Al meer dan een jaar (sinds 1 juli 2021) is er een éénloketsysteem voor de btw in Europa. Dat éénloketsysteem (ook wel One-Stop-Shop of “OSS”)  moet er voor zorgen dat je als Nederlandse ondernemer makkelijker goederen en diensten kan verkopen in andere landen in Europa zonder dat je in de knel raakt in je financiële administratie met het berekenen van btw. Maar hoe werkt dit nu en is het ook voor kleinere ondernemers interessant? 

Opfriscursus: hoe ga je om met btw bij verkopen naar het buitenland?

De meeste Nederlandse ondernemers moeten btw berekenen op hun verkopen. Dat is 21% of 9% die je bovenop de prijs rekent en afdraagt aan de Belastingdienst. Als je klant ook in Nederland zit, dan werkt dat heel gemakkelijk. Je rekent gewoon de btw door en geeft dat op bij de Nederlandse Belastingdienst. Simpel systeem dus.

Maar wat nu als jouw klant in het buitenland zit, bijvoorbeeld in Duitsland? In Duitsland hebben ze een ander btw tarief dan in Nederland (het hoge btw-tarief is daar namelijk 19%). Dus moet je dan 19% of 21% rekenen? En aan wie moet je die btw afdragen? Aan de Nederlandse Belastingdienst of aan de Duitse? En waar zou je die Duitse btw moeten opgeven? En wat is een veel groter probleem: wat als je klant in het buitenland jouw Nederlandse btw wil aftrekken van de voorbelasting? Moet die klant dat dan opgeven in Nederland of Duitsland? 

Kort gezegd: als je over de grens gaat, dan wordt btw al snel een (complex) probleem. Gelukkig heeft de EU daar al jaren een simpele oplossing voor bij verkopen tussen bedrijven. Bij een verkoop aan een zakelijke klant in een ander EU land, vraag je het btw nummer van de klant en verleg je de btw gewoon naar de klant toe (dat is, jij rekent geen btw maar laat je klant dat met z’n eigen belastingen verrekenen). Hier hebben we al eerder veel over geschreven en voor handel tussen bedrijven, bekijk ons belasting wiki over btw en over hoe te factureren naar het buitenland.

Btw rekenen in het buitenland

Echter, in dit stuk gaat het specifiek over het wél rekenen van btw naar het buitenland toe. Dit moet je doen als je bijvoorbeeld een consumenten klant in het buitenland hebt, en die niet een zakelijke klant. Maar welk btw tarief reken je dan en waar draag je dat af? Het principe van btw is dat de eindconsument als enige de btw betaald aan de Belastingdienst waar de consument het koopt (voor een uitgebreide omschrijving zie wederom ons belasting wiki). Dus als je een klant hebt in Duitsland en daar goederen of diensten aan levert zou volgens dit principe Duitse btw moeten worden gerekend. 

Maar dat levert weer een probleem op. Want als jij Duitse btw rekent, dan kun je die niet opgeven bij de Nederlandse belastingdienst. Er staat tenslotte geen “19% voor Duitse verkopen” veld in je aangifte voor de btw. Tegelijkertijd kun je ook niet even die 19% btw naar Duitsland toe overmaken. Want naar welk rekeningnummer maak je dit over en welk betalingskenmerk moet daarbij? Daarom was het gebruikelijk dat bij verkopen aan het buitenland je Nederlandse btw rekende en dit ook gewoon als een binnenlandse verkoop opgaf aan de Belastingdienst. Voor ieder land was er namelijk een “drempelbedrag” waarin je gewoon mocht verkopen zonder dat je dit hoefde op te geven aan de buitenlandse belastingdiensten.

De webshop zorgt voor een verandering in de financiële administratie

Dat je lokale btw rekende was lange tijd geen probleem. Tenslotte, hoe vaak verkoop je nu vanuit Nederland iets aan een Duitse consument? In de vorige eeuw was dat niet zo vaak. Maar met de komst van het internet is het antwoord daarop tegenwoordig “best vaak”. Webshops zijn nu eenmaal niet gebonden aan een locatie. Neem bijvoorbeeld de Apple App Store: dat is één winkel, zonder fysieke locatie met miljarden aan verkopen door heel Europa. Welk btw percentage zou daarover moeten worden betaald? Voor ieder land zou dat moeten verschillen en het is ondoenlijk om te stellen dat we het btw percentage van één land nemen voor verkopen naar de hele EU. Zeker omdat er eigenlijk geen fysieke locatie is (ander zou iedere webshop in de EU in luxemburg zitten aangezien de btw daar maar 17% is). Dit probleem geldt niet alleen voor reuzen als Apple maar ook voor kleinere webshops, die ook als paddestoelen uit de grond springen. Want via het internet kun je net zo gemakkelijk bij een Nederlandse webshop kan bestellen als bij een Duitse. 

En de EU wil dit ook stimuleren. De EU wil tenslotte vrij verkeer van goederen en diensten zodat EU consumenten het meeste keuze en de beste prijs krijgen. Maar dat levert wel een steeds grotere probleem op voor de belastingdiensten in de verschillende EU landen. Want als jij bij een Duitse webshop koopt, loopt de Nederlandse belastingdienst btw mis, en krijgt de Duitse belastingdienst btw waar zij geen recht op heeft. En dat is niet de bedoeling, zeker als deze onbelaste bedragen steeds groter worden omdat er steeds meer webshops komen. Tegelijkertijd is het ondoenlijk om de een Nederlandse webshop zich te laten registreren in ieder EU land om daar de btw op eventuele verkopen te laten afdragen. Dat zou het “vrij verkeer van diensten en goederen” niet helpen.

Het éénloketsysteem: voor alle verkopen binnen de EU

Daarom is er nu een nieuw systeem om dit soort problemen op te vangen. Het éénloketsysteem. Dat is in wezen een systeem wat is opgezet door de Nederlandse Belastingdienst voor Nederlandse ondernemers die ook verkopen aan het buitenland doen. In dit systeem kun je bij de Belastingdienst de btw die je hebt gerekend aan buitenlandse klanten gewoon opgeven. De Belastingdienst zal deze btw vervolgens overmaken naar het land waar de btw daadwerkelijk geheven moet worden.

Het werkt als volgt: als je nu een klant in het buitenland hebt, dan reken je niet langer de Nederlandse btw, maar de btw die de consument lokaal moet heffen (zie hier een overzicht van lokale btw). Vervolgens geef je deze btw door in een speciaal portaal in het nieuwe zakelijke portaal van de Belastingdienst. Dit doe je net zoals je normale btw aangifte maar dan nu apart voor verkopen naar andere landen in de EU met een ander btw tarief.

Hoe geef je je op voor het éénloketsysteem?

Je kan je online opgeven voor het éénloketsysteem in het zakelijke portaal van de Belastingdienst. Let wel, je hebt hiervoor wel toegang nodig tot het nieuwe systeem en niet het oude portaal. En wellicht heb je hiervoor eHerkenning nodig. Vervolgens ga je naar de tab eenloketsysteem en vraag je toegang aan.

Na enkele weken krijg je toegang en bij de eerstvolgende btw aangifte kun je nu ook opgave doen voor verkopen in het buitenland. Let natuurlijk wel goed op dat je de juiste btw percentages berekent en opgeeft. Maar in principe is het net zo gemakkelijk als je normale btw aangifte.

Wanneer moet ik het éénloketsysteem gebruiken voor mijn financiële administratie? 

Met de invoering van het éénloketsysteem zijn ook direct de drempelbedragen, waaronder je Nederlandse btw mocht rekenen, verlaagd. Het drempelbedrag ligt nu op €10.000. Als je minder dan €10.000 naar het buitenland levert, mag je gewoon Nederlandse btw blijven rekenen. Maar bij een bedrag daarboven moet je bij het bijhouden van je financiële administratie aanpassen en op alle verkopen lokale btw rekenen en deze btw doorgeven via het éénloketsysteem. En let wel, dit bedrag geldt niet per land maar voor het totaal van alle verkopen naar andere EU landen.

Je zit dus al snel op het bedrag waarboven je moet gebruik maken van het éénloketsysteem. Maar daaronder mag natuurlijk ook. Tenslotte kan het aantrekkelijk zijn voor je klanten om de lokale btw te rekenen. Voor kleine ondernemers in ander land die een kleine aankoop bij je doen, is het aantrekkelijk om lokale btw gerekend te krijgen in plaats van specifiek te moeten vragen voor een factuur waarop de btw is verlegd. Dat scheelt weer behoorlijk wat administratie. En zoals veel ondernemers weten is het terugkrijgen van buitenlandse btw een heel gedoe.

Overigens mag je bij zakelijke klanten natuurlijk gewoon blijven gebruik maken van de verleggingsregeling waarbij je de btw verlegd naar je zakelijke klant zodat die zelf de btw kan opgeven. Het éénloketsysteem is dus niet een dwingend systeem maar juist een verrijking om handel tussen EU lidstaten te kunnen faciliteren.