Waarschijnlijk heb je de afgelopen tijd wel eens wat gehoord over e-facturen en UBL (Universal Business Language). Zo zou elektronisch factureren in UBL de standaard gaan worden. Sterker nog, sinds 1 januari 2017 zijn e-facturen verplicht gesteld door de overheid. Wat is nu waar van al deze geruchten? Is UBL noodzakelijk en wanneer komt UBL naar Gekko?

Wat is E-facturatie en UBL?

E-facturatie staat voor elektronisch factureren. Dit betekent dat je facturen digitaal verstuurt en automatisch verwerkt in een systeem zonder dat jij er iets voor hoeft te doen. Om automatisch facturen te kunnen verwerken, hebben we een standaard ‘taal’ nodig die elk systeem kan inlezen. Dat is UBL, Universal Business Language, een vorm die voor elke software leesbaar is. UBL is dus een standaard voor het uitwisselen van zakelijke documenten. 

Waar komt dat eigenlijk vandaan, UBL?

UBL is bedacht door OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards). Deze Amerikaanse non-profit organisatie is een samenwerkingsverband tussen verschillende grote organisaties (zoals Microsoft, IBM, Dell, General Motors etc.). Zij zetten zich in om afspraken te maken over hoe ze digitale informatie uitwisselen.

Deze organisatie merkten dat digitale documenten die ze toegestuurd kregen van andere partijen, niet direct in hun eigen omgeving konden opslaan. De reden hiervoor was dat de documenten allemaal een ander format hadden. Zo kon een pdf-bestand niet zomaar ingelezen worden, maar moest dit eerst omgezet worden naar een ander format. En dat kostte veel tijd. Daarom spraken deze partijen in begin 2004 af om elkaar documenten te sturen in één format: UBL.

Wat heb ik aan e-facturatie in UBL als ondernemer?

UBL is dus een soort digitale algemene taal die internationaal door veel grote bedrijven en instanties wordt gesproken en waarmee je zakelijke documenten gemakkelijk kan uitwisselen. Een e-factuur in UBL kan direct worden ingelezen door de ontvanger, zonder dat daar nog een mens naar hoeft te kijken. Wat dit voor jou oplevert:

• Je verkleint de kans op fouten bij het inboeken van facturen, omdat de informatie één op één kan worden overgenomen
• Je bespaart tijd en je boekhouder ook, want je hoeft facturen niet meer in te scannen
• Je online boekhouding is sneller up-to-date waardoor je inzicht verbetert

Dit zal je uiteindelijk helpen om je administratie efficiënter en goedkoper te maken. Bovendien, als elk bedrijf straks alleen nog maar e-facturen verstuurt, ontkom je er niet aan dat je zelf ook moet gaan e-factureren.

Maar waarom gebruiken we e-facturatie nu nog niet?

De eerste reden is dat e-facturen in UBL-format pas sinds 1 januari 2017 verplicht is gesteld door de overheid. Dit betekent dat nieuwe leveranciers vanaf 2017 deze standaard moeten leveren. Echter geldt dit niet voor lokale overheden (provincies en gemeenten) en ook niet voor bestaande contracten. De meeste facturen die nu digitaal naar de overheid worden gestuurd, hebben dus nog steeds het standaard pdf-format.

De tweede reden is dat er tegenwoordig meer mogelijkheden zijn om verschillende formats om te zetten. Een csv-document kan bijvoorbeeld gemakkelijk worden ingelezen in een xls-document. Echter het één op één inlezen van data uit documenten is bij veel formats nog niet mogelijk. Zo kunnen we de tekst in een pdf weliswaar kopiëren, maar het is een stuk moeilijker om de relevante informatie (leverancier, bedrag, btw-nummer etc.) automatisch in te laden.

De belangrijkste reden dat e-factureren in UBL nog niet veel wordt gebruikt, is dat zonder vertaalsoftware UBL lastig is om in te lezen. UBL is een soort bijlage dat lijkt op een Word-document van 80 regels waarin vooral veel code staat geschreven met soms een bedrag of naam. Een consument begrijpt daar helemaal niets van en veel bedrijven zijn daarom bang om e-facturen te sturen naar hun klanten. Dat oogt onprofessioneel. Ze gebruiken liever de oude vertrouwde factuur in pdf.

Gaat Gekko over op UBL?

Kortom, het loopt nog niet storm met e-facturen in UBL. Daarom hadden we begin 2017 besloten om UBL niet te implementeren.

Echter, begin volgende maand komt UBL alsnog beschikbaar op Gekko. Allereerst, omdat we hiermee tegemoet willen komen aan het streven van de overheid om naar een standaard toe te werken. Daarnaast willen we gebruikers de mogelijkheid geven om e-facturen te kunnen sturen, aangezien dit de standaard gaat worden.

Bovendien kan UBL het inlezen van bonnen in Gekko veel gemakkelijker maken. Met Gekko Premium kun je nu weliswaar bonnen vanuit je e-mail doorsturen naar je online account (via upload@costs.getgekko.com). Echter de informatie op de bon kunnen we niet direct in Gekko verwerken, omdat de formats van de bonnen iedere keer anders zijn. Hierdoor wordt het deels toch een handmatig proces.

Ook al is e-facturatie dus nu nog niet voor iedereen relevant, we verwachten dat vanaf nu wel meer e-facturen in UBL zullen worden verstuurd. Daarom zijn wij dus overgestapt naar de UBL-standaard en kun je waarschijnlijk al vanaf november 2017 gebruik maken van deze nieuwe standaard voor het versturen van je factuur.