naar andere zakelijke locaties. Deze ritten brengen natuurlijk kosten met zich mee zoals brandstofkosten en uiteindelijk ook onderhoudskosten. Om zzp’ers tegemoet te komen in de reiskosten is de belastingvrije kilometervergoeding in het leven geroepen.

Voorbeeld berekening: Heb je in 2023 voor 1.000km aan zakelijke ritten gereden, dan is €210 (per gereden kilometer €0,21) een onbelaste kilometervergoeding die je als kosten van jouw winst kunt aftrekken.

Belastingvrije kilometervergoeding

De belastingvrije kilometervergoeding is vastgelegd in de Nederlandse wet en biedt zzp'ers de mogelijkheid om de kosten voor gemaakte zakelijke kilometers van de winst af te trekken wat uiteindelijk de belastingdruk verlaagt. Volgens de huidige regeling geldt een maximumbedrag voor de onbelaste vergoeding van €0,21 per kilometer. Dit betekent dat zzp’ers tot dit bedrag belastingvrij kunnen aftrekken van hun winst. Als zzp'er kun je ook andere bedragen per kilometer vragen voor de zakelijke reiskosten, zoals €5 per gereden kilometer, maar per gereden kilometer kan maar tot €0,21 onbelast worden afgetrokken van de winst. 
Het is belangrijk op te merken dat de belastingvrije kilometervergoeding alleen geldt voor zakelijke kilometers. Privé ritten vallen niet onder deze regeling en kunnen niet belastingvrij vergoed worden. Daarnaast moeten zzp’ers de vergoeding baseren op het daadwerkelijke aantal zakelijke kilometers dat ze hebben afgelegd en mag er geen sprake zijn van een vast bedrag per maand.

Voorwaarden kilometervergoeding

Om in aanmerking te komen voor de belastingvrije kilometervergoeding moeten zzp’ers aan bepaalde voorwaarden voldoen. Enkele belangrijke voorwaarden zijn:
1.    Het vervoersmiddel wordt gebruikt voor zakelijke doeleinden.
2.    De zakelijke kilometers worden administratief bijgehouden en kunnen worden aangetoond bij een eventuele controle.

3.    Er is sprake van een zakelijke overeenkomst of opdracht.
4.    Er worden geen andere vergoedingen of tegemoetkomingen ontvangen voor dezelfde zakelijke kilometers, zoals een bon voor  het tanken.

Voordelen kilometervergoeding

De belastingvrije kilometervergoeding biedt verschillende voordelen voor zzp’ers. Enkele voordelen zijn:
1.    Kostencompensatie: Zzp’ers worden deels gecompenseerd voor de kosten die zij maken voor zakelijke ritten, zoals brandstof- en onderhoudskosten.
2.    Stimulans voor duurzame mobiliteit: De regeling moedigt zzp’ers aan om duurzame vervoersmiddelen te gebruiken, zoals elektrische auto's, wat bijdraagt aan het verminderen van de CO2-uitstoot.
3.    Financiële prikkel: Door de belastingvrije kilometervergoeding wordt het voor zzp’ers financieel aantrekkelijker om hun ritten goed bij te houden want die zakelijke kilometers kunnen zij aftrekken van hun winst.
4.    Administratieve eenvoud: De regeling maakt het voor zzp’ers makkelijker om een kilometervergoedingen terug te vragen, aangezien er geen ingewikkelde belasting berekeningen nodig zijn.