Als zzp'er moet je ieder kwartaal de omzetbelasting aangeven en betalen. Een foutje is snel gemaakt, dus loodsen wij je door de belangrijkste aandachtspunten van je btw-aangifte. Lees ook even ons blog 5 Tips voor een goede BTW aangite, dan kan het niet meer mis gaan met jouw aangite. 

Doe je btw aangifte op tijd en altijd op dezelfde wijze

Wat een gedoe die btw-aangifte! Waarschijnlijk gaat dit ieder kwartaal wel eens door je hoofd. Het kost tijd, je bent vergeten hoe het ook al weer zat met bepaalde regels, of je komt er achter dat je een paar fouten hebt gemaakt. Deze gids loodst je heel snel door de belangrijkste foutjes en hoe je dit kunt oplossen.

We hebben één gouden tip voor je. Wat je ook doet, doe de btw-aangifte op tijd (hieronder bij punt 2. kan je de data voor de deadlines vinden) en altijd op dezelfde wijze. Dit is misschien wel één van de belangrijkste tips als je geen problemen wilt met de Belastingdienst. Ben jij iemand die een handje heeft van ‘de ene keer zo en de andere keer zo’? Dan is de eerste tip: breng structuur aan in je administratie.

1. Je neemt de verkeerde facturen mee in je btw-aangifte

De meeste zzp’ers maken gebruik van het factuurstelsel. In dit systeem is de factuurdatum leidend. Valt de factuurdatum in kwartaal drie? Geef de btw dan ook op in je btw-aangifte in kwartaal drie. Neem alle verstuurde facturen mee, zelfs als ze nog niet betaald zijn.

Je kunt ook gebruik maken van het kasstelsel. Dan kijk je naar de betalingen die zijn binnengekomen en dan gelden er andere regels. We raden je niet aan om het kasstelsel te gebruiken, tenzij je echt niet anders kan. Het is complexer om het kasstelsel aan te houden en sowieso maakt het btw-rapport in Gekko alleen gebruik van het factuurstelsel.

2. Je mist de deadline van de btw-aangifte

Het is heel simpel, leer dit rijtje met data voor de btw-aangifte uit je hoofd:

Kwartalen januari, februari maart: deadline 30 april

Kwartalen april, mei, juni: deadline 31 juli

Kwartalen juli, augustus, september: deadline 31 oktober

Kwartalen oktober, november, december: deadline 31 januari

De deadline is dus de laatste dag van de eerste maand van het nieuwe kwartaal. Handig aan Gekko is dat we je automatisch een reminder sturen.

3. Je vergeet de onbetaalde facturen op te geven voor de omzetbelasting

Heb je facturen verstuurd die niet betaald zijn? Neem deze ook mee in je aangifte. Mocht de factuur nooit betaald worden, dan kun je altijd de afgedragen btw weer terugvragen bij de Belastingdienst. Probeer een factuur die je aan het einde van een periode hebt verstuurd en nog niet betaald is, niet te verplaatsen naar een volgende periode. De Belastingdienst is hier heel streng op en bij controle val je door de mand. De factuurdatum op de factuur is leidend voor de btw-aangifte.

4. Je vergeet de korting van de Kleine Ondernemersregeling

Vooral voor zzp’ers die (nog) niet veel verdienen: vergeet de ‘Kleine Ondernemersregeling’ (KOR) niet. De KOR is een vrijstelling voor de btw die minder dan € 20.000 omzet per jaar hebben. Wil je weten of jij ook in aanmerking komt voor de KOR, hier kan je meer informatie vinden over de kleine ondernemingsregeling, of je er voor in aanmerking komt en hoe je het kan aanvragen. 

5. Je geeft buitenlandse btw verkeerd op

Tegenwoordig krijgen Nederlandse ondernemers steeds meer te maken met het buitenland. Bijvoorbeeld als je werkt met buitenlandse klanten of leveranciers, aankopen doet via webshops in het buitenland of op zakenreis gaat. Heb je wel eens bonnetjes uit het buitenland of lever je aan buitenlandse klanten? Dit zijn de meest gemaakte fouten:

1. Je rekent op je verkoopfactuur 21% btw aan klanten in het buitenland

   Als je facturen verstuurt naar klanten in het buitenland, let dan even goed op het btw-tarief. Je kunt niet zomaar de Nederlandse btw rekenen.

   Oplossing: je moet de btw verleggen. Jouw klant betaalt btw in zijn of haar eigen land. Let wel: dit mag alleen als jouw klant ook een btw-nummer heeft. Het btw-nummer moet je opgeven aan de Belastingdienst.

2. Je neemt de buitenlandse btw van je bonnetje mee in je btw-aangifte

   Heb je een bonnetje van een aankoop in het buitenland en staat hierop buitenlandse btw? Deze btw kan je helaas niet zomaar opgeven als voorbelasting in je Nederlandse btw-aangifte.

   Oplossing: neem deze btw niet mee in je aangifte maar vraag de btw apart terug bij de Belastingdienst

3. Je geeft bonnetjes met 0% btw verkeerd op in je administratie

   Binnen de EU komt het vaak voor dat de btw op de bon naar jou toe wordt verlegd. Dit is soms lastig te herkennen, omdat er doorgaans 0% btw op deze bonnen staat. Je kunt er echter vanuit gaan dat je de btw van dit soort bonnetjes in 99% van de gevallen wel moet opgeven.

   Oplossing: geef de btw wel op maar vraag de btw ook weer terug bij de voorbelasting. Netto betaal je dus niets. In Gekko gaat dit allemaal automatisch. Als je een buitenlands bonnetje invoert, kies je voor 'btw verlegd' en dan zal Gekko dit gelijk verwerken in je btw-rapport.

   In ons blog over buitenlandse bonnetjes leggen we uit hoe het precies werkt met buitenlandse aankopen.

6. Je neemt de btw van zakelijke etentjes mee in je btw-aangifte

Knoop dit goed in de oren: zakelijke lunches is in 99% van de gevallen geen aftrekpost voor je omzetbelasting en je kunt de btw op deze bonnen dan ook niet terugkrijgen. Je mag wel de btw aftrekken als je naar de supermarkt gaat en de lunch in je eigen kantoor nuttigt. Het gaat hier dus om btw in de horeca.

Btw terugvragen over bonnetjes uit de supermarkt is overigens vrij complex en vaak ook niet mogelijk, dus ga nu niet je dagelijkse boodschappen opgeven maar vraag het eerst even aan je boekhouder.

Echter, gooi deze bonnen niet weg! Als het om zakelijke onkosten gaat, horen deze namelijk wel in je administratie thuis. Want hoewel je de btw niet mag aftrekken, mag je zakelijke horecakosten wel aftrekken van je winst. Kortom, zakelijke etentjes zijn niet relevant voor je btw-aangifte, wel voor je inkomstenbelasting.

Tip: In Gekko heb je twee aparte kostensoorten voor deze uitgaven: eten en drinken horeca en niet horeca. Zorg dat je de goede gebruikt. 

7. Je smokkelt met privé uitgaven in je aangifte omzetbelasting

Je mag alleen de btw aftrekken van zakelijke kosten. Alle privé uitgaven kun je dus links laten liggen. Soms heb je echter ook uitgaven die je zowel zakelijk als privé gebruikt. Denk aan je telefoonrekening. Hoe ga je daar mee om?

Het is niet zo ingewikkeld. Als je het product voor de helft zakelijk en voor de helft privé betaalt, mag je ook maar de helft van de btw aftrekken. In het geval van je telefoonrekening moet je dus een redelijke aanname maken van hoeveel procent je zakelijk belt en hoeveel procent privé. Het percentage zakelijk is ook direct het percentage van de btw die je mag aftrekken.

8. Je geeft de tankbonnen van je privé auto voor 100% op in de btw-aangifte

Gebruik je een privé auto ook voor je zakelijke kilometers? Dan mag je de btw op je brandstofkosten nooit volledig meenemen in je btw-aangifte. 

Je mag van een privé auto die je zakelijk gebruikt weldegelijk de btw over het onderhoud en gebruik aftrekken, maar alleen voor de zakelijke kilometers. Hoe ga je hiermee om? Bereken het percentage zakelijk / privé kilometers (bijv. 75%) en vermenigvuldig dat met je autokosten. Let op, woon-werk verkeer wordt gezien als privégebruik.

Tip: je kunt deze correctie het beste toepassen aan het einde van het jaar in kwartaal 4. Gekko vraagt in het btw-rapport van kwartaal 4 automatisch of je de autokosten voor privégebruik wilt aanpassen. Dit komt dan terecht bij 1d "privégebruik" in je btw-rapport.

Toch een foutje ontdekt: kun je de btw aangifte aanpassen?

We zijn allemaal mensen en mensen maken fouten. Als dit je overkomt: geen paniek. De ene fout is minder erg als de andere. Één ding is zeker: je kunt een ingediende btw-aangifte niet meer aanpassen. De fout kun je wel oplossen met een nieuwe aangifte. Hoe je dat doet, ligt aan de grootte van de fout. Als het verschil in het daadwerkelijke en het opgegeven btw-bedrag minder is dan 1000 euro, dan corrigeer je de fout op de volgende kwartaalaangifte. Als het een groter verschil is, dan vul je een suppletie in. Dit  is een extra aangifte om de eerdere aangifte te corrigeren.

Tip: met het btw-aangifte rapport van Gekko kun je in kwartaal 4 automatisch al je correcties uit laten rekenen. Wel zo makkelijk toch?