Vorige week was het eindelijk zo ver. De bankkoppeling van Gekko is live. Vanaf nu kun je al je banktransacties laden in Gekko en koppelen aan je kosten en facturen. Zo zie je nooit meer aftrekbare aftrekposten over het hoofd en krijg je snel inzicht in welke klanten nog niet betaald hebben. Maar wat kun je nu eigenlijk allemaal met de bankkoppeling en hoe werkt het precies? In deze blog zullen we aan de hand van handige voorbeelden uitleggen hoe het werkt en wat je precies kunt doen.

Een bankkoppeling geeft meer inzicht in je administratie

Door jouw bankrekening te koppelen met jouw Gekko administratie kun je heel gemakkelijk overzicht houden in je financiën. Je hoeft niet meer handmatig in te loggen bij je bank om te kijken of een transactie al betaald is.

In plaats daarvan voeg je de banktransacties eenvoudig in je Gekko account toe en koppel je ze direct aan de juiste factuur of kostenpost. Zo hoef je dus nooit meer in twee verschillende schermen te zoeken naar banktransacties en bijbehorende kosten of facturen in Gekko. Sterker nog, je kunt je kosten uit je Gekko Bonnen app direct koppelen aan je ingeladen banktransacties. Dat scheelt je een heleboel tijd!

Met banktransacties kun je gemakkelijk betalingen bijhouden

Een bankkoppeling in je boekhoudprogramma is handig om meerdere redenen. Zo zorg je dat je uitgaven overzicht in je administratie altijd compleet is.

Soms heb je namelijk geen bonnetje van je uitgaven. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van je bank. Je kunt deze uitgaven nu terug vinden in je banktransacties en eenvoudig toevoegen aan je kostenoverzicht. Zo zorg je dat je nooit onkosten vergeet op te geven bij de Belastingdienst.

Daarnaast kun je snel zien welke facturen betaald zijn en zie je direct welke klanten je nog een herinnering moet sturen.

Een betalingsfoutje aanpassen in je administratie

Heb je wel eens een fout gemaakt met een betaling door 2 getallen om te draaien? Nee? Heel goed! Maar het is mij wel eens overkomen. Er kwam een betaling binnen van €68,79, waar ik al even op zat te wachten, dus ik zette deze (voordat de bankkoppeling er was) op betaald. Echter had de betaling €68,97 moeten zijn, dat geeft een klein verschil van 18 cent.

Zonder de bankkoppeling had ik dit verschil niet gezien en zat er een fout in de administratie. Nu haal je dit soort foutjes er gelukkig makkelijk uit, omdat je het kunt koppelen aan de daadwerkelijke banktransactie.

Hoe koppel je banktransacties aan je facturen en kosten in Gekko?

Als je voor de eerste keer de bankkoppeling van Gekko gebruikt, kun je een intro-tour volgen die je precies uitlegt hoe alles werkt.

Je kan heel gemakkelijk betalingen van je klanten koppelen aan facturen en al je uitgaven koppelen aan je bonnen. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen is een MT940 bestand uploaden in je Gekko account.

Zodra je bank gekoppeld is, kun je beginnen met koppelen van je uitgaven en betalingen aan je Gekko administratie. Als je op een transacties klikt, kun je kiezen voor ‘kosten’ of ‘factuur’. Gekko geeft je een aantal suggesties voor een bon of een factuur die overeenkomt met het bedrag van je transactie. Het enige wat je hoeft te doen is te klikken op ‘koppelen’ en je transactie wordt gekoppeld.

In je kosten- en factuuroverzichten zie je een bank icoontje staan zodra de kostenpost of de factuur is gekoppeld aan een banktransactie. Zo zie je makkelijk in één oogopslag of je nog iets mist.

De financiële gezondheid van je bedrijf in de gaten houden met de cashflow rapportage

Hoeveel geld heb ik op de bank staan? Dat is iets wat iedere ondernemer op dagelijkse basis hoort te weten om te weten hoe je er voor staat.

Vanuit de banktransacties maakt Gekko automatisch een cashflow rapportage zodat je precies kunt zien hoeveel geld je op de bank had staan op ieder moment van het jaar. In de grafiek kun je snel zien wanneer de cashflow stijgt of daalt.

Op die manier zie je gemakkelijk welke grote inkomsten en uitgaven er in de maand zijn. Dit geeft je de mogelijkheid om op tijd actie te ondernemen als dat nodig is, bijvoorbeeld voor grote betalingen aan de Belastingdienst.

Banktransactie van je salaris opgeven in je administratie

Hoe je privé onttrekkingen moet opgeven in je boekhouding hangt af van je rechtsvorm. Ben je een bv of een eenmanszaak/VOF?

Als eenmanszaak is je loon een privé transactie, want alles wat er overblijft in de eenmanszaak is tenslotte jouw inkomen. Je salaris, of andere privé onttrekkingen, kun je als eenmanszaak dus gewoon als privé markeren. Gekko zal zorgen dat deze banktransacties niet als kosten worden meegenomen in je administratie.

Bij een bv werkt het net iets anders. Vanuit de bv is jouw loon namelijk een kostenpost omdat jij als persoon een juridisch gescheiden entiteit van jouw bedrijf bent. In de bv moeten de loonbetalingen dus wel gemarkeerd worden als kosten.

Omgaan met banktransacties van belastingen

Er zijn twee zekerheden in het leven: de zon komt op en je moet belasting betalen. Belastingen zijn een belangrijk en altijd terugkerend feit voor de ondernemer en komen in allerlei soorten en maten voor. Het is belangrijk dat je belastingen goed verwerkt in je administratie. Maar wat doe je precies met banktransacties van je btw en andere soorten belastingen? Zijn dit kosten of niet?

Als het gaat om de inkomstenbelasting die je zelf als eenmanszaak dient te betalen, dan kun je deze in de Gekko bankomgeving als ‘belasting’ markeren. Dit geldt ook voor de btw. De btw die je ieder kwartaal aan de Belastingdienst betaalt zijn namelijk geen kosten. Jij hebt de btw op jouw product of services als ondernemer namelijk geïnd voor de Belastingdienst (wat aardig van je!). Jouw betaling aan de Belastingdienst is dus enkel de afdracht hiervan. In de Gekko bankomgeving markeer je de btw-afdracht daarom ook als ‘belasting’ aan.

Als jij iemand in dienst hebt en je moet loonbelasting afdragen voor je medewerkers dan zijn dit wél kosten. Dit moet je in de bankomgeving dan ook als kosten aanmerken. Wij raden altijd aan om dit goed met je fiscaal adviseur af te stemmen om te zorgen dat je hier geen fouten in maakt.

Hoe verwerk je betalingen met je creditcard?

Soms heb je een banktransactie die bestaat uit meerdere uitgaven. Bijvoorbeeld een afschrijving van je creditcard. Deze transactie kun je in de Gekko bankomgeving markeren als ‘overig’.

Je kunt ieder onderdeel op de afschrijving van je creditcard een kostenpost aanmaken, maar het betalen van de creditcard zelf is geen kostenpost. Een ander voorbeeld van een transactie die meerdere verkopen omvat, is de batch uitbetaling van een Payment Service Provider voor jouw webshop.

Een banktransactie aan twee facturen koppelen

Wat ook wel eens voorkomt, is dat er twee facturen tegen elkaar weggestreept worden. Er wordt dan eerst een factuur gestuurd voor €100, maar daarna een creditfactuur van €25. Dan maak je een betaling over van €75, maar daar is geen factuur voor.

Hoe verwerk je dit in Gekko? Dit is een niet heel moeilijk, je kunt het doen door deze twee facturen handmatig op betaald te zetten. Dit kun je doen in je facturenoverzicht door achter de factuur op het menu te klikken en te kiezen voor ‘betaling toevoegen’. De banktransactie zelf van €75 markeer je als ‘overig’. Je kosten worden dan namelijk wel in het cashflow overzicht meegenomen.

Gaat om twee of meerdere facturen die in een keer betaald worden? Dan werkt dat gewoon hetzelfde als hierboven.

Meerdere bankrekeningen, wat heb ik daar aan?

Als ondernemer kun je er voor kiezen om meerdere bankrekeningen te gebruiken. Zo kun je bijvoorbeeld naast je betaalrekening, een rekening openen om geld apart te zetten voor je btw of om geld apart te kunnen sparen.

Maar het kan ook zo zijn dat je twee bedrijven hebt met een eigen bijbehorende bankrekening. Of je moet banktransacties laden van je privé rekening en je zakelijke rekening, omdat je halverwege het jaar bent overgestapt naar een zakelijke rekening.

Je wilt natuurlijk wel de betalingen van je verschillende bankrekeningen in je administratie kunnen zien. Daarom hebben wij het mogelijk gemaakt om meerdere rekeningen te koppelen in je Gekko administratie. Je kunt in het overzicht altijd gemakkelijk filteren op bankrekening.

Inkomsten opgeven waar je geen factuur voor hebt

Soms krijg je inkomsten zonder dat je daar een factuur voor hebt uitgeschreven. Zo ontvang je bijvoorbeeld rente van je bank. Maar ook andere situaties zijn denkbaar. Als je als muzikant cd’s verkoopt na een concert., krijg je meestal cash geld en geef je ook geen bonnetje uit. Dit geld stort je later op de bankrekening en komt dus wel in je overzicht van je banktransacties te staan. Hoe ga je hiermee om?

Deze inkomsten kun je vanuit Gekko heel gemakkelijk invoeren. Klik op de banktransactie die je wilt koppelen en klik in het pop-up scherm op ‘correctie’ (rechtsonder).  Geef duidelijk aan waarom hier geen factuur aan verbonden zit. De correctie zal daarna verschijnen in je factuuroverzicht. Op deze manier kun je makkelijk verschillende inkomsten zonder factuur verwerken.

Bankafschrijvingen zonder factuur toevoegen aan je boekhouding

Wat doe je met een uitgaven waar je geen factuur voor hebt? Denk bijvoorbeeld aan je bankkosten die iedere maand worden afgeschreven. Je krijgt hier geen factuur van, maar het zijn wel kosten die je maakt voor je bedrijf.

Dit soort transacties kun je gemakkelijk toevoegen in je Gekko account. Klik op de transactie en maak een nieuwe kostenpost aan. De bankkoppeling van Gekko is een makkelijke check om snel te zien of je nog een transactie niet verwerkt hebt, zodat je nooit kosten mist die je van jouw winst had kunnen aftrekken.

Heb je feedback

Wij werken er hard aan met het hele team om de boekhouding zo makkelijk mogelijk voor jullie te maken, en dat kunnen wij natuurlijk niet alleen.

Laat ons dus vooral weten als je vragen op- of aanmerkingen hebt over deze blog of de bankkoppeling. Je kunt dit doen via Twitter, Facebook of door een mailtje te sturen naar support@getgekko.com.

Onlangs zijn wij ook ‘live’ gegaan op Instagram, waar je allerlei leuke tips en tricks krijgt voor je onderneming en binnenkort ook Gekko gebruikers aan het woord zullen komen.