Iedere kleine ondernemer heeft wel eens gehoord van het urencriterium. Als je aan het urencriterium voldoet, kun je veel geld terugkrijgen van de Belastingdienst. Wil je weten of jij aan het urencriterium voldoet en hoe je dit kunt aantonen? In deze blog wat handige tips en tricks.

Wat is het urencriterium?

Het urencriterium is een eis van de Belastingdienst. Dit is het aantal uren dat je als ondernemer moet hebben gewerkt om in aanmerking te komen voor de ondernemersaftrek. Dit is een aftrekpost waaronder ook de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek vallen. Bij elkaar kan dit een aftrekpost zijn van duizenden euro’s. De zelfstandigenaftrek bedraagt bijvoorbeeld al 7.280 euro. Het enige addertje onder het gras: als je winst te laag is, heeft deze aftrekpost weinig nut.

Waarom is er een urencriterium?

De ondernemersaftrek is simpelweg een korting op de belasting. Een ondernemer heeft immers niet hetzelfde vangnet als een werknemer in loondienst (zoals het recht op AOW). Althans, dit moet de ondernemer zelf regelen en dat kost geld. Om die reden krijg een ondernemer korting van de Belastingdienst. Je moet natuurlijk wel kunnen aantonen dat je ondernemer bent. Om die reden heeft de Belastingdienst het urencriterium ingesteld.

Voorwaarden van het urencriterium

Het urencriterium stelt twee voorwaarden om in aanmerking te komen voor de ondernemingsaftrek:

1. Je besteed in één jaar meer dan 1.225 uren aan je onderneming

2. Je moet meer dan vijftig procent aan je bedrijf besteden (naast je andere werkzaamheden)

De eerste voorwaarde geldt per kalenderjaar. Dit betekent dat als je na 1 januari begint met ondernemen, je alsnog aan de eis van 1.225 uur moet voldoen. Een startende ondernemer die bijvoorbeeld in het vierde kwartaal begint met ondernemen, heeft nog maar 92 dagen om het urencriterium te halen. Zelfs als je uitgaat van een zeer harde werker die zonder vrije dag iedere dag 10 uur werkt. Dan nog kom je niet aan het urencriterium (10 uur x 92 dagen = 920 uur).

Bij de tweede voorwaarde is er wel een verzachtende maatregel. De voorwaarde geldt namelijk niet voor starters die minder dan vijf jaar geleden zijn begonnen met ondernemen. Startende ondernemers hebben immers vaak een baan naast hun onderneming nodig om rond te komen.

Welke uren mag je meerekenen?

Het aantal uren dat je besteed aan je bedrijf, is niet gelijk aan het aantal uren dat je factureert aan je klant. Je bent naast het werk waarvoor je betaald krijgt (directe uren), ook tijd kwijt met onbetaalde activiteiten voor je bedrijf (indirecte uren). Bijvoorbeeld acquisitie van nieuwe klanten, administratie, vinden van werkruimte, cursussen etc. Dat zijn allemaal dingen die bij het ondernemen komen kijken en die je mag meenemen in het urencriterium.

Kijk hier wel mee uit. Je mag niet zomaar ieder uur meetellen als werktijd. Het feit dat je de hele dag beschikbaar bent om de telefoon te beantwoorden, betekent niet dat je 24 uur aan het werk bent. Alleen de uren die je daadwerkelijk met een klant bezig bent, mag je meenemen. Ziekte en vakantie telt ook niet mee. Argumentaties als “toen ik op vakantie was dacht ik wel veel aan mijn onderneming” zijn niet toegestaan. Bij controle moet je aannemelijk kunnen maken dat het gaat om specifieke handelingen die noodzakelijke zijn voor je onderneming.

Waar moet je op letten bij het urencriterium?

Het urencriterium zelf is niet zo ingewikkeld. Maar hoe ga je hier nou in de praktijk mee om? Als je gewoon 3,5 tot 5 dagen per week (8 uur per dag) voor je eigen onderneming werkt, zit je over het algemeen goed. Echter, als je naast je onderneming een baan hebt, moet je even oppassen. Een goede maatstaf is om een werkweek van veertig uur te nemen. Als de uren van je onderneming en je bijbaan opgeteld boven de veertig uitkomen, is het specificeren van die uren extra belangrijk. 

De Belastingdienst controleert namelijk regelmatig bij ondernemers en ze zijn hier heel grondig in. Ze willen dag voor dag inzien wat je hebt gedaan als ondernemer en ze controleren bijvoorbeeld ook op basis van je betalingsverkeer of je agenda klopt. Het is daarom van belang dat je een urenadministratie bijhoudt. 

Verlaagd urencriterium bij arbeidsongeschiktheid en zwangerschap

Er zijn een paar situaties waarbij het urencriterium wordt aangepast. Als je bijvoorbeeld een tijd arbeidsongeschikt bent en hiervoor een uitkering krijgt, kun je gebruik maken van het verlaagde urencriterium van 800 uur. De regels die hiervoor gelden kun je vinden op de site van de Belastingdienst. Zo moet je natuurlijk wel recht hebben op een arbeidsongeschiktheidsuitkering. Iets wat de meeste ondernemers niet hebben.

Het kan natuurlijk ook voorkomen dat je als vrouw niet kan werken, omdat je zwangerschapsverlof hebt. In tegenstelling tot arbeidsongeschiktheid, wordt in dit geval de hoogte van het urencriterium niet aangepast, maar wordt het aantal uur dat je mag meerekenen aangepast. In de 16 weken van je verlof, mag je het aantal uur dat je niet werkt meetellen in het urencriterium. Als je normaal 30 uur per week werkt als ondernemer, dan mag je bij zwangerschap 16 x 30 uur (= 480 uur) optellen bij je urencriterium.

Zorg voor een goede urenadministratie

Het urencriterium kan lastig zijn voor startende ondernemers, omdat zij naast het ondernemen vaak nog een vast betaalde baan hebben. Ook als je begint tijdens je studie kan het lastig zijn om aan het urencriterium te voldoen. Je kunt proberen zoveel mogelijk uren te sprokkelen maar als je minder dan 3 dagen werkt, wordt het al snel een probleem.

Hoe dan ook, het is als ondernemer dus erg belangrijk dat je een goede urenadministratie bijhoudt. het boekhoudprogramma met urenregistratie van Gekko kan je hier goed bij helpen. Als je wordt gecontroleerd, heb je in ieder geval een goede voorsprong op de Belastingdienst.