Heb je bonnen van een buitenlandse leverancier voor je bedrijf? Dan kan de btw-aangifte hierover soms knap lastig zijn. We krijgen hier van Gekko gebruikers vaak vragen over. Zoals, hoe ga je om met de bonnetjes van je aankopen in het buitenland, wat moet ik doen met btw in het buitenland en hoe reken ik onkosten in andere valuta om? In dit blog gaan wij op deze en andere vragen om je op weg te helppen. 

10 procent van zzp’ers heeft te maken met buitenlandse btw

Steeds meer zzp’ers krijgen te maken met internationale handel. Tussen de 5 en 10 procent van de zzp’ers die de boekhouding via Gekko regelt, stuurt facturen naar het buitenland. Een nog veel groter percentage ontvangt wel eens facturen uit het buitenland.

Als je bijvoorbeeld zakelijke aankopen doet via het internet bij een buitenlandse webwinkel, doe je zaken met het buitenland. Reis je wel eens voor een congres naar het buitenland? Dan is de kans groot dat je kosten maakt voor je bedrijf in het buitenland.

Soms zie je op dat soort bonnen buitenlandse btw staan en soms staat er helemaal geen btw op. Dit heeft invloed op je administratie en specifiek op je btw-aangifte. Want btw op zakelijke kosten mag je meestal aftrekken van de btw die je moet afdragen. Met buitenlandse btw ligt dit iets anders.

Inkopen uit het buitenland met 21 procent btw

Stel, je koopt vanuit Nederland elektronica voor je bedrijf via een webshop uit het buitenland. Of je hebt leveranciers in het buitenland waar je goederen van inkoopt. Wat gebeurt er dan met de btw?

Dat ligt aan het type aankoop, maar binnen de EU komt het vaak voor dat er gewoon binnenlandse btw wordt berekend. Als je bijvoorbeeld bij Amazon in Duitsland een nieuwe computer koopt, zal er meestal gewoon 21% btw op je factuur staan.

Dat komt omdat Amazon ook aan consumenten verkoopt en zich moet houden aan Europese wetgeving voor webwinkels. Volgens deze wetgeving is de btw niet afhankelijk van het land waarin de verkoper is gevestigd, maar van het land waar de consument het product koopt. Amazon moet de btw over jouw aankoop dan ook afdragen aan de Nederlandse Belastingdienst.

Je kan dus heel vaak de btw op je online aankopen opgeven als binnenlandse btw. Deze btw kun je via de voorbelasting terugvragen bij de Belastingdienst.

Bonnen vanuit landen buiten de EU zonder btw

Het kan echter ook voorkomen dat er op de bon of factuur ‘0% btw’, ‘btw verlegd’ of ‘no sales tax’ staat. Dit is vaak het geval als je niet zomaar wat online koopt bij een webwinkel maar van een specifieke leverancier inkoopt uit het buitenland. Dat betekent dat er geen btw is berekend over de aankoop.

Dit kan voor komen als je producten of diensten buiten de EU inkoopt uit landen waar ze geen btw kennen. Op facturen uit Amerika wordt bijvoorbeeld geen btw berekend. Meestal zie je zoiets staan als ‘no sales tax’.

Tip: Als je bonnen buiten de EU hebt, vink dan in Gekko 'btw verlegd' aan. Als je het btw-rapport gaat maken vragen wij je om deze bonnen op te geven. Wij zullen ze dan automatisch in je btw rapport verwerken.

Bonnen binnen de EU ontvangen zonder btw of ‘btw verlegd’

Ook binnen de EU kun je een bon krijgen waarover geen btw is berekend. Alleen dan staat er vaak op ‘btw verlegd’. Btw verleggen houdt in dat de verkopende partij geen btw betaalt in zijn of haar eigen land, maar deze btw-verplichting verlegt naar de klant. De klant moet dan de btw op de aankoop afdragen in het eigen land.

Als de btw naar jou toe wordt verlegd dan betaal je gewoon 21% btw over de aankoop. Dit geef je op bij de Belastingdienst. Het betaalde btw bedrag kun je echter direct aftrekken van de voorbelasting, dus netto betaal je niets.

Als btw naar jou toe wordt verlegd, heb je dus alleen te maken met de Nederlandse Belastingdienst en kost het je verder niets. Het alternatief is dat de verkopende partij de buitenlandse btw aan jou doorberekend en de btw in zijn of haar eigen land afdraagt. Dan wordt het voor jou en de fiscus allemaal veel ingewikkelder.

In de EU is btw verleggen makkelijker voor ondernemer en fiscus

Het verleggen van de btw is een stuk makkelijker voor verkoper, klant en fiscus. Maar vooral voor jezelf. Stel je krijgt een factuur van een buitenlandse leverancier inclusief btw. Jij wilt de btw die je betaalt uiteraard terugvragen bij de Nederlandse Belastingdienst. Nu is het zo dat de Belastingdienst die btw ook best aan jou wilt teruggeven, ware het niet dat zij die btw dan op één of andere manier van iemand anders moeten ontvangen.

Als de btw niet zou worden verlegd, dan draagt jouw leverancier de btw op de factuur af aan de Belastingdienst van zijn of haar eigen land en niet aan de Nederlandse Belastingdienst. De Nederlandse Belastingdienst kan die btw weliswaar terugvragen, maar dat is best een gedoe. Daarom hebben EU landen afgesproken dat btw mag worden verlegd naar de klant toe.

In dit geval verlegt de leverancier de btw dus naar jou toe en regel je de btw gewoon met de Nederlandse Belastingdienst. Op deze manier wordt de btw niet tussen landen heen en weer geslingerd. Dat scheelt een heleboel tijd.

Voor het verleggen van btw in de EU heb je een geldig btw-nummer nodig

Let wel, btw verleggen kan alleen als je een geldig btw-nummer hebt, want de leverancier moet dit nummer doorgeven aan zijn of haar eigen Belastingdienst. Je leverancier moet namelijk wel kunnen aantonen dat de btw is verlegd naar een ander bedrijf toe. Anders loopt dat land belastinginkomsten mis natuurlijk.

Verlegde btw op een bon kun je feitelijk dus alleen tegenkomen als je bij je leverancier aangeeft dat je een btw-plichtig bedrijf bent waar de btw naar toe kan worden verlegd. Of andersom gezegd, de leverancier kan alleen een factuur met verlegde btw aan jou versturen als jouw btw-nummer bekend is.

Het zal je verbazen, maar dit gaat in de praktijk nog best vaak fout. Soms versturen leveranciers uit het buitenland facturen met 0% btw terwijl ze de btw eigenlijk hadden moeten verleggen. Of leveranciers verleggen de btw zonder dat jouw btw-nummer bij hen bekend is. Zo lang dit allemaal niet om grote bedragen gaat, is dit echter niet zo'n probleem. 

Bonnen zonder btw uit de EU verwerken in je administratie

Het is niet heel ingewikkeld om buitenlandse bonnen zonder btw uit de EU in je administratie te verwerken en zeker niet als je Gekko gebruikt. Ongeacht of er op de bon ‘geen btw’, 0% btw, of ‘btw verlegd’ staat, moet je deze bonnen altijd opgeven alsof de btw naar jou toe is verlegd. Zoals eerder aangegeven maken leveranciers ook wel eens fouten. In principe kun je er vanuit gaan dat de btw op bonnen uit de EU altijd verlegd moet worden. Je kiest dus in Gekko altijd voor de optie ‘btw verlegd’.

Let op, zelfs als er expliciet 'geen btw' op je buitenlandse bon uit de EU staat, moet je kiezen voor de optie ‘btw verlegd’. Gebruik niet de optie ‘geen btw’, want dit is alleen voor kosten waarvan je daadwerkelijk geen btw hoeft op te geven. Zoals kosten waarvan je de btw niet zakelijk mag aftrekken. Denk bijvoorbeeld aan eten en drinken in horecagelegenheden op een zakenreis naar het buitenland.

We raden je eigenlijk aan om altijd ‘btw verlegd’ te gebruiken bij buitenlandse bonnen binnen de EU waar geen btw op staat. Tenzij je zeker weet dat je onkosten vallen onder kosten waarvan je de btw niet mag aftrekken. 

‘Btw verlegd’ opgeven in je btw-aangifte

Als je verlegde btw van bonnen uit het buitenland hebt, geef je die btw ook op in je Nederlandse btw-aangifte. Dit kun je doen in vraag 4b (leveringen/diensten uit landen binnen de EU) en 4a (leveringen/diensten uit landen buiten de EU) in je btw-aangifte. Je geeft gewoon aan welke inkopen je hebt gehad uit het buitenland en hoeveel btw hierover normaal zou worden gerekend (meestal 21%).

Als je de btw-aangifte invult, zal de totale btw die je moet afdragen door deze buitenlandse bonnen omhoog gaan. Echter, zoals we hierboven ook hebben aangegeven, is dat slechts schijn. Het gaat hier namelijk om berekende btw over zakelijke kosten. En die btw mag je, net als Nederlandse btw, gewoon aftrekken als voorbelasting.

Als je dus bij 4a en 4b in totaal een bepaald btw bedrag hebt ingevuld, dan moet je bij vraag 5b (voorbelasting) datzelfde totaal btw bedrag invullen. Het aangifteprogramma van de Belastingdienst ziet dit als voorbelasting en zal dit netjes aftrekken van het totaal bedrag. Het nettoresultaat van buitenlandse inkopen op je btw-aangifte is dus nul.

Tip: Gekko verwerkt al deze btw voor jou automatisch in het btw-rapport. Kies bij het opgeven van je inkoopfactuur of bon voor ‘btw verlegd’ en Gekko doet de rest. Je hoeft de btw niet apart op te geven.

Facturen met een buitenlands btw-percentage

Soms komt het voor dat je op je aankoop een vreemd btw-bedrag ziet staan. In Denemarken gebruikt men bijvoorbeeld een btw tarief van 25%. Dat valt op omdat je in Nederland altijd 21% of 9% betaalt.

De btw die je over je aankoop hebt betaalt, wordt afgedragen aan de Belastingdienst van het land waarin je de aankoop hebt gedaan. Het is daarom belangrijk om te realiseren dat je deze btw niet zomaar kunt opgeven in je Nederlandse btw-aangifte.

Je kan de btw gelukkig wel terugvragen aan de Belastingdienst, alleen niet via de normale weg. Geef deze btw dan ook niet op in het normale opgave formulier van de Belastingdienst. Gebruik hiervoor in de plaats het formulier 'Teruggaaf van btw uit andere EU-landen'. Dit formulier kun je vinden op de website van de Belastingdienst.

Tip: In Gekko moet je voor deze bonnen het bedrag exclusief btw opgeven en aanvinken ‘vrijgesteld van btw’. Dan wordt de btw over deze bonnen niet meegenomen in je normale btw-aangifte. Je kan dan nog steeds de btw apart terugvragen via het bovenstaande formulier.

Help, ik zie nergens iets met btw op mijn bon staan

Soms krijg je hele vreemde bonnen uit het buitenland waarvan je echt niet weet hoe de bon is opgebouwd. Dit gebeurt en helaas kunnen we je niet vertellen wat je precies moet doen en hoe je dit in je administratie moet opnemen. Vaak is het verstandig om te vragen aan de verkoper hoe het zit met de btw. Een mailtje naar de webshop is meestal voldoende om te weten hoe de bon is opgebouwd. Even vragen bij de kassa kan natuurlijk ook.

Mocht je het nu echt niet weten, dan kun je er het beste vanuit gaan dat het aankoopbedrag geen buitenlandse btw bevat. Je geeft in Gekko dus gewoon het hele bedrag op als zakelijke kosten en vinkt aan ‘btw verlegd’. 

Op mijn bon staat buitenlandse valuta

Als je uit Amerika of het Verenigd Koninkrijk importeert, komt het vaak voor dat er buitenlandse valuta op je bon staat. In Gekko kun je geen kosten opgeven met buitenlandse valuta, omdat je als Nederlands bedrijf je administratie in euro’s moet voeren. Dus als je 100 dollar opgeeft als kosten, dan weet niemand wat dat precies inhoudt voor je administratie voordat je het omrekent naar euro.

Als je een bon met buitenlandse valuta ontvangt, moet je het bedrag dus eerst omrekenen. Het makkelijkste is om het bedrag over te nemen dat is afgeschreven van je bankrekening. Daar wordt namelijk de dagwaarde van valuta gebruikt. Als je in het buitenland met een bankpas of creditcard betaalt, hoef je dus eigenlijk nooit om te rekenen en dat scheelt veel tijd.

Tip: Sinds kort kun je met Gekko eenvoudig je banktransacties koppelen aan je kosten. Zo kun je gemakkelijk transacties in andere valuta toevoegen aan Gekko.