Voor bijna alle ondernemers is een urenregistratie van belang. Vooral kleine ondernemers zoals zzp’ers moeten voor bepaalde fiscale voordelen ervoor zorgen dat ze voldoen aan het urencriterium. Echter heel veel uren die je aan je bedrijf besteed kun je niet declareren aan een klant. Daarom gelden ook niet declarabele uren mee voor het urencriterium. Maar hoe zit dat nu precies? 

Wat zijn declarabele uren?

Declarabele uren zijn uren die je één op één kan doorfactureren aan een klant van je bedrijf. Dus als je uurtje factuurtje een rekening stuurt, dan zijn de uren die je in rekening brengt declarabele uren. Maar ook als je op een andere manier een factuur verstuurt, bijvoorbeeld per dagdeel of per opdracht, dan nog steeds vallen de uren die je aan de klant besteed onder “declarabele uren”. Declarabele uren zijn dus werktijd die betaald is.

Als je uurtje factuurtje werkt, is Gekko Uren is natuurlijk een hele makkelijke manier om je declarabele uren bij te houden. Uren in Gekko kun je namelijk gemakkelijk importeren naar professionele facturen en je administratie wordt zo ook automatisch bijgehouden. Voor meer informatie bekijk Gekko Uren 

Wat zijn niet declarabele uren?

Als declarabele uren voor betaald werk is, dan zijn niet declarabele uren voor niet betaald werk. Dus werk wat absoluut bij het ondernemerschap hoort maar waarvoor niemand je ooit zal betalen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de uurtjes die je aan je administratie besteed. Of aan de acquisitie van nieuwe klanten of marketing activiteiten. Zoals veel ondernemers weten zijn heel veel activiteiten van een ondernemer niet declarabel (en hebben vaak slechts zijdelings iets te maken met de daadwerkelijke dienst of product van je bedrijf)

Hoe beïnvloeden declarabele en niet declarabele uren het urencriterium

De meeste ondernemers houden hun declarabele en niet declarabele uren bij voor het urencriterium, het aantal uur wat jet moet hebben gewerkt om recht te hebben op de ondernemersaftrek. Maar tellen declarabele en niet declarabele uren wel gelijk mee? Het antwoord is hier ongeclassificeerd ja. Het maakt voor het urencriterium niet uit of je betaald krijgt of niet betaald krijgt voor een uur wat je aan je bedrijf besteed. 

Echter, de bewijslast of je uren wel of niet hebt besteed aan je bedrijf is makkelijker als het om betaalde uren gaat. Stel bijvoorbeeld dat je 3 uur hebt gewerkt voor een klant en hiervoor een factuur met daarop 3 gedeclareerde uren hebt verstuurd, dan zal de belastingdienst die uren bijna altijd accepteren als gewerkte uren voor het urencriterium. Als je echter aangeeft dat je op een dag 3 uur hebt nagedacht over de strategie van je bedrijf, dan is dat lastiger te bewijzen.

Daarom moet je er vanuit gaan dat je maar een beperkt aantal uren per (werk) dag kan toeschrijven aan het urencriterium als declarabele of niet declarabele uren. Stel dat je op een dag al 8 uur aan declarabele uren hebt gewerkt, en je vervolgens aangeeft dat je daarna nog 3 uur aan non declarabele uren hebt gehad, dan zal de Belastingdienst kunnen gaan twijfelen aan je 12 urige werkdag. Ook non-declarabele uren die je in het weekend maakt, lijk je, zonder daadwerkelijk bewijs dat je ook daadwerkelijk hebt gewerkt, niet te kunnen opgeven.

Wanneer moet ik non declarabele uren gaan bijhouden?

Het urencriterium staat op 1225 uur in 1 jaar. Een korte berekening waar je uitgaat van een jaar waarin je 48 weken 40 uur per week werkt, laat zien dat een full time ondernemer boven de 1900 uur in het jaar als ondernemer werkt. Dus als jij ondernemer bent, en verder geen andere professionele bezigheden hebt, heb je geen enkel probleem om het urencriterium te halen. Zelfs als je maar een beperkt aantal declarabele uren hebt. Je kan dan namelijk zonder blikken of blozen uitleggen dat je de rest van de tijd hebt besteed aan acquisitie, marketing, administratie of zelfs “het nadenken over de business”. Daar heb je geen urenregistratie van je niet declarabele uren voor nodig.

Als je echter niet een fulltime ondernemer bent en daarnaast nog andere activiteiten hebt (zoals een parttime baan), dan wordt het lastiger om je urencriterium te halen. De belastingdienst zal niet accepteren dat je naast je baan ook nog uren hebt nagedacht over de strategie. Je moet in dat geval aantonen dat het ook om daadwerkelijk gewerkte uren gaat doormiddel van declaraties of door afspraken in je agenda. Een urenregistratie waarin ook de non declarabele uren staan is dan van groot belang om te kunnen aantonen dat je echt 1225 uur hebt gewerkt als ondernemer naast je andere activiteiten.