Het opzetten van een goede financiële administratie is voor elke ondernemer noodzakelijk. Het is de basis van een succesvol bedrijf. Voor iedere ondernemer is het belangrijk om een goede financiële administratie op te zetten, maar ook nog eens wettelijk verplicht. Op basis van jouw financiële administratie kan je jouw belastingaangiften invullen. De belastingaangifte wordt heel soms gecontroleerd door de Belastingdienst, en de consequenties (lees boetes) kunnen erg significant zijn. Een goede financiële administratie zorgt ervoor dat de administratie van jouw financiën gemakkelijk en nauwkeurig blijft.

Waarom moet ik een financiele administratie bijhouden?

Er zijn twee redenen om een financiele administratie bij te houden: het is verplicht vanuit de Belastingdienst en daarnaast heb je het nodig om het inzichte in jouw bedrijf te hebben. We leggen je hier graag meer over uit. 

Welke gegevens moet je bijhouden?

Er zijn een aantal eisen waar jouw financiële administratie aan moet voldoen. Volgens de Belastingdienst moeten alle bedrijfsgegevens worden bijgehouden voor je administratie. Een paar voorbeelden hiervan zijn:

• Inkomsten en uitgaven
• Bezittingen en schulden
• Debiteuren en crediteuren
• Urenregistratie
• Kilometerregistratie

Deze gegevens geven je een goed overzicht hoe jouw bedrijf ervoor staat. De meeste bedrijfsgegevens voor je financiële administratie kan je zelf heel eenvoudig in het boekhoudprogramma van Gekko bijhouden. 

Hoelang worden je gegevens bewaard?

De gegevens voor je financiële administratie moet je niet alleen voor jezelf bewaren, maar ook voor de Belastingdienst. Want de Belastingdienst kan de administratie van je bedrijf controleren. Een ondernemer is verplicht om de gegevens van je administratie voor minimaal 7 jaar te bewaren, maar wij van Gekko bewaren jouw gegevens in principe altijd voor je.
Voor je financiële administratie bewaart Gekko jouw facturen en kosten, plus de betalingen die hier aan zijn gekoppeld. Jouw contacten en projecten, die ook kunnen worden gearchiveerd. Ook de uren en ritten die je maakt voor je bedrijf worden in Gekko voor je bewaard.

Administratieve verplichtingen voor de btw

Voor je btw-aangifte kan je ook gebruik maken van Gekko. De financiële administratie die je in Gekko bijhoudt vormt de basis voor je btw-rapport. De btw voor je aangifte wordt in Gekko automatisch berekend. Deze hoef je daarna alleen nog over te nemen voor je BTW-aangifte.

Administratieve verplichtingen voor de loonheffingen

Wanneer je als zzp’er mensen in dienst neemt heb je een loonadministratie nodig en dat moet je dat goed bijhouden voor je administratie. Werk je vanuit een BV, dan zal je ook voor jezelf een loonstrookje moeten (laten) maken. Een goede loonadministratie is wel nodig, daar gebruik je een externe specialist voor.

Urencriterium

Het is niet verplicht om een urenadministratie bij te houden voor je financiële administratie. Er zijn echter wel een paar fiscale voordelen waar je gebruik van kunt maken, maar dan moet je jouw uren wel kunnen bewijzen aan de Belastingdienst. Zo kan je in aanmerking komen voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek.
In Gekko kan je jouw uren bijhouden voor de Belastingdienst en het bewijs leveren. Om aan het urencriterium te voldoen moet je:

• 1.225 uur of meer voor je bedrijf hebben gewerkt. Zelfs als je in de loop van het jaar bent begonnen.
• Meer tijd besteden aan je eigen bedrijf dan aan ander werk. Zo kan je naast je bedrijf nog een bijbaan hebben. Wanneer je in de laatste 5 jaar geen ondernemer bent geweest dan is dit niet van toepassing.