Met meer dan 20.000 aangesloten ondernemers is Gekko één van de grotere en snelst groeiende administratieve platformen in Nederland. Bovendien is Gekko onbeperkt gratis te gebruiken en daarom gemakkelijk toegankelijk voor ook de kleinste ondernemers. Dit geeft ons een unieke doorsnede van ondernemers in Nederland en  daadwerkelijk met hun administratie omgaan en welke gewoontes ze er op na houden. Op basis van deze gegevens hebben we dus onderzocht wat Nederlandse ondernemers het liefste doen met hun bedrijfsadministratie. Het antwoord zal je waarschijnlijk niet zeer verbazen... Uitstellen!

Onze methode

Voor ons onderzoek hebben we gebruik gemaakt van gegevens die van 1 mei 2015 tot 1 mei 2016 zijn verzameld zijn met de online tool en mobiele applicaties van Gekko. We hebben hierbij gekeken naar de verschillende aspecten van een administratie zoals inkomsten, onkosten, urenregistratie en km registratie. Alle ondernemers op Gekko hebben onbeperkt toegang tot al deze aspecten, maar we maken in onze gegevens wel onderscheid tussen betalende Premium gebruikers (ongeveer 5% tot 10% van de actieve gebruikers) en gratis Basic gebruikers (ongeveer 90% tot 95% van de actieve gebruikers). Omdat het gebruik van Gekko met meer dan 30% per kwartaal groeit, hebben we gebruik gemaakt van deelvergelijkingen tussen de kwartalen. Hierdoor hebben we wat vrijheid moeten nemen met de interpretatie van de data en ronden we percentages verschillen gemakshalve af op tientallen.

Verder hebben we bij dit onderzoek ons gehouden aan de Gekko privacy statement. Dat betekent dat alle data uit dit onderzoek is geanonimiseerd en er zijn geen gegevens gedeeld met derden zonder expliciete toestemming van gebruikers.

Uitgaven vs Inkomsten

Het eerste wat direct opvalt is dat de er een groot verschil zit tussen inkomende facturen en uitgaande facturen. De meeste ondernemers zijn zeer braaf en ijverig als het aankomt op het versturen van hun uitgaande facturen en versturen facturen constant door het kwartaal. Niet zo gek natuurlijk want anders betalen je klanten je niet. Er is altijd wel een verhoging in de eerste week van de maand (50% meer facturen dan in een andere week in diezelfde maand), maar dat kan worden verklaard doordat de meeste ondernemers per maand worden ingehuurd. Het is dus niet zo gek dat als deze periode is afgesloten er een factuur wordt verstuurd.

Echter, voor inkomende facturen zien we een heel ander patroon. Alle bonnetjes die een ondernemer moet bijhouden blijven nagenoeg constant over een kwartaal. Er zijn geen weken in de maand waarop gebruikers meer of minder bonnen invoeren. De enige uitzondering hierop is de laatste week van de eerste maand van een kwartaal. In deze week is het aantal bonnen dat wordt geladen in Gekko gemiddeld 250% hoger dan in iedere andere week in het kwartaal. Het is natuurlijk niet geheel toevallig dat in die week precies de deadline valt van de aangifte van de BTW. Veel ondernemers proberen dan nog last minute hun administratie in orde te brengen. En waar de inkomsten over het algemeen goed zijn bijgehouden, lijkt het erop dat de uitgaven aan het einde van het kwartaal vaak nog een zooitje zijn waar nog even snel wat orde in moet worden geschapen.

Premium vs Basic gebruikers

Dit klinkt natuurlijk allemaal heel logisch, want wie kent dat uitstel gedrag nu niet? Bonnetjes verwerken is een vervelend karwij dat je het liefste uitstelt. Maar het gekke is dat niet alle gebruikers op de zelfde manier dit uitstel gedrag vertonen. Zo zijn betalende Premium gebruikers veel minder geneigd om dit uitstel gedrag te vertonen en als ze het laden van bonnen al uitstellen dan zijn ze vooral geneigd om in de eerste week van het nieuwe kwartaal al hun bonnetjes te laden. Ter vergelijking: als je beide groepen apart neemt, dan laden Premium gebruikers ongeveer 100% meer bonnen in de eerste week van het nieuwe kwartaal ten opzichte van een normale week. In deze zelfde week is echter voor Basic gebruikers geen enkele verhoging van het aantal bonnen te zien (sterker nog, deze week scoorde onder Basic gebruikers net onder het gemiddelde van het kwartaal). In de laatste week van de eerste maand van het kwartaal echter laden Premium gebruikers slechts 50% meer bonnen. Terwijl gratis Basic gebruikers in dezelfde week ruim 350% meer bonnen laden ten opzichte van een normale week.

Het lijkt dus alsof Premium gebruikers iets consistenter zijn met het bijhouden van hun administratie en minder uitstellen tot het laatste moment. Een verklaring voor dit verschil kan zijn dat Premium gebruikers betalen voor het bijhouden van de administratie. Hierdoor maakt men dus een bewustere keuze voor Gekko en daardoor kunnen er een soort “Fear Of Missing Out” gevoelens optreden als je Gekko niet gebruikt. Je hebt betaald voor die applicatie, dus je gaat hem gebruiken ook! Maar er kan ook een meer basale verklaring zijn. Gekko stuurt namelijk aan het begin van ieder kwartaal een berichtje aan Premium gebruikers dat hun BTW aangifte klaar staat. Dit kan als een trigger dienen voor gebruikers om hun aangifte compleet te maken. Aangezien Basic gebruikers geen toegang hebben tot de BTW aangifte (die functie is alleen voor betalende gebruikers), is er voor hen ook geen reden om in de eerste week hun administratie bij te werken.

Hoe dan ook lijken Premium gebruikers veel actiever met hun Gekko account bezig te zijn. Het aantal uren, km, onkosten en facturen ligt gemiddeld zo'n 50% hoger bij Premium gebruikers ten opzichte van Basic gebruikers. Dit is ook niet zo gek omdat het voordeel van een Premium account natuurlijk groter wordt naarmate je Gekko meer gaat gebruiken. Maar Premium gebruikers moeten zichzelf nu niet al te veel op de borst kloppen. Want in sommige gevallen doen zij het slechter dan de gratis gebruikers. Zo wordt de km registratie een stuk regelmatiger bijgehouden door Basic gebruikers dan door Premium gebruikers. Waar Basic gebruikers een zeer constant aantal ritten toevoegt iedere week, laten Premium gebruikers aan het einde van iedere maand een duidelijke verhoging zien (+40% in de laatste week van de maand). Het is natuurlijk een beetje speculeren waarom deze verhoging er is, maar er zijn sterke aanwijzingen dat Premium gebruikers de “bereken je route achteraf” functie veelvuldig gebruiken om een km registratie kloppend te maken aan het einde van de maand. Aangezien Basic gebruikers geen toegang hebben tot deze functie moeten gratis gebruikers beter opletten tijdens de ritten zelf dat ze correct worden ingevoerd.

Na regen komt helaas zonneschijn

Als laatste onderdeel van dit onderzoek hebben we nog een klein beetje gespeeld met statistiek: Want als ondernemers nu zo lui zijn met hun administratie en wachten tot het laatste moment, wat voor invloed heeft het weer dan daarop? Het antwoord zal je (zeker na het voorafgaande) niet moeten verbazen: het aantal onkosten en facturen ligt ongeveer 110% hoger in weken waarin het hoofdzakelijk regent in vergelijking met weken met veel zon. Natuurlijk komen bij deze statistieken wel een zekere mate van subjectiviteit kijken, want wat is een mooie dag? Gekko heeft nog geen “sun = true/false” setting dus we hebben nogal subjectief wat data gepikt via het knmi. De invloed van het weer lijkt echter behoorlijk sterk. Want zelfs onderdelen van Gekko die normaal gesproken constant zijn, zoals het gewerkte aantal uren en de km registratie, lijken een stuk minder vaak te worden gebruikt op een mooie dag.

Onze conclusie is dus dat ondernemers wat betreft hun administratie altijd de weg van de minste weerstand kiezen. Het liefste doen ze namelijk gewoon weg geen administratie. Bovendien lijkt het erop dat op een mooie dag veel ondernemers vrij krijgen van hun baas. Maar wat betekent dit voor Gekko en voor de verder ontwikkeling van ons platform? Allereerst dat we de meeste uitkomsten van onze testpanels met een korreltje zout moeten nemen. Zo waren er namelijk verscheidene proefpersonen die na het proberen van de bonnen app ons garandeerden dat ze met deze app veel consistenter zouden worden in het bijhouden van de administratie. We krijgen nu toch enigszins het gevoel dat hier wat “wishful thinking” inzat...

We zijn echter wel blij dat ondanks het feit dat Gekko nog niet zo consistent wordt gebruikt als we zouden willen, we toch zeker het leven van ondernemers gemakkelijker maken. Want het aantal gebruikers op Gekko groeit gemiddeld nog steeds met ruim 10% per maand en dit duidt er toch zeker op dat ondernemers ons als de weg van de minste weerstand zien.

Dat neemt echter niet weg dat we op basis van dit onderzoek zeker ons team moeten uitbreiden: “Medicijnman gezocht. Moet regen kunnen maken.”