De Belgische klantenlisting is een belangrijke verplichting voor btw-plichtige ondernemers in België. Het is een document dat jaarlijks moet worden ingediend bij de Belgische Belastingdienst (FOD Financiën) als onderdeel van de btw-aangifte van het eerste kwartaal (Q1). Deze klantenlisting bevat gedetailleerde informatie over de transacties die een onderneming heeft uitgevoerd met haar klanten.

De deadline voor het indienen van de klantenlisting is 31 maart. Dien jouw klantenlisting in via Intervat

Inhoud van de klantenlisting

De klantenlisting bevat informatie over elke klant voor wie jouw onderneming het voorgaande jaar diensten/goederen heeft geleverd. De volgende gegevens worden meestal vermeld in de klantenlisting:

• Naam en adres van de klant: De volledige naam en het adres van elke klant waarmee transacties zijn uitgevoerd.
• Btw-nummer van de klant: Het btw-identificatienummer van elke klant, indien beschikbaar.
• Totaal bedrag van de transacties: Het totale bedrag (ex. btw) van elke transactie die met de klant is uitgevoerd in de betreffende periode.

Wat is geen onderdeel van de klantenlisting?

• klanten met een buitenlands btw-nummer.
• particulieren en ondernemers die zijn vrijgesteld van de btw.
• klanten aan wie je minder dan €250 (ex. btw) hebt gefactureerd.

Indieningsvereisten

De klantenlisting moet jaarlijks worden ingediend, meestal samen met de btw-aangifte van het eerste kwartaal (Q1). De deadline voor het indienen van de klantenlisting is 31 maart.

Als je jouw ondernemers activiteit hebt stopgezet, moet je de klantenlisting binnen de drie maanden na het opzeggen van je ondernemerschap indienen bij de FOD Financiën.

Wanneer is een klantenlisting niet vereist?

Als jouw bedrijf is vrijgesteld van de btw, en alleen handelingen verricht die vrijgesteld zijn volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek en die geen recht geven op aftrek van de btw, dan hoef je geen klantenlisting in te dienen.

Nihil-listing

Een nihil-listing is een klantenlisting die leeg is. Heb je voornamelijk particuliere klanten of factureer je vooral kleinere bedragen? Dan is de kans groot dat je klantenlisting leeg blijft. Afhankelijk van jouw type onderneming zijn er belangrijke onderscheidingen met betrekking tot de nihil-listing:

• Als btw-plichtige onderneming dien je altijd, uiterlijk op 31 maart van elk jaar, je klantenlisting in, zelfs als deze nihil (leeg) is.
• Als btw-vrijgestelde onderneming hoef je alleen een klantenlisting in te dienen wanneer je diensten/goederen levert die wel onder de btw verplichting vallen. 
• Kleine ondernemingen die vrijgesteld zijn van btw hoeven geen nihil-listing in te dienen.

Voorkom boetes

De klantenlisting is een belangrijke administratieve verplichting voor btw-plichtige ondernemers in België. Door tijdig en nauwkeurig aan deze verplichting te voldoen, kunnen ondernemers mogelijke boetes of sancties voorkomen.

Dient je onderneming online btw-aangiften in? Dan moet je ook de klantenlisting elektronisch indienen via Intervat