Betaalt je klant niet, maar heb je de btw wel al aan de Belastingdienst afgedragen? In het verleden was het lastig om deze btw terug te krijgen. Gelukkig is dat een stuk gemakkelijker geworden. Er zijn echter nog wel een aantal regels waar je je aan moet houden om dit goed te regelen in je administratie.
Hoe maak je aannemelijk dat je klant niet betaalt?
Btw terugvragen van onbetaalde rekeningen was voorheen vrij lastig. De reden hiervoor is dat je moet kunnen aantonen dat de factuur op een later moment niet alsnog wordt betaald door de klant. Dan zou je inkomsten hebben zonder dat je btw hebt afgedragen.
De Belastingdienst had daarom tot 1 januari 2017 nog strenge regels hiervoor. Zo moest je een apart schriftelijk verzoek indienen waarin je duidelijk moest maken waarom de klant het factuurbedrag niet betaalt. In sommige gevallen, zoals faillissement, was dat duidelijk. Maar in andere situaties leidde dit nogal eens tot discussie met de Belastingdienst. Was de ruzie over de hoogte van de rekening wel of niet beslecht? En was er niet een kans dat alsnog (een gedeelte van) de rekening werd betaald, bijvoorbeeld via incasso?
Nieuwe regels voor het terugvragen van btw
Gelukkig heeft de Belastingdienst de regels aangepast en het een stuk simpeler gemaakt. Vanaf 1 januari 2017 geldt dat je de btw mag terugvragen als de factuur uiterlijk één jaar nadat de betalingstermijn is verlopen, nog niet betaald is. Als de factuur geen betalingstermijn vermeldt, geldt de wettelijke betalingstermijn van dertig dagen. Ook bij gedeeltelijk betaalde facturen mag je btw terugvragen. Is bijvoorbeeld de helft van de factuur niet betaald, dan mag de helft van het op de factuur vermelde btw-bedrag terug worden gevraagd. Dit betekent dat je dus minstens 1 jaar moet wachten, en dat is niet een onredelijke termijn. Na die tijd is het zeer onwaarschijnlijk dat de factuur ooit nog betaald zal worden.
Voor het terug vragen van de btw is het altijd van belang dat je een goede administratie bij houdt. Of het nu gaat om het terug vragen van btw die je in rekening hebt gebracht op je factuur, of dat je btw betaald hebt bij aankopen, zorg dat je altijd een goede administratie hebt en al je bonnen scant.
Niet-betaalde btw terugkrijgen via de btw-aangifte
Je kunt de btw die je teveel hebt betaald meenemen in de btw-aangifte van het kwartaal waarin het jaar afloopt. Dus als je een onbetaalde rekening hebt in het tweede kwartaal van 2017, kun je de btw terugvragen in de btw-aangifte van het tweede kwartaal van 2018.
Het bedrag wat je terugkrijgt kun je gewoon als negatief bedrag opgeven. Dit kun je doen bij vraag 1a (omzet belast met 21%) of 1b (omzet belast met 6%) van je btw-aangifte. Trek gewoon de misgelopen omzet en btw af van de desbetreffende vraag (en ja, het kan dus voorkomen dat je een negatief bedrag opgeeft bij deze vragen).
In Gekko kun je deze onbetaalde rekeningen meenemen in je administratie door een correctie te maken in je administratie. Stel dat je in januari 2018 de btw wilt terugvragen over een onbetaalde rekening van 1000 EUR. Ga hiervoor naar je facturenoverzicht in jouw online account. Klik ‘uploaden’ en vervolgens ‘correctie’. Je kunt het factuurbedrag invoeren als negatief bedrag voor die maand en omschrijven waarom je deze correctie maakt. Gekko neemt automatisch de correctie mee in je btw-aangifte en bij controle kan de Belastingdienst direct zien wat er is gebeurd.
Btw terugvragen: de alternatieve manieren
Het blijft natuurlijk vervelend dat je een jaar lang moet wachten op de btw van een onbetaalde rekening. Al was het maar omdat je er continu aan herinnerd wordt dat er een onbetaalde rekening is. Er zijn echter ook alternatieve manieren om met niet-betaalde rekeningen om te gaan.
Indien het bedrag niet zo hoog is, kun je veel sneller je claim op de klant laten varen en een creditfactuur sturen. Dit is vooral handig als je met terugkerende betalingen van klanten werkt, zoals abonnementskosten. In Gekko wordt bijvoorbeeld een Premium abonnement automatisch afgeschreven van je bankrekening. Daar heb je namelijk toestemming voor gegeven bij de eerste betaling, wel zo makkelijk, zo heb jij er geen omkijken meer naar, het scheelt dat Gekko veel werk. De factuur wordt ook automatisch verstuurd naar jou als klant.
Als na een paar dagen echter blijkt dat het niet mogelijk is om het bedrag af te schrijven (bijvoorbeeld omdat er geen geld op de rekening staat), dan wordt direct het Premium account stopgezet en ontvangt de klant een creditfactuur. De klant kan dan altijd weer handmatig upgraden naar Premium. De paar dagen tussen de factuur en de creditfactuur waarin onbetaald gebruik kan worden gemaakt van Gekko Premium, wordt niet meer geïncasseerd. Het is het niet waard om over deze paar cent moeilijk te doen en bovendien kan dit dit de klantervaring negatief beïnvloeden.
Natuurlijk ligt het erg aan je bedrijfsmodel. Als jij voor tienduizenden Euro’s aan uitstaande rekeningen hebt, zul je niet zo snel de claim laten varen en een creditfactuur sturen. Er zijn echter ook andere methode’s om je facturen sneller betaald te krijgen, kijk daar ook even naar.
