Natuurlijk wordt je uurtarief voor een groot deel bepaald door vraag en aanbod in jouw segment, je specialisme en je niveau. Jouw opdrachtgever zal dus kijken naar het uurtarief in de markt. In principe kun je daar weinig verandering in brengen.

Toch kun je zelf behoorlijk wat invloed uitoefenen op de hoogte van jouw uurtarief. Ook zijn er genoeg mogelijkheden om jouw uurtarief goed te kunnen verantwoorden aan  opdrachtgevers. Het belangrijkste wat je hiervoor moet doen, is vooraf alles op een rijtje zetten.

Stap 1: hoeveel inkomen heb je nodig?

Je begint je eigen bedrijf. Tof! Maar hoeveel inkomen heb je eigenlijk uit dit bedrijf nodig om rond te kunnen komen? Oftewel, welk uurtarief ga je rekenen aan je klanten? Je moet hiervoor een optelsom maken van al je maandelijkse persoonlijke kosten, inclusief een bedrag wat je neerzet om te sparen. Denk hierbij aan de volgende kostenposten: huur of hypotheek, woonlasten, verzekeringen, abonnementen, uitjes, vakanties, sparen en je buffer voor in mindere tijden.

Als je deze lijst ziet, onthoud dan goed dat het hier gaat om persoonlijke kosten en niet om zakelijke kosten die je kan aftrekken van je winst. Daarom staat in dit lijstje ook niet je telefoonabonnement of je transportkosten van OV of een auto. De gemiddelde ondernemer trekt deze kosten namelijk af van zijn inkomen als zakelijke kosten. Neem dus alleen de persoonlijke kosten mee. De zakelijke kosten komen hieronder aan de beurt.

Je berekent dat je ongeveer 3.000 EUR netto per maand nodig hebt. Dat is op jaarbasis een netto salaris van 36.000 EUR. Vervolgens ga je berekenen hoeveel uur je ongeveer werkt in een jaar. Redelijk is dat je 46 werkbare weken hebt met 40 declarabele uren per week. Dat is 1840 uur op jaarbasis. Om je persoonlijke kosten te dekken kom je uit op een uurtarief van 19,56 EUR per uur.

Stap 2: inkomstenbelastingen meenemen in je uurtarief

Hierboven heb je dus het netto inkomen berekend wat je nodig hebt om van te kunnen leven. Maar je betaalt natuurlijk ook belasting, dus je wilt graag weten wat je bruto per uur aan je klanten moet rekenen.

Een ondernemer met eenmanszaak betaalt inkomstenbelasting. Daarnaast zijn er ook allerlei aftrekposten en heffingskortingen die je belastingen weer verlagen. Als je wil weten hoe het precies zit, kijk dan op de website van het Nibud. Maar als je dat te veel moeite vindt, zou je grofweg kunnen zeggen dat je 30% van je salaris moet reserveren voor je belastingen.

Daarnaast moet je als ondernemer ook een inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering betalen van 5,7%. Deze bijdrage komt naast je maandelijkse premie voor de zorgverzekering (die je als het goed is hebt opgegeven onder het kopje verzekeringen bij je persoonlijke kosten).

Als we doorgaan met ons voorbeeld uit stap 1, dan moeten we rekenen met een netto bedrag van 36.000 EUR. Als we de belastingen hierbij optellen, komen we uit op een belastbaar bruto inkomen van 55.987 EUR. Het uurtarief wordt nu 30,42 EUR per uur.

Let wel, in deze berekening is niet meegenomen dat je ook nog een pensioenbijdrage hebt die je van je inkomen mag aftrekken. Je pensioenbijdrage is namelijk belastingvrij zoals je ook in onze eerdere blogpost kan lezen over pensioen en fiscaal voordeel.

Stap 3: zakelijke kosten optellen bij je uurtarief

Dit is nog steeds een vrij kaal uurtarief. We hebben namelijk nog niet rekening gehouden met je zakelijke kosten. Zakelijke kosten kun je aftrekken van je inkomsten en verlagen je belastingen. Daarom tel je de zakelijke kosten pas bij je uurtarief nadat je je inkomstenbelasting hebt berekend.

Onder zakelijke kosten vallen bijvoorbeeld materialen die je gebruikt tijdens je werk. Als je een timmerman bent, gebruik je hout en dat hout moet je kopen. Maar ook zaken als een computer, een telefoonabonnement of een auto op de zaak zijn meestal onderdeel van je zakelijke kosten.

Algemene zakelijke kosten

Sommige zakelijke kosten neem je niet mee in je uurtarief, omdat je ze direct doorfactureert aan je klant. Denk bijvoorbeeld aan een reiskostenvergoeding of materialen die je apart vermeld op je factuur. De zakelijke kosten die je meeneemt in je uurtarief zijn je vaste algemene onkosten. Stel je hebt een zakelijk telefoon abonnement voor je werk, dan zouden veel van je klanten vreemd opkijken als je het aantal gebelde minuten apart zou doorfactureren.

Sommige uitgaven zijn gedeeltelijk zakelijk en gedeeltelijk privé. Een telefoonabonnement dat bijvoorbeeld zowel zakelijk als privé wordt gebruikt, moet je gedeeltelijk onder zakelijke kosten (stap 3) en gedeeltelijk onder persoonlijke kosten (stap 1) rekenen. Want je mag alleen het zakelijke gedeelte aftrekken van je inkomstenbelasting (stap 2). Meer hierover in onze blogpost over de voor en nadelen delen van zakelijke abonnementen.

Zakelijke investeringen

Let wel even goed op bij grotere investeringen. Als jij een nieuwe computer koopt voor je werk a 1.000 EUR, dan is dat een zakelijke uitgave, maar niet één die iedere maand terugkomt. Zorg dus bij de berekening van je uurtarief dat je een gemiddelde neemt en gebruik eventueel een gemiddelde van de kosten die je kan opslaan met de Gekko Bonnen app.

In ons voorbeeld uit stap 2 tellen we 2.000 EUR per jaar aan zakelijke kosten die je niet direct kan doorberekenen aan je klant. Ons uurtarief wordt met de dekking voor de onkosten dan 31,51 EUR.

Stap 4: Hoeveel uur per jaar kan je daadwerkelijk factureren?

Hierboven gaan we uit dat je 1.840 uur werkt in het jaar (namelijk 46 weken werken van 40 uur). Je kunt echter niet al je gewerkte uren direct declareren bij de klant. Het is daarom ook heel verstandig om van te voren een inschatting te maken hoeveel uren je waarschijnlijk gaat declareren.

Bij deze inschatting moet je de volgende drie vragen beantwoorden: 1) Hoeveel tijd ben je bezig met het binnenhalen van je volgende opdracht? 2) Hoe lang is je gemiddelde opdracht? 3) Hoeveel uur factureer je daadwerkelijk als je werkt?

Hoeveel tijd ben je bezig met het binnenhalen van je volgende opdracht?

Bij de eerste vraag maak je een inschatting van hoeveel tijd het je kost om een opdracht binnen te halen. Komen deze vanzelf binnenwaaien en kun je altijd meteen aan de slag? Dan zijn in principe al je uren declarabel en hoef je geen aanpassing te doen in je uurtarief. Maar ben je vaak een maand bezig om een nieuwe opdracht binnen te harken, dan ben je zo 4,5 x 40 = 180 declarabele uren kwijt. Dat is bijna 10% van je inkomsten.

Hoe lang is je gemiddelde opdracht?

De tweede vraag is heel belangrijk voor je uurtarief. Stel dat je bijvoorbeeld twee maanden bezig bent om een opdracht binnen te halen, maar je bent daarna twee jaar onder de pannen. Dan zullen deze twee maanden dat je acquisitie doet niet zoveel invloed hebben op je inkomen. Je hebt daarna tenslotte voor een lange tijd een redelijk zeker inkomen. Als de opdracht echter na een maand weer eindigt, zijn de kosten voor acquisitie wel erg hoog. Daarom is het gebruikelijk dat je bij een korte opdracht over het algemeen ook een hoger tarief vraagt.

Hoeveel uur factureer je daadwerkelijk als je werkt?

Als laatste maak je een inschatting van het aantal uren dat je daadwerkelijk kunt declareren als je aan het werk bent. Stel dat je wordt ingehuurd door één bedrijf voor 5 dagen in de week. Dan is het zeer waarschijnlijk dat je aan het einde van iedere dag 8 uur kunt declareren bij je opdrachtgever. Het is anders als je een ondernemer bent die allerlei verschillende klanten bedient. Dan kan er veel tijd verloren gaan wanneer je wisselt tussen klanten of projecten. Je kunt misschien maar 6 uur declareren van de 8 uur dat je hebt gewerkt op een dag.

Daarnaast zijn er ook zzp’ers die seizoenswerk doen of een beroep uitoefenen waarbij je niet het hele jaar door geld kunt genereren. Houd er dan rekening mee dat je een veel hoger uurtarief moet vragen. Stel, je kunt maar 6 maanden per jaar werken, dan moet je jouw uurtarief dus 2 keer zo hoog maken. Of je moet voor die andere 6 maanden voor een ander inkomen zorgen als dat noodzakelijk is.

Hoe bereken je jouw declarabele uurtarief?

Stel dat je een freelancer bent die ieder jaar ongeveer 10 tot 20 nieuwe opdrachtgevers heeft en je bent niet veel tijd aan kwijt aan acquisitie. Hoogstens 2 weken per jaar. Echter, je opdrachtgevers huren je vaak niet exclusief in. Daarom moet je vaak wisselen tussen klanten en soms zit je ook even zonder werk. Je schat in dat je in totaal ongeveer 5 uur per dag declarabel kunt zijn. Welk uurtarief vraag je?

Het effectieve aantal weken dat je kunt werken is niet 46, maar 44 weken. Per week kun je niet 40 uur maar 25 uur declareren. In totaal dus 1.100 declarabele uren (44 x 25). Dat betekent dat jouw uurtarief van 31,51 verhoogd wordt naar 52,71 EUR per uur.

Je ziet dat je al gauw op een uurtarief van 50 euro komt. We hebben gerekend met relatief lage kosten en we hebben de pensioenafdracht niet meegenomen. Aan de andere kant heb je als zzp’er recht op bepaalde voordelige regelingen waardoor je nog een bedrag van je belastbaar inkomen mag aftrekken. Deze simpele berekening geeft je wel inzicht waar je op moet letten.

Stap 5: Vergelijk je uurtarief met het markttarief

Wij hebben in ons voorbeeld een uurtarief van 52,71 EUR ex btw bepaald. Het is nu zaak dat we kijken of dit uurtarief in lijn is met wat de markt betaalt. Als je veel ervaring hebt op jouw vakgebied, dan kun je waarschijnlijk een hoger uurtarief vragen. Andersom, als je pas net begonnen bent en je hebt nog niet zoveel opdrachten gedaan, is een lager tarief misschien verstandiger.

Het markttarief is in principe je uitgangspositie. Want je kunt als eigen baas weliswaar ieder uurtarief noemen wat je wilt, maar uiteindelijk bepaalt de klant of dat uurtarief ook wordt betaald. Als je te veel afwijkt van de norm, is de kans groot dat je niet wordt aangenomen voor de klus.

Bij het bepalen van een uurtarief is het dus belangrijk om te weten wat de norm in jouw branche is. Wat we je aanraden is op message boards waar veel collega’s komen eens (anoniem) te posten wat zij verdienen of vinden dat ze zouden moeten verdienen. Je kunt natuurlijk ook eens gaan praten met recruiters in jouw branche. Die weten meestal heel goed wat normaal is.

Waarom de btw niet relevant is voor jouw uurtarief

In al deze berekeningen laten we uitdrukkelijk de btw buiten beschouwing. De reden is dat de meeste ondernemers die op basis van een uurtarief werken, vooral andere bedrijven factureren. Bij dit soort ‘business to business’ transacties is de btw niet relevant. Je klant betaalt de btw weliswaar aan jou, maar krijgt datzelfde bedrag aan het einde van de maand of het kwartaal gewoon weer terug van de Belastingdienst. Het is dus broekzak vestzak.

Sterker nog, het is veel slimmer om jouw opdrachtgever een uurtarief exclusief btw aan te bieden. Een uurtarief van 50 euro exclusief btw is aantrekkelijker dan een uurtarief van 60 euro inclusief btw. Juist omdat de btw voor een opdrachtgever eigenlijk irrelevant is, kun je spelen met de psychologie van getallen.

Houdt je administratie bij en volg je cijfers

Wat je ook doet, we raden je aan om alle zaken omtrent je uurtarief sowieso goed bij te houden. Zo kun je controleren of je ingeschatte uurtarief wel realistisch is, want misschien heb je de kosten wel te hoog ingeschat of heb je de hoeveelheid uren die je kan declareren wel veel te ruim genomen.

Ons advies: registreer je uren in je administratie met Gekko. Zo houd je alle onderdelen die je nodig hebt voor het bepalen van je uurtarief bij op één plek. Dan kun je altijd snel kijken of jij nog wel op de goede weg bent.