Wellicht heb je wel eens gehoord over de rijinstructeur die zijn studentes de optie gaf om 'in natura' te betalen. Wij vroegen ons af of de belastingen dan ook in natura moeten worden afgedragen. Deze week leggen we uit hoe je zakelijke ruilhandel moet opgeven aan de Belastingdienst.

Betalen in natura is ruilhandel

Wellicht herinneren je nog het krantenbericht over rijinstructeurs die rijlessen aanbieden in ruil voor seks. Studentes van een rijinstructeur kregen vooraf de keuze: of het normale uurtarief betalen, of een keer met me naar bed. Je zou zeggen dat dit op z’n minst een dubieuze vorm is van zakendoen, maar niets is minder waar.  

Althans als we onze Nederlandse ministers moeten geloven. Zij hebben bepaald dat seks in dit geval mag worden gebruikt als ruilmiddel, indien de leerling boven de 18 jaar is en vrijwillig instemt. Maar voor je nu een gat in de lucht springt en je werkkloffie inruilt voor een leren pak met bal in je mond. Realiseer je wel dat het hier om een zakelijke transactie gaat. En dat betekent dat je belasting moet betalen.

Ruilhandel valt onder belastingstelsel

Dit soort betalingen voor je geleverde goederen of diensten, klinkt als prostitutie. Maar dat is het niet, belastingtechnisch gezien. Bij prostitutie is de geleverde dienst een seksuele daad waarvoor betaald moet worden in euro's. In het geval van de rijinstructeur is de geleverde dienst de rijles en deze dienst wordt betaald ‘in natura’.

Belastingtechnisch is dat dus een groot verschil. Een prostituee is ondernemer en kan dus gebruik maken van aftrekposten voor het leveren van zijn of haar diensten. De wijze waarop de klant uit ons voorbeeld de rijinstructeur betaalt, wordt door de Belastingdienst geclassificeerd als ruilhandel. Over ruilhandel moet echter ook belasting betaald worden.

We betalen allemaal wel eens in natura

Ruilhandel betekent dat je een dienst of goed ruilt voor een andere dienst of goed van gelijke waarde, zonder dat er geld aan te pas komt. Ruilhandel is al zo oud als de mensheid en het is pas recentelijk dat we voor veel transacties geld gebruiken in plaats van ruilhandel.

Nog steeds worden behoorlijk wat diensten en producten geruild, en zeker niet alles is zo schimmig als ons voorbeeld. Denk bijvoorbeeld maar aan de boekhouder die gratis kantoorruimte krijgt van een bedrijf en hiervoor helpt bij de belastingaangifte van het bedrijf. Of een kennis die voor jou een website bouwt in ruil voor een paar dagen snoeien in de tuin. Er zijn zelfs officiële websites waar mensen kunnen ruilen zoals www.ruilen.nl.

Je moet altijd de waarde bepalen van je ruilhandel

Betalen in natura komt dus vaker voor dan je denkt. Bovendien kan het best leuk en voordelig zijn voor een ondernemer. Zeker als je portemonnee niet zo dik gevuld is. Maar hoe werkt dat eigenlijk met de boekhouding? Je denkt misschien: er komt geen geld aan te pas, dus dan hoef ik het ook niet in mijn administratie te zetten. Klaar is Kees!

Helaas is dat niet het geval. Ruilhandel is namelijk net zo goed een vorm van handel en de betaling die je ontvangt wordt daarom door de Belastingdienst als inkomsten gezien. Over deze inkomsten moet je btw en inkomstenbelasting afdragen. Maar hoe doe je dat?

In tegenstelling tot een klant, mag de fiscus geen betalingen accepteren in natura. Sterker nog, hoe de rijinstructeur zich liet betalen in natura, zal überhaupt niet in goede aarde vallen. De Belastingdienst wil daarom dat je de waarde van de geruilde goederen en diensten omzet naar een waarde uitgedrukt in euro’s.

Hoe bereken je de btw bij ruilhandel?

In ons voorbeeld van de rijinstructeur, is het bepalen van een waarde in euro’s relatief gemakkelijk. De rijinstructeur in kwestie gaf namelijk vooraf de keuze aan zijn klanten. Of je betaalt in natura of je betaalt een bedrag per uur.

Stel dus dat de klant kon kiezen tussen 200 euro betalen of met de instructeur naar bed. Als de klant kiest voor de laatste optie, dan moet de instructeur dus opgeven in zijn administratie dat hij 200 euro heeft ontvangen in natura. Over dit bedrag moet hij 21% btw (34,71 euro) afdragen aan de Belastingdienst. Daarnaast moet hij 165,29 euro optellen bij zijn inkomen.

Ruilhandel is duurder als je een besloten vennootschap (bv) hebt

Als je legaal ruilt en belasting betaalt aan de Belastingdienst, is het niet perse voordeliger om te ruilen dan om geld te ontvangen. Sterker nog, in sommige situaties is het zelfs onvoordelig. Zeker als het gaat om een dienst of product wat je bedrijf niet later weer kan doorverkopen. Stel bijvoorbeeld dat deze rijinstructeur een besloten vennootschap (bv) had in plaats van een eenmanszaak. Dan zou hij veel meer belastingen moeten betalen.

De betaling in natura wordt namelijk direct 'gebruikt' door de ondernemer zelf. Anders gezegd, de ondernemer betaalt zichzelf direct uit. Had de ondernemer geld ontvangen, dan kon dit op een bank worden gezet om later te gebruiken in je bv. Dit wordt ook wel een privéonttrekking genoemd.

In het geval van een eenmanszaak maakt dat niet zoveel uit, omdat de onderneming fiscaal transparant is. Echter, bij een bv wordt de onttrekking direct belast. Hetzij als dividendbelasting (25%). Hetzij als loon, wat kan oplopen tot wel 52% belasting.
 

Zakelijk ruilen is belastingneutraal, maar je moet het wel opgeven

Ruilen komt vaak voor en als je goed bij jezelf nadenkt, heb je vast zelf een keer geruild. Waarschijnlijk heb je die ruil toen niet opgegeven bij de Belastingdienst. Waarschijnlijk was er ook geen haan die er om kraaide. De Belastingdienst kan ruilhandel namelijk lastig controleren. Waarom zou je het dan opgeven?

Meestal zijn ruiltransacties dusdanig klein dat het inderdaad niet materieel is voor de Belastingdienst. Bovendien is het in veel gevallen ook zo dat de zakelijke ruilhandel 'kosten neutraal' is en geen invloed heeft op de belastingen.

Hoe ruilhandel werkt: een tafel voor een stoel ruilen

Om dit te illustreren, denk aan het volgende voorbeeld. Je werkt met een kantoorgenoot in een shared office space. Jij hebt twee tafels, hij of zij heeft twee stoelen. Jullie besluiten dat het voordeliger is als jullie een stoel voor een tafel ruilen zodat jullie allebei zittend aan een bureau kunnen werken.

In dit geval is er sprake van ruilhandel. Echter, deze handel zal geen enkele invloed hebben op je belastingen. Je moet weliswaar btw betalen over deze transactie, maar je ontvangt ook btw. Want zowel op de stoel als op de tafel zit btw. Het netto effect voor beide ondernemers is dus nul. Daarom lijkt het ook een beetje overbodig om deze transactie op te geven aan de Belastingdienst, maar dit moet je officieel wel doen.

Wanneer moet je ruilhandel nu opgeven bij de Belastingdienst? Dat hangt er vanaf. Officieel altijd, maar als jij een tafel voor een stoel ruilt, zal de Belastingdienst hier niet wakker van liggen.

Waarom de rijinstructeur belasting moet betalen

Het gaat bij de belasting natuurlijk over zakelijke inkomsten en zakelijke kosten. De stoel die je hebt geruild met je kantoorgenoot tegen de tafel, gebruik je voor je kantoor.

De vergoeding die de rijinstructeur uit ons voorbeeld heeft gekregen voor zijn lessen, is echter niet zakelijk. De betaling in natura wordt immers persoonlijk gebruikt. In dit geval is de ruil niet meer belastingneutraal. Je mag persoonlijke kosten namelijk niet aftrekken van de Belastingdienst.

Controle van de Belastingdienst op betaling in natura

Bovendien heeft de rijinstructeur dikke kans dat hij een keer wordt gecontroleerd door de Belastingdienst aangezien hij negatief in het nieuws is gekomen. Als in zijn administratie niet duidelijk staat vermeld voor welke diensten hij in natura is betaald, zal de Belastingdienst het bewijs hebben dat de administratie niet in orde is.

Dan maakt de Belastingdienst een aanname over hoeveel er eigenlijk betaald had moeten worden. Dit bedrag kan veel hoger zijn dan de ondernemer heeft opgegeven. Het is aan de ondernemer om aan te tonen wat het echte bedrag is en zonder goede administratie is dat heel lastig.

Kortom, het is even goed opletten als je aan ruilhandel doet. Ruil je veel of zijn de spullen die je ruilt heel duur? Dan kun je nog wel eens problemen krijgen als de Belastingdienst op de stoep staat. In dat geval kun je maar beter wel een officiële factuur versturen.