Wat zijn privé onttrekkingen en hoe ga je hiermee om als zzp'er? Moet je dit überhaupt wel bijhouden als ondernemer? In dit blog leggen we eerst uit wat privé onttrekkingen zijn en daarna gaan we in op de vraag hoe je dit kunt opgeven in je Gekko administratie.

Wat zijn privé onttrekkingen?

We krijgen nog wel eens de vraag: “Ik keer mezelf iedere week 500 EUR uit vanaf mijn zakelijke rekening. Hoe zet ik dit in Gekko?” Het antwoord is simpel: die 500 EUR is een privéonttrekking.

Privé onttrekkingen zijn alle betalingen die je vanaf je zakelijke bankrekening doet maar die privé zijn. Dus geen zakelijke kosten. Zoals we al eerder aangaven zijn uitkeringen aan jezelf privé onttrekkingen maar er zijn nog veel meer voorbeelden:

• Je betaalt de benzine voor de privé auto van je partner met je benzine pas die is gekoppeld aan je zakelijke rekening.

• Je betaalt de jeans voor je 16-jarige dochter per ongeluk van de zakelijke rekening.

• Je hebt even niet genoeg geld op je privé rekening dus je betaalt de dagelijkse boodschappen van je zakelijke rekening.

Dit zijn allemaal voorbeelden van privé onttrekkingen waarbij je iets koopt dat niet zakelijk is maar waarbij uiteindelijk toch geld wordt afgeschreven van je zakelijke bankrekening.

Wanneer moet je privé ontrekkingen bijhouden?

Of je privé ontrekkingen moet bijhouden in je administratie, hangt af van de rechtsvorm van je onderneming. Als je onderneming een BV is, dan moet je privé ontrekkingen bijvoorbeeld goed bijhouden. Het is namelijk waarschijnlijk dat je daar belasting over moet betalen Je mag niet zomaar geld uit je BV halen zonder dat je hier belasting over betaalt zoals dividend belastingen of loonbelastingen.

In het geval van een BV betaal je aparte belastingen over de winst van je bedrijf en over je inkomsten als privé persoon. Omdat hier verschillende tarieven voor gelden, mag je privé en zakelijk niet zomaar mengen. Als jij de dagelijkse boodschappen door je BV laat betalen, zal de Belastingdienst je uiteindelijk verplichten om daar belasting over te betalen inclusief boete. Om een boete te voorkomen kun je de privé ontrekkingen als BV dus maar beter bijhouden.

Waarom zijn privé onttrekkingen voor een eenmanszaak onbelangrijk?

De meeste ondernemers in Nederland hebben geen BV maar een eenmanszaak opgericht. Voor een eenmanszaak gelden andere regels, waardoor privé onttrekkingen niet van belang zijn. Een eenmanszaak is namelijk 'fiscaal transparant'. De Belastingdienst ziet je in dit geval als privé persoon en niet zo zeer als onderneming.

Dat klinkt vreemd, maar wat hier feitelijk mee wordt bedoeld is dat niet 'de onderneming' belasting betaalt over de winst, maar de eigenaar zelf en eventueel andere participanten (zoals in een VOF).

Hierdoor betaal je alleen inkomstenbelasting over de totale inkomsten van je bedrijf en privé persoon. Je hoeft geen aparte belastingen af te dragen over de winst van je bedrijf. Belastingen zoals vennootschapsbelastingen, dividendbelastingen en loonbelastingen zijn voor eenmanszaken niet relevant. Allemaal belastingen die een BV juist wel moet betalen.

Dat maakt privé opnamen een stuk gemakkelijker voor eenmanszaken. Omdat je inkomstenbelasting betaalt over alle (zowel privé als zakelijke) inkomsten, hebben je privéontrekkingen vanaf je zakelijke rekening hier geen invloed op. Je kan dus gewoon de dagelijkse boodschappen doen vanaf je zakelijke bankrekening zonder dat de Belastingdienst dit erg vind.

Moet ik privé onttrekkingen verwerken in mijn boekhouding?

In principe hoef je privé onttrekkingen als eenmanszaak dus niet bij te houden. Hoeveel of hoe weinig je ook aan je onderneming onttrekt, dit heeft geen invloed op je belastingaangifte als eenmanszaak. Je hoeft dus niet bij te houden hoeveel je privé uitgeeft.

Als je privé onttrekkingen toch wilt bijhouden in je Gekko administratie, kun je deze het beste opslaan als 'persoonlijke kosten'. Gekko zal deze kosten niet meenemen in je zakelijke kosten. De btw wordt dus ook niet meegenomen in je btw-rapportage. 

Als BV moet privé onttrekkingen dus wel goed bijhouden en ook hier kun je in Gekko de kostensoort 'persoonlijke kosten' gebruiken. Zo kun je aan het einde van een periode snel zien wat de privé onttrekkingen waren en zelf berekenen welke belastingen je hier over moet betalen.

Heb ik een zakelijke bankrekening nodig als eenmanszaak?

Een zakelijke rekening is niet noodzakelijk bij een eenmanszaak.  Er zijn veel zzp'ers met een eenmanszaak die denken dat ze een zakelijke bankrekening moeten hebben naast hun privé rekening. Echter ben je als eenmanszaak fiscaal transparant. Je mag je privé en zakelijke uitgaven dus vanaf één rekening betalen.

Je mag dus onbelast privé onttrekkingen doen vanaf je bedrijf, maar ook mag je zelf bepalen hoe je de geldzaken van je bedrijf wilt regelen. Je kan je als eenmanszaak gewoon laten uitbetalen op je privérekening en je hebt hier geen zakelijke rekening voor nodig. Een zakelijke rekening is natuurlijk wel handig om overzicht te scheppen in de inkomsten en uitgaven van je bedrijf en daarom in veel gevallen geen overbodige luxe.

Handig aan Gekko is dat je heel gemakkelijk je bankrekening kunt koppelen aan je boekhouding. Ideaal als je overzicht wilt houden in je administratie, of je nu een zakelijke of privé rekening hebt. Je laadt één keer je bankgegevens in en koppelt ze daarna aan je inkomsten en uitgaven. 

Als afsluiting hebben we nog een paar handige tips voor je, als je er voor kiest om privé onttrekkingen bij te houden in Gekko.

Tip 1: privé onttrekkingen vallen niet onder zakelijke kosten of winst

Eigenlijk is het voor eenmanszaken dus vrij simpel: privé onttrekkingen kun je negeren. Voor zzp'ers die de privé onttrekkingen wel bijhouden in de administratie, hebben we twee belangrijke tips:

• Kosten die je privé onttrekt mag je niet opgeven als zakelijke kosten. Het is als eenmanszaak niet belangrijk om bij te houden hoeveel privé onttrekkingen je hebt. Desalniettemin is het van groot belang dat je alle privé onttrekkingen uit je zakelijke kosten haalt. Als je dit niet doet, zal de Belastingdienst de privé kosten achteraf toch belasten inclusief boete. Dus als je de benzine van je partner betaalt met je zakelijke tankpas, trek deze privé uitgaven dan weer af van je zakelijke kosten.

• Privé onttrekkingen zijn geen winst. Dit is een groot misverstand onder ondernemers. De winst die je maakt met je onderneming is het verschil tussen de inkomsten en zakelijke kosten. Het geld dat je uit je onderneming haalt heeft hier niets mee te maken. De winst is belastbaar bij een BV door de vennootschapsbelasting en bij een eenmanszaak door de inkomstenbelasting. 

Tip 2: gebruik een rekening courant voor privé uitgaven

Er zijn overigens ook slimme trucjes waarmee je toevallige privé uitgaven kunt verwerken in Gekko als je een bv hebt. Zo kun je bijvoorbeeld de privé onttrekkingen opgeven als 'rekening-courant schuld'. Met een rekening courant kun je tot een bedrag van € 17.500 lenen van je bedrijf zonder dat je hier rente over hoeft te berekenen of belasting over hoeft te betalen.

Deze rekening courant kun je ook gebruiken voor privé aankopen. Echter, als je dergelijke constructies gaat doen, kun je beter even overleggen met je belastingadviseur. Het blijft immers een schuld die je moet terugbetalen en hoe je deze privé uitgaven exact opgeeft is van groot belang.

Tip 3: Gebruik slimme tools om al je inkomsten èn uitgaven bij te houden

Je kan heel eenvoudig zelf je inkomsten en uitgaven bij houden in een gratis boekhoudprogramma zoals Gekko. Daar heb je geen dure boekhouder voor nodig, je kan zelf binnen een paar minute aan de slag gaan om te zorgen dat je al je prive uitgaven goed in je administratie hebt verwerkt. Op die manier is het een fluitje van een cent om te zorgen dat jouw prive ontrekkingen niet onterecht als kosten worden meegenomen, wat problemen op kan leveren. Als laatste, zorg dat je dit meteen vanaf het begin doet. Zodra je gaat werken aan je onderneming moet je dit goed bijhouden, ook als je jouw bedrijf nog niet hebt geregistreerd bij de KVK, moet je al je administratie bij houden. 

Vragen over privé onttrekkingen? Laat je vraag achter in de comments of mail naar support@getgekko.com.