Als ondernemer wil je uiteraard graag dat je facturen tijdig betaald worden. Helaas is de realiteit soms anders. Natuurlijk ligt niet alles binnen jouw invloed, maar er zijn wel zaken waar je zelf op kunt letten om betalingen tijdig binnen te krijgen. Lees onze tips en hoe Gekko je hierbij kan helpen.

Maak duidelijke afspraken met je klant

Denk bijvoorbeeld aan de betalingstermijn, prijs, de manier van facturatie etc. De regels voor betalingstermijnen staan vastgelegd in de Wet Betalingstermijnen. De afspraken kun je vastleggen in een getekende opdrachtbevestiging. Ook kun je de algemene (leverings-)voorwaarden bijvoegen. Hiermee voorkom je misverstanden. Wist je dat je met Gekko gemakkelijk documenten kunt opslaan die je mee kunt sturen met offertes en facturen?​

Zorg dat je aan de factuurregels voldoet

Hiermee voorkom je discussie en vertraging. Facturen moeten voldoen aan wettelijke regels. Ook moet je rekening houden met de eventuele eisen die jouw opdrachtgever aan een factuur stelt. Vraag dit dus na vóórdat je je factuur verstuurt. Heb je toch een fout gemaakt? Met Gekko kun je dit gemakkelijk herstellen met een creditfactuur.

Factureer op tijd

Je kunt pas factureren als een opdracht afgerond is. Daarnaast moet je vaak nog een aantal weken wachten op de betaling vanwege de betalingstermijn. Al met al kan het dus best lang duren. Door facturen op tijd te versturen, betaalt de klant vaak ook sneller. Wist je dat je met Gekko ook facturen kunt inplannen? Zo vergeet je nooit een factuur de deur uit te doen.

Factureer in delen

Voer je een grote opdracht uit voor een klant, dan is het raadzaam om in delen te factureren. Zo zorg je niet alleen voor constante inkomsten, ook kun je hiermee zien of je klant zijn facturen tijdig betaalt. Deelfacturen dien je wel van te voren af te stemmen met de klant. Je liquiditeit om de werkzaamheden uit te voeren moeten namelijk niet in gevaar komen.

Stuur herinneringen, maar blijf begripvol en geduldig!

Betaalt een klant niet binnen de afgesproken betalingstermijn? Waarschijnlijk is de klant het vergeten of heeft het erg druk. Wat je het beste kunt doen:

1. Stuur herinneringen per e-mail/post en houd dit goed bij. Hiermee bouw je een dossier op in het geval van wanbetaling.

2. Bel op, en stuur herinneringen per sms. De persoonlijke touch van een gesprek of een smsje helpt bij het onder de aandacht te brengen voor de klant.

3. Maak betalen gemakkelijk. Geef bij de klant aan welke facturen nog open staan en wat het totaalbedrag is.

4. Vraag om de reden waarom de klant niet betaalt en kijk samen naar oplossingen. Zo kun je een betalingsplan opstellen of eventuele problemen met je geleverde diensten oplossen.

5. Blijf kalm. Je klant heeft vaak niet eens door dat jij boos bent, terwijl jij je al tijden zit op te vreten. Bovendien kan je klant geïrriteerd worden op het moment dat je erg assertief overkomt of begint te dreigen met incasso bureaus. Als je drie keer achter elkaar belt, neemt de klant de derde keer vaak niet op. Dat is niet omdat hij niet wil betalen, maar omdat hij geen zin heeft om nog een keer het gesprek aan te gaan.

6. Geef bij slecht betalende klanten aan dat je eerder - of zelfs vooraf - betaald wil worden bij een volgende opdracht bij dezelfde klant. Zo leert een klant slechte gewoontes af.

Bedenk je dus goed: geduld is een schone zaak! Over het algemeen betalen klanten uiteindelijk wel. Boos worden of direct aanmaningen sturen heeft vaak alleen maar een averechts effect waarbij je een levensgroot risico loopt dat deze klant je nooit meer zal inhuren en dit voornemen ook met anderen deelt. Want ook al is het een slecht betalende klant, het blijft toch een klant.

Stuur een aanmaning

Als de betaling na al het bovenstaande toch uitblijft, moet je uiteindelijk een aanmaning sturen. Zet daarin het betreffende factuurnummer, de factuurdatum en de uiterlijke betalingsdatum. Je klant heeft officieel nog 14 dagen om de factuur te betalen. Met je Gekko account kun je in het facturenoverzicht gemakkelijk zien of een factuur over datum is en wanneer je herinneringen hebt gestuurd.
 

Start een incassoprocedure

Na deze aanmaning kun je wettelijk gezien een incassoprocedure starten. Je kunt dan wettelijk gezien incassokosten in rekening gaan brengen. Het minimumbedrag van deze vergoeding is 40 euro. Daarnaast mag je na 30 dagen ook nog een wettelijke rente berekenen. Dat is 8% bij handelstransacties en 2% als je met consumenten zaken doet (laatste update 1 januari 2017). Je kunt natuurlijk ook hulp vragen van een incassobureau.