Lever of ontvang je producten of diensten die onder het lage btw tarief van 6% vallen? Dan is het je waarschijnlijk opgevallen dat Gekko per 1 januari 2019 je btw percentage heeft aangepast naar 9%. Per 1 januari is namelijk het lage btw tarief van 6% naar 9% verhoogt. Gekko houdt hier automatisch rekening mee, maar toch we leggen hieronder uit hoe dit nu exact zit en wat voor gevolgen dit heeft voor jou.

Btw-verhoging voor diensten en producten met 6 procent btw

Afgelopen september kondigde de regering aan dat per 1 januari 2019 het verlaagde btw-tarief zal worden verhoogd van 6% naar 9%. Dat betekent dat er over bestaande diensten of producten die onder het lage btw-tarief vallen, vanaf 1 januari 9% btw moet worden gerekend.

Om dit iets beter uit te leggen, hierbij een klein voorbeeld. Stel je hebt een boekwinkel en verkoopt daarin boeken tegen een laag btw tarief (boeken vallen onder laag btw tarief). Over een boek wat je op 31 december verkocht voor 10 EUR, moest je 57 cent btw afdragen (= 6% van het netto omzet van 9,43 EUR). Als je datzelfde boek verkocht op 1 januari, wederom voor 10 EUR, dan moest je hier op dat moment 83 cent btw over afdragen. En je netto omzet ging dus ook omlaag naar 9,17 EUR.

Natuurlijk kon je er ook voor kiezen om een hoger bedrag te vragen per 1 januari. Maar het is behoorlijk wat werk om al je producten van een nieuwe prijs te voorzien. Bovendien kun je met prijzen komen te zitten die heel anders op de klant overkomen. Als je bijvoorbeeld dezelfde netto omzet wil draaien op het boek hierboven, moet je de prijs van 10 EUR rond naar 10,28 EUR toe zetten (want:  1,09 * 9,43 EUR = 10,28 EUR) . En dat is wellicht iets wat je niet wil communiceren naar je klant.

Hoe ga je hier mee om als je met een laag btw tarief factureert?

In principe is het dus heel gemakkelijk. Vanaf 1 januari reken je met 9% btw ipv 6% btw. Echter in praktijk leidt dat nog wel eens tot wat vragen. Wat nu als je in december 2018 een offerte hebt verstuurd met daarin 6% btw maar deze pas in 2019 factureert? Wat moet je dan doen? En wat moet je doen als je in 2018 al hebt gefactureerd, maar pas in 2019 krijgt betaald?

Ook hier is het principe gemakkelijk. Op alle facturen uit 2019 moeten 9% BTW staan. Ongeacht wat je eerder op de offerte hebt gezet. Dat betekent dus dat als jij een offerte voor 100 EUR netto hebt verstuurd in 2018 met 6% btw (= 6 EUR btw en in totaal 106 EUR) en hierover in 2019 een factuur verstuurd, je sowieso 9% btw moet afdragen. Het ligt een beetje aan het contract met je klant wat je in dat geval in rekening brengt: 109 EUR (namelijk 100 EUR netto + 9 EUR btw) of 106 EUR (namelijk 97,25 EUR netto + 8,75 EUR btw). Als je algemene voorwaarden hebt, dan staat daar meestal in dat de belastingen die worden geheven afhankelijk zijn van de dan geldende wetgeving. Dat betekent dus dat de meeste bedrijven hun bruto prijzen zullen verhogen. Maar nogmaals, het ligt aan de overeenkomst met de klant.

Ik ontvang een betaling van een factuur met 6% in 2019

Omdat de meeste facturen pas later worden betaald, zullen veel ondernemers die het lage btw tarief berekenen, in 2019 betalingen ontvangen over facturen uit 2018. Deze hadden nog 6% btw. Dat is in principe geen enkel probleem als je het factuurstelsel voor de btw gebruikt. Bij het factuurstelsel gebruik je de factuurdatum (in dit geval dus ergens in 2018) om het btw tarief te bepalen en te betalen. Het maakt daarbij niet uit wanneer de factuur wordt betaald, omdat je het btw bedrag ook afdraagt over de periode waarin de factuur is verzonden. Niet over de periode waarin de factuur wordt betaald.

Heel soms mogen ondernemers ook het kasstelsel gebruiken. Dat wil zeggen, dat men btw afdraagt op het moment dat de betaling binnenkomt ipv het moment dat de factuur wordt verstuurd. Echter, het kasstelsel mag alleen onder strikte voorwaarden worden gebruikt. Daarom gebruiken de meeste ondernemers dit niet en Gekko ondersteunt dit ook niet. Mocht je onverhoopt toch het kassysteem mogen gebruiken, dan komt dat meestal omdat er veel cash-betalingen binnenkomen op het moment van verkoop. Er is op dat moment dus geen tijdsdiscrepantie tussen factuur en betaling. In het kasstelsel kan het daarom eigenlijk niet voorkomen dat je een factuur uit 2018 pas betaald krijgt in 2019. Hier hoef je als ondernemer dus niet op te letten.
 

Je krijgt bonnen binnen met een laag btw tarief in 2019

De meeste ondernemers zullen voor hun facturen echter niet te maken krijgen met de verandering in het lage btw tarief. De meeste ondernemers versturen tenslotte facturen met het hoge 21% btw tarief. Echter, iedere ondernemer zal op een gegeven moment wel een keer een bon krijgen met het lage btw tarief. Hoe ga je daar nu mee om?

In principe is het heel gemakkelijk, zeker als je Gekko gebruikt. Gekko zal namelijk het btw tarief aanpassen op de datum van de bon. Als je een bon met datum in 2019 invoert, dan krijg je automatisch het 9% btw veld. En als je een bon met datum in 2018 invoert dan krijg je het oude 6% tarief.

Ontvang je een bon in 2019 met nog het oude btw tarief? Kijk dan goed naar de datum op de bon. Als de bon in 2018 is aangemaakt, dan klopt de bon en dat moet je hem gewoon in 2018 opgeven. Als de bon echter in 2019 is gedateerd of als je de bon niet meer kan opgeven in 2018, wijs dan je leverancier op de fout in de bon. We raden je in dat geval ook aan om de bon niet te betalen totdat je een correcte factuur hebt gekregen.

Mag ik antedateren om toch nog te kunnen factureren met 6%?

Maar wat nu als je een factuur in 2019 stuurt met factuurdatum 2018. Mag je dan wel 6% gebruiken? Het korte antwoord is: nee, dat is illegaal en mag absoluut niet. Wat je dan namelijk aan het doen bent is antedateren (het veranderen van de datum op een officieel document naar een reeds verstreken datum zie ook Dagtekening). Het probleem is dus niet dat je 6% gebruikt, maar dat je fraude aan het plegen bent. Doe dit dus absoluut niet.

Er zijn natuurlijk altijd uitzonderingen op de regel. Stel bijvoorbeeld dat je in 2019 een kredietfactuur moet sturen om een reeds verstuurde factuur in 2018 met 6% btw te corrigeren. In dat geval zou het wel normaal zijn dat je de kredietfactuur antedateert naar 2018 en 6% btw gebruikt. Maar ook hier moet je rekening houden met de timing. Je moet tenslotte voor het einde van januari je btw opgave hebben gedaan over het 4e kwartaal. Aanpassingen in de btw zijn na januari een stuk lastiger vanwege de btw verhoging.Leg jij maar eens uit aan de Belastingdienst waarom je in 2019 nog een factuur met 6% btw moest sturen. Probeer dus eventuele aanpassingen over het vierde kwartaal allemaal netjes voor het einde van januari te hebben doorgevoerd. Je wil namelijk niet de schijn tegen je hebben dat je aan het antedateren bent.

Wat moet ik doen in mijn Gekko account?

Heel weinig. Gekko zal namelijk automatisch de meeste aanpassingen doorvoeren zodat jij je hier geen zorgen over hoeft te maken. Het is echter wel belangrijk om te controleren welk btw tarief je gebruikt op facturen. Want Gekko zal niet automatisch het btw tarief op je factuur aanpassen van 6% naar 9%. Gekko geeft alleen een waarschuwing als je in 2019 nog met 6% probeert te factureren (maar omdat er soms afwijkende btw tarieven worden gebruikt, kan je deze waarschuwing ook negeren).

We raden je dus aan om in je factuurinstellingen te controleren of je het juiste btw tarief gebruikt. En als je een Premium account hebt, bekijk dan ook even of je de verschillende veelgebruikte producten en diensten moet aanpassen naar het nieuwe btw tarief. Voor de meeste ondernemers is dit echter een fluitje van een cent. En aanpassen moet natuurlijk alleen als je überhaupt van het lage btw tarief gebruik maakt. 

Dus gemakkelijk je administratie bijhouden met Gekko, ook in 2019!