Als je zakelijk uit eten gaat, bewaar jij dan altijd het bonnetje? Als zzp’er mag je eten en drinken als aftrekpost opvoeren bij de Belastingdienst, maar niet in alle gevallen. Dit kan nog wel eens verwarrend zijn. Wij zien dat dit best vaak fout gaat, en dat is jammer. Wanneer mag het nu wel en wanneer niet? In dit blog leggen we je precies uit hoe het zit.

Eten en drinken zijn een zakelijke aftrekpost

De reden dat je als ondernemer bonnetjes bewaard, is omdat je zakelijke kosten mag aftrekken van de belastingen. Helaas is niet alles aftrekbaar. Hoe zit dat met bonnetjes van eten en drinken?

Als je een zakelijke lunch hebt met een potentiële klant, dan zijn dat kosten die je maakt voor je bedrijf. Je zou geen nieuwe opdrachten kunnen binnenhalen zonder dat je je relatie uit eten neemt. Dit klinkt logisch en de Belastingdienst gaat hier ook voor een groot gedeelte in mee. Uit eten gaan met een klant is iets dat hoort bij het ondernemen.

Echter, de Belastingdienst is niet geheel op haar achterhoofd gevallen. Als je niet met jouw klant uit eten was geweest, had je waarschijnlijk alsnog in je eentje gegeten. Eten en drinken is nu eenmaal iets wat ieder mens moet doen. Dus in hoeverre kun je stellen dat het hier om zakelijke kosten gaat?

De Belastingdienst heeft een aantal regels opgesteld voor deze het aftrekken van eten en drinken. Zo mag je de btw op eten en drinken voor zakelijk gebruik in veel gevallen niet aftrekken. Daarentegen mag je deze bonnetjes wel weer opvoeren als aftrekpost voor je winstbelasting. 

Btw is niet aftrekbaar bij een zakelijke lunch in horeca

Er is één simpele regel: de btw van een zakelijke lunch in een horecagelegenheid is in geen enkel geval aftrekbaar. Lunch je buiten een horecagelegenheid? Dan mag je de kosten vaak wel aftrekken van de belastingen.

De reden hiervoor is als volgt. Van de Belastingdienst mag je de btw op eten en drinken voor 'eigen gebruik' niet als aftrekpost opvoeren. Het doel van ons belastingstelsel is namelijk dat de consument de btw betaalt. Daarom zou het onlogisch zijn als je als consument de btw kunt terugvragen. En in dit geval ben jij eigenlijk een consument.

De Belastingdienst ziet jouw zakelijke lunch in een een horecagelegenheid dan ook als eigen gebruik. Zonder klant had je daar misschien ook wel geluncht en bovendien: hoe kun je nu bewijzen dat je met een klant was? De btw van dit soort zakelijke lunches zijn dus helaas niet aftrekbaar.

Btw is wel aftrekbaar als je boodschappen doet bij de supermarkt

Als je iets opeet, ben je de eindgebruiker van het geleverde product (de consument) en je verkoopt wat je opeet niet door. Omdat in ons btw-stelsel het doel is dat de consument uiteindelijk de btw betaalt, vindt de Belastingdienst dat je de btw op eten en drinken niet mag aftrekken.

Maar wat als je het eten niet zelf opeet? Denk bijvoorbeeld aan een restauranthouder. Die verkoopt het eten en drinken wat hij of zij inkoopt door aan klanten. Het zou dus vreemd zijn als je deze normale bedrijfskosten niet mag aftrekken van de btw. Je bent tenslotte niet de eindgebruiker.

Dit klinkt misschien als een uitzondering, maar deze theorie kun je ook toepassen op andere ondernemers. De Belastingdienst maakt namelijk onderscheid tussen twee soorten situaties:

1. Eten en drinken in horecagelegenheid

Als je iets bestelt in een horecagelegenheid dan is dat voor eigen gebruik. Dus btw aftrekken voor eten en drinken in de horeca mag niet. Alle zakelijke lunches en diners kun je dus niet meenemen in je btw-aangifte.

2. Eten en drinken voor eigen gebruik

Als je buiten de horeca eten en drinken aanschaft, mag je de btw wel aftrekken in je btw-aangifte als het gaat om een zakelijke uitgave (dus niet je dagelijkse boodschappen; die zijn privé). Een voorbeeld hiervan is als jij boodschappen doet bij een supermarkt voor koffie en koekjes op kantoor.

Boven de €4600 is eten en drinken aftrekbaar van je winstbelasting

Eten en drinken is dus voor zzp'ers in veel gevallen niet interessant voor de btw-aangifte. Een goede zakenlunch wordt immers meestal niet afgesloten met een bak kwark van de supermarkt. Echter, voor de inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting zijn deze kosten wel interessant. Je mag de kosten van eten en drinken namelijk aftrekken van de winst, waardoor je uiteindelijk alsnog minder belasting betaalt.

Zoals eerder uitgelegd, ziet de Belastingdienst eten en drinken als een noodzakelijk iets en niet perse als iets zakelijks. Dus in hoeverre zijn de kosten van een lunch of diner aftrekbaar van de winst? De Belastingdienst gaat er vanuit dat een deel van het eten en drinken voor eigen gebruik is. De eerste €4600 die je aan eten en drinken uitgeeft, mag je daarom niet aftrekken van je belasting. Alles wat daarboven valt mag wel worden afgetrokken.

Let hierbij wel even op: de hoogte van dit bedrag verandert van jaar tot jaar. Kijk daarom altijd even naar de regels rondom de zakelijke aftrekposten op de website van de Belastingdienst.

Kleine ondernemers mogen 80% van de zakelijke kosten aftrekken

Nu vraag je je misschien af als kleine ondernemer: €4600? Zoveel geef ik in een heel jaar niet eens uit aan eten en drinken, laat staan aan zakelijke lunches.

Dat begrijpt de Belastingdienst ook. Voor kleinere ondernemers is er daarom een aparte regeling. Je mag namelijk 80% van de kosten die je maakt voor eten en drinken aftrekken. Geef jij voor je zaak bijvoorbeeld €3000 uit aan eten en drinken, dan mag je €2400 aftrekken van de winst.

Waar let de Belastingdienst nu op bij aftrekposten?

Helaas is het dus zo dat je als zzp’er niet zomaar eten en drinken kunt aftrekken van de belastingen. Je moet namelijk kunnen aantonen dat het om zakelijke kosten gaat. De Belastingdienst zal de bonnetjes van jouw dagelijkse persoonlijke boodschappen bij de supermarkt niet als zakelijk beschouwen. Ook is de Belastingdienst streng als het gaat om zakelijke lunches.

De Belastingdienst wil eigenlijk een bewijs waarmee je kan aantonen dat het om zakelijke kosten gaat. Een zakelijke lunch in je agenda is daarvan een voorbeeld. Nu lijkt dat toch niet zo moeilijk, zul je denken. Iets is al snel zakelijk en dat zou je ruim kunnen interpreteren. Afspraak met je broer? Zou goed kunnen dat je overleg hebt om eventueel een partnership te beginnen. Uit eten met een vriend? Die vriend werkt wel voor een zeer interessant bedrijf. Tenslotte, zakelijk eten en drinken heeft vaak een persoonlijk element in zich. Dat is immers nu juist de reden dat je die (potentiële) klant mee uit eten neemt.

Echter, de Belastingdienst is niet altijd zo meegaand. En als je heel vaak afspraken opgeeft als zakelijk, hou er dan rekening mee dat je hier in ieder geval uitleg over moet geven en dat de Belastingdienst niet gek is. Als jij een potentiele klant 10 x uit eten neemt en hier geen cent van terug ziet en het betaalde bedrag bovendien niet overeenkomt met het bedrag op de bon, dan kun je er donder op zeggen dat de Belastingdienst je tot de orde zal roepen. En dat is nooit goedkoop.

Houd je zakelijke kosten goed in de gaten

Dus als je echt op het scherp van de snede wil gaan zitten, raden we je aan om even met je boekhouder om tafel gaan zitten. Het kan je veel geld besparen. De standaard stelregel die wij zelf aanhouden is dat het onverstandig is om meer dan €2000 per jaar aan eten en drinken als zakelijke kosten op te geven. Als je hierboven zit interpreteer je de regel ‘zakelijk’ waarschijnlijk te ruim. En de Belastingdienst zal dan al snel zeer kritisch gaan kijken of alles wat je opgeeft, wel overeenkomt met je agenda.

Maar bedenk altijd: ook als je onder deze vuistregel zit, kun je nog steeds verkeerd zitten. Dus het is aan te raden om hier voorzichtig mee te zijn.

Gekko is een gratis online boekhoudprogramma, speciaal ontwikkeld voor zzp'ers en kleine ondernemer. Meer weten? Meld je hier gratis aan.