Gekko heeft vorige week een nieuwe functie aangekondigd: zakelijke e-mail vanaf je eigen domein. Hiermee kun je een generiek hotmail of gmail adres aanpassen naar je eigen gekozen e-mail. Dus in plaats van reisbureaudevries@gmail.com kun je nu een mail adres als boekingen@reisbureaudevries.nl binnen één minuut aanmaken. Maar waarom moet je dit doen en wat voor namen kun je kun hiervoor het beste gebruiken?

Waarom een zakelijk e-mail met eigen domeinnaam

Wat zakelijke e-mail van Gekko biedt, is de mogelijkheid om je eigen domein te registreren en daar een mailadres aan te koppelen. Dit betekent dat je dan niet alleen kan kiezen wat er voor het apenstaartje komt te staan, maar ook wat achter het apenstaartje komt te staan (= de domeinnaam). Dat geeft natuurlijk een stuk meer keuzes om een uniek mailadres te maken. Maar heb je dit echt nodig? Of volstaat een mailadres dat eindigt op gmail.com of hotmail.com ook?

Het korte antwoord is: je kan geen serieuze ondernemer zijn en aankomen met een generiek mailadres dat eindigt op gmail of hotmail. OK… wellicht was dat wel erg kort door de bocht. Want er zijn natuurlijk ook ondernemers die prima wegkomen zonder zakelijke e-mail. Sommigen gebruiken bijna geen mail. En tenslotte zal het je klant een worst wezen van welk e-mailadres je een factuurtje stuurt. Als jij goed werk hebt afgeleverd dan zullen ze graag betalen en je ook de volgende keer inhuren. Daarbij speelt jouw mailadres geen enkele rol.

Maar daar zit ook direct de crux. Je mailadres is onbelangrijk als klanten je al kennen. Maar voor nieuwe klanten is jouw mailadres WEL van groot belang. Denk maar in: als iemand jou nog nooit heeft ontmoet en nog onbekend is met de kwaliteit van jouw werk, dan zegt jouw mailadres iets over jouw bedrijf. Denk je maar in: als je een offerte krijgt van edevries67@gmail.com, denk je dan aan een professionele partij? Of heb je dan te maken met een amateur? Of nog erger, een oplichter? 

Om vertrouwen te wekken naar nieuwe klanten, heb je dus een zakelijke e-mail nodig. En echte ondernemers zijn altijd op zoek naar nieuwe klanten (en dat is niet kort door de bocht, maar één van de vereisten van de Belastingdienst om te worden geclassificeerd als ondernemer)

Wat voor domein moet ik kiezen?

Maar wat voor domein moet je nu kiezen om echt vertrouwen te wekken? Er zijn hier geen vaste regels voor maar wel enkele principes. Je hoeft je hier natuurlijk niet aan te houden, maar het is wel handig:

• Gebruik een .com of .nl extensie. Die zijn meestal wel iets duurder dan andere extensies (bijvoorbeeld een .me of .nu) en er is bovendien een grotere kans dat het domein dat jij wil al bezet is dan bij minder bekende extensies. Maar daar is een reden voor. Andere extensies worden nu eenmaal eerder gezien als frauduleus. En bij e-mail komen ze ook eerder in de SPAM terecht. 

• Maak je domeinnaam niet te lang en gebruik eventueel afkortingen. Stel dat je bedrijf “Van Daalen Electrotechniek & Installatie” heet. Dan is vandaalenelectrotechniekeninstallatie.nl wellicht niet het beste domein. Daalentechniek.nl of VDinstallatie.nl is dan waarschijnlijk een betere oplossing.

• Als je naam al is vergeven, neem dan een combinatie van je naam met het beroep wat je doet. Dus als je Philips heet van achteren en je ook staat ingeschreven onder de naam Philips, dan kun je moeite hebben met het claimen van je domein. Probeer dan je domeinnaam uit te breiden met bijvoorbeeld philipsreparaties.nl of philipstraining.nl. Hierdoor heb je niet alleen een grotere kans dat je domeinnaam beschikbaar is. Maar als je je domein ook gebruikt voor bijvoorbeeld een website, dan helpt het om sneller gevonden te worden in zoekmachines.

• Gebruik geen tekens als ”-”, alleen letters. Streepjes lijken soms wel handig, maar staan minder professioneel en kunnen eerder als SPAM worden aangemeld. Dus als je een adviseur bent op het gebied van de band ABBA maar vervelend vindt dat abbaadviseur.nl wel erg veel b’s en a’s achter elkaar heeft, doe dan toch maar geen abba-adviseur.nl

• Zet geen woorden die eindigen met een klinker achter een woord dat begint met een klinker. Dus als je ABBA adviseur bent, dan is adviseurabba.nl beter dan abbaadviseur.nl. Maar je kan natuurlijk ook iets verder kijken dan je neus lang is en gaan voor abbaconsult.nl. Let op, dit geldt natuurlijk ook voor een naam als abbaonderzoek.nl. Een a en een o achter elkaar leest vervelend. Veel klinkers maken je naam lastiger.

• Let op SEO. Mocht je nu ook een website willen opzetten en via je website nieuwe klanten willen binnenhalen, dan moet je ook even opletten of jouw domeinnaam goed gevonden kan worden. Kijk bijvoorbeeld even naar enkele regels over Search Engine Optimization (SEO of dat jouw website makkelijk gevonden wordt door bijvoorbeeld Google) en of jouw domein het daarin goed doet. Maar hierbij wel direct een waarschuwing: SEO is in de afgelopen jaren een stuk minder relevant geworden omdat zoekmachines tegenwoordig veel meer betaalde resultaten laten zien. Daarom wordt je tegenwoordig sowieso niet zo goed gevonden door zoekmachines als je niet betaalt en wel goed gevonden als je wel betaalt. Dus je kan je afvragen hoe belangrijk SEO nog is en hoe relevant dat is voor je domeinnaam.

• Zet iets voor je bedrijfsnaam wat het domein uniek maakt. Dit is een truukje waarbij je een domein dat al geclaimd is, met een kleine aanpassing alsnog claimt. Denk bijvoorbeeld maar aan GetGekko.com (gekko.com was al geclaimd) of MyPhilips.nl. Natuurlijk is een nadeel hiervan is dat je bedrijfsnaam hierdoor minder prominent wordt in de naam van je domein.

Wat moet ik voor het apenstaartje zetten?

Waar je domeinnaam over het algemeen je bedrijfsnaam moet zijn en enigszins generiek moet zijn, kan je meer vrijheid en creativiteit toepassen met wat je voor het apenstaartje zet. Tenslotte hoef je daar geen rekening mee te houden of die naam al wordt gebruikt. Op jouw domein mag je ieder e-mailadres gebruiken dat je wil.

Toch kiezen veel mensen hier gewoon voor hun eigen naam. Als je Henk van Daalen  heet (van het voorbeeld “Van Daalen Electrotechniek & Installatie” van hierboven) dan kies je bijvoorbeeld voor henk@vdinstallatie.nl, of henk.van.daalen@vdinstallatie.nl, of h.vandaalen@vdinstallatie.nl. Het maakt niet zo heel veel uit of je alleen je voornaam, of juist alleen je achternaam gebruikt, en of je bijvoorbeeld puntjes tussen de namen zet. Al is het wel zo dat alleen een voornaam een stuk moderner is dan alleen een achternaam of een voor- en achternaam. Maar wellicht wil je wel gaan voor de klassieke look.

Wat je echter ook kan doen, is je creativiteit gebruiken. Bij de naam voor de apenstaart kun je met een ongebruikelijke naam toch professioneel overkomen. Denk bijvoorbeeld maar aan een “call-to-action” boekingen@tandartsdevries.nl of fixen@klusjesandre.nl. Of gewoon een groet: hallo@deviervlinder.nl. Dit is niet alleen wel leuk, maar het doet ook niets af aan de professionaliteit van je bedrijf. Het zegt alleen iets over wat voor type bedrijf je bent (bijv. wat losser waarbij je graag tutoyeert). Sterker, een dergelijk mailadres kan je bedrijf zelfs professioneler doen overkomen. Want als jij je persoonlijke naam gebruikt in je e-mail, dan ligt de nadruk meer op jouw naam dan als je dat niet doet. Als jouw naam niet in de e-mail voorkomt, gaat de aandacht eerder uit naar de bedrijfsnaam. En dat is helemaal geen slechte look.

Mochten nu heel bijzondere namen niet passen bij jouw bedrijf, dan kun je natuurlijk altijd nog kiezen voor het standaard info@nlcreators.nl. Dat staat altijd professioneel en past wellicht beter bij het image wat je wil uitstralen. En mocht je nu jouw zakelijke e-mail alleen gebruiken voor je administratie, denk dan eens aan offertes@mydesignbag.nl of facturen@uiterwaardeconsult.nl. 

Waar moet ik op letten bij een mailprovider

Dus je hebt een goed domein en een goed e-mailadres gekozen. Hoe ga je dit opzetten zodat je daadwerkelijk e-mails kan versturen? Het makkelijkste antwoord is hier natuurlijk, gebruik Gekko om je mail op te zetten. Gekko heeft namelijk een samenwerking met Soverin, een Nederlands bedrijf dat toonaangevend is bij het aanbieden van zakelijke e-mail. In tegenstelling tot veel grotere Amerikaanse bedrijven als Microsoft en Google, kunnen jouw gegevens niet door derden worden ingezien en zijn je gegevens minstens zo veilig opgeslagen. 

Bovendien biedt Soverin een dienst die een stuk goedkoper is dan die grotere partijen. En via Gekko kun je hier ook nog eens 40% korting op krijgen. Dat betekent dat je slechts €17.40 per jaar een zakelijk e-mailadres hebt. Dan moet je wel ook nog een domeinnaam registreren maar dat is voor een .nl domein slechts €10.00 per jaar. In totaal dus €27.40. Dat is de goedkoopste zakelijke e-mail die wij konden vinden en een fractie van wat je elders betaald.

Maar wellicht zijn deze dingen onbelangrijk voor je en heb je andere redenen om voor een mail provider te kiezen. Maar hou er in dat geval wel rekening mee dat je een lokale partij neemt met een goede klantenservice. Eentje die je makkelijk kan bereiken op het moment dat er iets mis gaat of dat je iets niet begrijpt. Want ook al lijkt het makkelijk om een zakelijke e-mail op te zetten, de meeste ondernemers hebben toch vaak vragen. Claims als “binnen één minuut geregeld” (wat de claim is die wij zelf maken met zakelijke mail van Gekko) zijn onbelangrijk als jij je vragen niet kan stellen. Een goede klantenservice die begrijpt waar jij naar op zoek bent, is daarom het belangrijkste criterium bij het kiezen van een mail provider.

Daarom kun je je afvragen of je met grotere aanbieders als Google en Microsoft wel de juiste partij hebt om je vragen beantwoord te krijgen. Stel dat jij bijvoorbeeld jouw nieuwe zakelijke mail wil koppelen aan je persoonlijke mail zodat je maar één inbox hebt. Kun je een dergelijk vraag sturen naar de buitenlandse helpdesk van Microsoft? Liever toch dat je een Nederlandse partij hebt die hierbij helpt en jouw taal spreekt.

Kan je ook je domein gebruiken om je eigen website op te zetten?

Als je begint over zakelijk e-mail, dan krijg je eigenlijk altijd ook de vraag: “kunnen jullie ook een website voor me maken?” Want een website en mail zijn voor de meeste ondernemers onlosmakelijk met elkaar verbonden. En dat is ook niet zo gek, want ze zijn tenslotte verbonden via het domeinnaam dat je registreert. Zowel je mailadres als je website maken hiervan gebruik.

Als je dus een zakelijk mailadres aanmaakt, dan kun je het domein dat je erbij registreert ook direct gebruiken om je eigen website te maken. Het domein is tenslotte van jou en kun je hiervoor gewoon gebruiken (geen extra kosten, domeinregistratie is maar één keer en geldt voor alles). Gekko biedt echter nu nog niet de mogelijkheid om zelf een website te bouwen zoals we nu wel de mogelijkheid bieden om een zakelijke e-mail aan te maken. Dus als je dit niet zelf kan,moet je zelf een website ontwikkelaar zoeken. Al zou die met jouw domeinregistratie direct aan de slag kunnen gaan. 

Mocht je echter vinden dat Gekko ook websites voor ondernemers moet gaan aanbieden, laat het ons dan weten en geef je feedback via support@getgekko.com. Zakelijke e-mail van Gekko is namelijk opgezet op basis van feedback van gebruikers. Jullie gaven aan dat dit iets is wat jullie willen gebruiken en daarom hebben we zakelijke mail van Gekko opgezet. Dus laat het ons weten als je ook een website wil kunnen opzetten via Gekko. En wellicht dat we dat binnenkort ook gaan aanbieden.