Je hebt net weer btw betaald en je moet over een paar maanden ook weer inkomstenbelasting afdragen. We hebben het hier over belastingen die allemaal uit 2019 afkomstig zijn maar die je nu pas moet betalen. Daarom is het verstandig om hier door het jaar heen alvast een buffer voor op te bouwen. Zo voorkom je dat je ineens zonder geld zit als je je belastingen moet betalen. In dit artikel bespreken hoeveel geld je eigenlijk opzij moet leggen en hoe je dit het gemakkelijkst kan doen.

Belastingen voor zzp’ers: omzetbelasting, vennootschapsbelasting, inkomstenbelasting en premie Zorgverzekeringswet

Allereerst even de verschillende belastingen waarmee je te maken krijgt als ondernemer. Bijna iedere ondernemer zal te maken krijgen met de omzetbelasting, ook wel de btw, of belasting toegevoegde waarde. Dit is de btw die jij zelf betaalt op de meeste onkosten en die de meeste ondernemers moeten berekenen op iedere factuur. Dus er is geen ondernemer die hier nooit mee is geconfronteerd. Zelfs als je een vrijstelling voor de btw hebt (bijvoorbeeld omdat je in aanmerking komt voor de nieuwe kleine ondernemingsregeling), is het goed om hier periodiek naar te kijken. Andere bedrijven rekenen namelijk wel btw en als je bedrijf groeit kan de vrijstelling ook wegvallen.

Daarnaast zullen sommige kleine ondernemers vennootschapsbelasting moeten betalen. Dit is de winstbelasting die een bedrijf moet betalen. Deze belasting geldt echter voor de meeste kleine ondernemers niet. Je hoeft alleen vennootschapsbelasting te betalen als je een BV of NV bent. Als je echter een eenmanszaak bent of onderdeel van een VoF dan ben je vrijgesteld van de vennootschapsbelasting. Omdat ruim 95% van de zzp’ers onder deze laatste twee categorieën vallen, zullen we daarom in dit blog niet verder ingaan op de vennootschapsbelasting. Als je meer wil weten kun je ook dit blog bekijken.

Als je als laatste krijg je als ondernemer te maken met de inkomstenbelasting en premie Zorgverzekeringswet, net als overigens iedere andere burger. Dit zijn de belastingen die je moet betalen over je persoonlijke inkomen en de bijdrage die je moet leveren aan het zorgsysteem in Nederland. Deze belastingen gelden voor iedereen, dus iedereen moet hiermee rekening houden in zijn planning.

Wanneer moet je btw betalen?

BTW moet je periodiek opgeven en betalen. Voor de meeste zzp’ers is die periode ieder kwartaal. Onder sommige voorwaarden kun je de omzetbelasting ook per jaar opgeven en betalen, bijvoorbeeld als je minder dan 1883 euro aan btw betaalt per jaar. Maar het kan ook zijn dat je juist per maand moet betalen. 

Het tijdvak kan dus verschillen en gelukkig ondersteunt Gekko al deze verschillende periodes via de automatische BTW rapportage. Wat echter altijd hetzelfde is, is dat je de BTW altijd binnen een maand na het tijdvak moet opgeven en betalen. Dus als je over Q4 BTW moet opgeven, dan moet dat voor 1 februari hebben gedaan en en moet dit bedrag op de rekening van de Belastingdienst staan. En bij dezen een kleine waarschuwing: je krijgt 100% zeker een boete als je te laat bent, welk excuus je ook gebruikt! Ook als je starter bent dan helpen excuses als “ik wist het niet” of “ik heb nog geen omzet” niet.

Geld reserveren voor je btw-aangifte

Wil je nu niet voor verrassingen komen te staan bij de btw aangifte en betaling? Zet dan geld weg voor iedere periode, b.v. op een gratis zakelijke rekening van N26. Voor de btw is het vrij simpel te berekenen hoeveel je iedere maand opzij moet zetten om de btw gemakkelijk te kunnen betalen. Een goed referentiepunt is de hoeveelheid btw die je hebt betaald over het vorige jaar. Is dat bijvoorbeeld € 3600 op jaarbasis? Dan weet je dat je per maand ongeveer € 300 moet weg zetten voor je btw-aangifte.

Ben je nu net gestart als zzp’er, dan is het iets lastiger in te schatten. Je hebt ten slotte nog geen referentiepunt. Toch kun je ook in dat geval vooraf een inschatting maken op basis van je verwachte omzet. 

Stel je begint als freelancer en je verwacht een jaaromzet van € 40.000. Dan moet je afhankelijk van het btw-percentage dat van toepassing is op jouw onderneming, 9% of  21% aan btw van dit totaalbedrag reserveren voor je btw-aangifte. In dit geval dus respectievelijk € 300 of € 700 per maand. Mocht gaandeweg het jaar nu blijken dat je meer of minder omzet maakt, dan kun je dit bedrag natuurlijk aanpassen.

Verder kun je natuurlijk ook de btw die je op onkosten maakt in veel gevallen aftrekken van de btw die je moet betalen. Dus in veel gevallen zal je btw aangifte iets lager uitkomen. Maar reken jezelf niet rijk. De meeste zzp’ers hebben slechts beperkte btw kosten die ze mogen aftrekken (al die kopjes koffie zijn bijvoorbeeld NIET aftrekbaar ) De gouden regel: je kunt het altijd beter hoger inschatten dan lager. Geld overhouden is altijd beter dan er achter komen dat je de belasting niet kunt betalen.

Wanneer moet je inkomstenbelasting en premie Zorgverzekeringswet betalen?

Iedere burger moet inkomstenbelasting en premie Zorgverzekeringswet, dus ook een ondernemer. Echter, in tegenstelling tot een werknemer betaal je dit niet iedere maand maar moet je dit één keer per jaar betalen. Wanneer dit exact moet, hangt van wanneer je aangifte van het jaar inlevert. Dit moet officieel voor 1 mei in het opvolgende jaar maar je kan hiervoor uitstel krijgen. Meestal krijg je binnen enkele weken daarna een voorlopige aanslag van de Belastingdienst die je binnen een maand moet betalen. Pas veel later zul je een definitieve aanslag krijgen (maar als je alles goed hebt ingevuld zal deze gelijk zijn aan de voorlopige aanslag).

Het kan ook zo zijn dat je in januari al een voorlopige aanslag krijgt opgelegd op basis van een schatting van de Belastingdienst. Deze moet je dan ook binnen een maand betalen maar je kan hiertegen ook bezwaar maken. Dan zul je uitstel van betaling krijgen zolang de Belastingdienst je bezwaar behandeld.

Bereken wat je weg moet leggen voor je inkomstenbelasting

Werknemers in loondienst betalen iedere maand inkomstenbelasting over het salaris wat ze ontvangen. Zzp’ers (in dit geval ondernemers met een VoF of eenmanszaak) betalen deze zelfde belasting over de winst die je onderneming maakt. De winst is simpelweg je netto omzet verminderd met je netto zakelijke kosten. 

Probleem is dat jij als ondernemer deze inkomstenbelasting niet iedere maand mag afdragen, maar dat in één keer moet doen na je jaaropgave. Dat betekent dus dat je door het jaar heen hiervoor moet sparen. Daarbij komt dat het relatief lastig is om je “winst” vooraf in te schatten. Het gaat namelijk niet alleen om je inkomsten, maar ook om je onkosten.

Bovendien zijn er allemaal regelingen voor ondernemers die je belastbare inkomen verlagen. Dat is prettig voor je belastingen (die worden lager) maar het wordt wel complexer om vooraf in te schatten hoeveel inkomstenbelasting je nodig hebt. De belangrijkste aftrekposten waar je meer rekening moet houden zijn de volgende: 

• Zelfstandigenaftrek á € 7.280 (let wel, je moet meer dan 1.225 uur per jaar werken voor je onderneming om hier recht op te hebben, dit moet je kunnen aantonen als je gecontroleerd wordt)

• Startersaftrek á € 2.123 (alleen als je minder dan 3 jaar geleden gestart bent)

• MKB winstvrijstelling á 14% van je belastbare inkomen

Voorbeeld

Stel dat je als freelancer € 40.000 hebt omgezet in een jaar. Na aftrek van je zakelijke kosten, houdt je € 30.000 aan winst over. Hoeveel belasting betaal je daar over? Eerst moet je berekenen wat je belastbaar inkomen is:

Als ondernemer is het verstandig om je winst af te leiden uit je omzet

In het voorbeeld hierboven betaal je uiteindelijk dus maar 5,56% belasting. Dat is heel weinig, maar dat komt omdat het belastbaar inkomen na de verschillende soorten ondernemersaftrek, vrij laag is. Hoe meer je verdient, hoe meer belasting je betaalt. Tot een inkomen van ongeveer 30.000 euro betaal je geen of bijna geen belasting over je inkomen. Als je echter 100.000 euro verdient, zal je 34% van je inkomsten moeten afstaan aan de Belastingdienst.

Als je wilt weten hoeveel belasting je moet wegleggen in jouw persoonlijke situatie, gebruik dan een rekentool. Bijvoorbeeld de rekentool van Wijzer in Geldzaken of de rekentool van Berekenhet . Maar een handige “rule of thumb” is dat je eerst kijkt naar je omzet om je inkomsten te bepalen. Gebruik hiervoor de volgende berekening maken (Omzet - 10.000 EUR) x 0,8 = belastbaar inkomen . In deze berekening ga je ervan uit dat je over de eerste 10.000 euro geen belasting hoeft te betalen (vanwege de aftrekposten) en dat je over iedere overige omzet 20% onkosten hebt die je mag aftrekken. Als je dus verwacht 50.000 euro omzet te draaien, dan kun je op basis van deze berekening verwachten dat je (50.000 - 10.000) x 0,8 = 32.000 euro winst te maken. In de onderstaande tabel kun je zien dat als je conservatief schat je 10% aan inkomstenbelasting hierover moet betalen. Dat is dus 3200 en je moet dus iedere maand 267 euro opzij zetten zodat je dit aan het einde van het jaar kan betalen.

Maak een vast bedrag over van een zakelijke rekening naar privé

Je moet dus tijdens het jaar sparen. Als je georganiseerd te werk wilt gaan, kan het helpen om een aparte zakelijke rekening te openen. De zakelijke rekening kun je gebruiken voor je zakelijke inkomsten en uitgaven maar dus ook om de toekomstige belastingen alvast op stallen.  Je kunt er vervolgens voor kiezen om jezelf maandelijks vanaf je zakelijke rekening een virtueel ‘salaris’ uit te betalen wat je kan gebruiken voor je privé aankopen. Dit zorgt ervoor dat je privé niet te veel geld uitgeeft en je je zakelijke tegoeden kan gebruiken om de belastingen te betalen

Of zet geld op je privé spaarrekening

Als je nu liever niet een zakelijke rekening opent (waarom niet, bij N26 open je snel en makkelijk een gratis zakelijke rekening, terwijl gemiddeld een zakelijke rekening zo’n 10 EUR per maand kost), dan kun je natuurlijk ook er voor kiezen om maandelijks een extra bedrag te sparen via je persoonlijke spaarrekening voor je belastingen. Dat heeft hetzelfde effect als een zakelijke rekening: een gedeelte van je inkomsten zet je apart voor privé uitgaven (op je lopende rekening) en een gedeelte voor belastingen (op je spaarrekening). Let bij deze optie wel op dat je over spaargeld dat je privé beheerd wel box 3 vermogensbelastingen zou kunnen betalen. Dat is heel vaak niet het geval, maar het kan voorkomen. Lees hierover meer in ons blog sparen privé of in je onderneming .

Hoe dan ook, geld apart zetten voor belastingen kan op verschillende manieren en de hoogte hiervan ligt aan je eigen inschatting. En je hoeft natuurlijk niet geld apart te zetten. Het verschilt per mens of dat werkt voor je of niet. Echter voor veel ondernemers brengt dit duidelijkheid en discipline die we anders moeilijk kunnen opbrengen. Dat kan een hoop stress voorkomen. 

Geld opzij zetten voor een dip in je omzet

Een laatste tip waar veel mensen de fout in gaan. In alle voorbeelden hierboven gaan we uit van een vast bedrag per maand. Alsof iedere maand exact hetzelfde is. De praktijk leert echter dat veel zzp’ers geen constante omzet per maand hebben. En dat vooral de grote kostenposten zich onregelmatig aandienen. Denk bijvoorbeeld maar aan verschillen in seizoenen die invloed hebben op je inkomsten. Of heb je net deze maand besloten een auto te kopen, dan zul je deze maand eenmalig heel veel geld moeten uitgeven. Of ben je überhaupt net begonnen en kun je nog niet met zekerheid zeggen hoe je omzet zal verlopen dit jaar?

Wees daarom altijd conservatief en hou altijd net wat meer achter dan je strikt noodzakelijk acht. Je wil geen problemen hebben met betalingen aan de Belastingdienst. Want hou ermee rekening dat bij de meeste faillementen de Belastingdient de grootste schuldeiser is omdat er nog achterstallige belastingen moeten worden betaald. Als je je Belastingen dus niet meer kan betalen, is dat meestal het begin van het einde van jouw onderneming en duidt dat op veel grotere problemen.