Het is een vraag die we vaak krijgen: “Ik heb iets gekocht met dollars, waarom kan ik dat niet aangeven in de Gekko Bonnen app?” Het korte antwoord is dat je administratie dan niet meer klopt. Het lange antwoord is dat het administreren van verschillende valuta complex is. In deze blog leggen we uit hoe je het beste om kunt gaan met buitenlandse valuta.
Het probleem van buitenlandse valuta in de administratie: er is niet één wisselkoers
Hoe moeilijk kan het zijn: je koopt wat in dollars en je geeft die dollars op in Gekko. Je rekent de dollars om en klaar is kees. Helaas is dat niet zo gemakkelijk. Want wat is exact de wisselkoers waartegen die dollars worden omgerekend naar euro’s? Dat kan van alles zijn want er is geen vaste prijs voor jouw dollars. De valutamarkten zijn continu in beweging. De ene dollar wordt tegen een andere prijs verhandeld dan de andere dollar. Zelfs als je twee dollars op exact hetzelfde tijdstip aanbiedt in de markt, is er een grote kans dat je voor de ene dollar 0,9123 EUR krijgt en voor de andere 0,9121 EUR. Een identiek product op exact hetzelfde moment maar toch een andere prijs. De reden is simpel: op de valutamarkten bepaalt de vraag de waarde van jouw dollar en misschien is er naar de eerste dollar meer vraag dan naar de tweede dollar.
Banken hanteren verschillende en veranderlijke wisselkoersen
Dit is een extreem voorbeeld en natuurlijk handelen de meeste van ons niet op de valutamarkten. We gaan gewoon naar een bank toe om onze dollars om te wisselen en die geven meestal een vaste prijs per dag. Echter, dan is ons probleem nog steeds niet opgelost. Want iedere bank rekent weer een andere prijs. De Rabo rekent vandaag wellicht 0,9124 EUR voor jouw dollar, maar de ABN rekent 0,9129 EUR voor jouw dollar. Als je naar specialistische sites gaat als de GWK krijg je wéér andere wisselkoersen.
En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat er tussen de datum dat je een factuur ontvangt en de factuur betaalt, een wereld van verschil kan zitten. Een factuur van 1000 USD kan theoretisch gezien een maand later wel 50 EUR meer of minder kosten. Het ligt er maar aan waar de koers naar toe gaat en dus ook hoeveel kosten jij uiteindelijk kwijt bent.
De administratie in Nederland kent maar één valuta: de euro
Er zijn dus verschillende factoren die van invloed zijn op de wisselkoers, zoals de vraag naar valuta, wat de verkopende partij er voor vraagt, het tijdstip etc. Nu zou je kunnen denken: “Wat maakt dat uit voor mijn administratie? Want je kan toch gewoon zeggen dat je 100 dollar hebt verdient?” Helaas mag dat niet. Je administratie is namelijk niet deugdelijk als je niet alles omrekent naar euro’s. Je mag namelijk maar één valuta hanteren voor je administratie en in Nederland is dat de euro. Je kunt in Nederland geen belastingaangifte in dollars doen. Dat betekent dus dat je iedere transactie in buitenlandse valuta moet vertalen naar euro’s. Hiervoor gebruik je de wisselkoers. Maar zoals we net hebben uitgelegd: die wisselkoers verandert continu en je inkomsten en uitgaven dus ook.
Methode 1: gebruik de ‘dagkoers’ van de factuurdatum
Welke wisselkoers moet je nu gebruiken op het moment dat je een factuur verstuurt of ontvangt met een buitenlandse valuta? Je kan hiervoor de zogenaamde ‘dagkoers van de factuurdatum’ gebruiken. Dit is een standaard bedrag die per dag verschilt en die onder andere dagelijks wordt gepubliceerd door de Europese Centrale Bank. Zo kun je alle buitenlandse valuta omrekenen naar euro’s. Een nadeel is dat de daadwerkelijke omrekenkoers vaak anders is dan de hier gepubliceerde dagkoers. Dat is niet alleen omdat je bank wellicht een andere wisselkoers gebruikt dan de ECB, maar ook omdat de meeste facturen pas later worden betaald. En dan is de wisselkoers waarschijnlijk anders. Hierdoor kan het zijn dat het bedrag dat wordt bijgeschreven op je bankrekening net iets meer of minder is.
Houdt dan wel een winst- of verliespost bij
Stel, een factuur van 100 USD is op de factuurdatum omgerekend 80 EUR volgens de dagkoers. Echter op het moment dat het bedrag wordt bijgeschreven op je rekening is dat bedrag veranderd naar 82 EUR. Of juist minder naar 78 EUR. Je moet het verschil tussen deze wisselkoersen dan wel rapporteren. Je moet dan eigenlijk gaan werken met een soort winst of verlies post die het verschil tussen de dagkoers en de daadwerkelijke wisselkoers registreert. Dus eerst registreer je de wisselkoers tegen de dagkoers (dus 80 EUR) en op het moment dat de betaling binnen komt, registreer je apart de winst of het verlies van de wisselkoers (in dit geval plus of min 2 EUR).
Methode 2: gebruik het bedrag op je bankrekening
Misschien denk je nu: “Wat maakt die paar cent verschil nu echt uit?” En nog waarschijnlijker denk je: “Serieus, de dagkoers van de ECB?” Het wordt allemaal wel erg ingewikkeld. Daarom raden wij kleine bedrijven over het algemeen aan om hier een shortcut te nemen. Neem gewoon het bedrag dat uiteindelijk op je bankrekening komt of wordt afgeschreven. Dit bedrag is namelijk vrijwel hetzelfde als het totaalbedrag van de dagkoers plus of minus het koersverlies of de koerswinst. Oftewel, de uitkomst is hetzelfde, de methode is simpeler en kost minder tijd.
Let op met Nederlandse btw en buitenlandse valuta
Let wel goed op bij dit advies: Als het wat ingewikkelder wordt, kun je hiermee de mist in gaan. Als er bijv. Nederlandse btw op een factuur zit met een buitenlandse valuta, zijn er wel weer strikte regeltjes die je dwingen om het btw bedrag van de factuurdatum af te dragen (zie ook de site van de belastingdienst). Gelukkig zit er op facturen met buitenlandse valuta meestal geen btw, maar het blijft altijd even controleren. Het is ook niet voor niets dat grotere internationale bedrijven hier een speciale afdeling voor hebben met specialisten. Het gaat hier immers om grotere bedragen, dus als je wat fout doet, kan de schade snel oplopen. Zolang je jezelf echter nog geen ‘multinational’ kan noemen, zit je waarschijnlijk goed als je gewoon naar je bankafschriften blijft kijken.
