Gekko is een simpel administratief programma wat voor iedere ondernemer begrijpelijk is. Maar om het makkelijk te houden hebben we daarom er ook bewust voor gekozen om sommige onderdelen te versimpelen of weg te laten. Gekko is specifiek gemaakt voor kleine ondernemers en heeft daarom alleen onderdelen die voor hen relevant zijn. Maar soms voegen we ook onderdelen toe en sinds deze week hebben we de optie voor een balans toegevoegd.

Balans, kolommenbalans, activa en passiva. Wat is het?

Maar wat is een balans eigenlijk en waar heb je het voor nodig? Kort gezegd is een balans niets anders dan een overzicht met aan de ene kant de bezittingen in je bedrijf (bijvoorbeeld geld op de bank of machines) en aan de andere kant wie precies de eigenaar is van die bezittingen (bijv de eigenaar van het bedrijf of een schuldeiser). De bezittingen heten de activa, terwijl de eigenaar kant de passiva heten. 

Hieronder zie je een klein voorbeeld van een balans. Je ziet hoe de balans er uit ziet en je ziet direct dat het totaal  van de bezittingen (activa) exact gelijk is aan het totaal wat de eigenaars bezitten (passiva). Dat is natuurlijk volstrekt logisch. Je kan als eigenaar(s) niet meer of minder hebben dan dat er als bezit in het bedrijf zit. Als er dus iets veranderd op de balans, dan verandert dat altijd aan beide kanten, zodat activa altijd gelijk zijn aan passiva (en dus “in balans”). Als ze niet gelijk zijn, zit er een fout in.

Dit is een voorbeeld van een eevoudige balans. Naarmate je meer doet en langer aan het ondernemer bent, zal je zien dat de belans steeds groter wordt en meer posten krijgt. 

Activa, wat valt onder bezittingen?

Aan de bezittingen kant staan in het voorbeeld hierboven drie onderdelen. Allereerst natuurlijk geld wat je op de bank hebt staan. Het bedrijf kan dat geld gebruiken voor allerlei zaken en dat is natuurlijk bezit. Maar er staan bijvoorbeeld ook investeringen die je hebt gedaan in je bedrijf. Zoals bijvoorbeeld investeringen in machines die je nodig hebt in jouw bedrijf. Dit kunnen natuurlijk productiemachines zijn, maar het kan ook zo simpel zijn als een computer die je gebruikt voor je werk als zzp’er. Ook dat is een bezitting van je bedrijf als je die zakelijk hebt gekocht. 

Als laatste heb je bezittingen, die je op dit moment nog niet daadwerkelijk bezit, maar die wel van jou zijn. Een goed voorbeeld hiervan zijn facturen die je hebt verstuurd maar nog niet zijn betaald. Omdat jij je diensten al hebt geleverd zoals afgesproken, kun je ervanuit gaan dat je recht hebt op betaling en dat je dit geld nog krijgt. Dat zijn dus ook bezittingen van je bedrijf waar je (pas later) over kan beschikken. In dit geval worden deze onder “debiteuren” gezet. Dat wil zeggen: mensen die jouw bedrijf nog geld schuldig zijn.

Passiva, wanneer is iemand volgens de balans eigenaar?

Aan de eigenaars kant staan in ons voorbeeld ook drie onderdelen. Allereerst heb je de inleg die je in je bedrijf hebt gedaan om het te financieren. Dus stel dat je begon met €1000, dan is dat je inleg wat onder je eigen vermogen valt. Je eigen vermogen is een indicatie van het gedeelte van je bezittingen waar jij als eigenaar vrij over kan beschikken. Die €1000 aan startkapitaal, kun jij zo uitgeven als je zelf wil.

Verder hebben we hier ook je schulden staan onder crediteuren. Dit zijn bijvoorbeeld facturen die je nog zelf moet betalen maar nog niet hebt gedaan. De mensen die nog geld van jou krijgen zijn volgens de balans dus gedeeltelijk eigenaar van de totale bezittingen van jouw bedrijf. Dit noemt men het vreemd vermogen. Vreemd vermogen betekent in wezen dat je niet vrij over dát gedeelte van activa kan beschikken. Het vreemd vermogen laat zien dat er een claim van een andere partij op de bezittingen van het bedrijf ligt. Als een leverancier nog €1.000 van je krijgt, dan moet je daar mee rekening houden en moet je een gedeelte van je geld hiervoor reserveren. En dit is natuurlijk zeker het geval als de Belastingdienst nog geld van je krijgt (vandaar dat je de BTW die je nog moet betalen aan het einde van het jaar eigenlijk altijd op je balans als vreemd vermogen staat).

Als laatste hebben we het kopje “Winst”. Dit is de winst die je bedrijf heeft gemaakt. Omdat jij natuurlijk mag kiezen wat je met die winst doet, valt dit ook onder je eigen vermogen. Maar als je een slecht jaar hebt en je verlies draait, dan gaat dit dus ook uit je eigen vermogen.

Maar wat zegt een balans nu eigenlijk over je bedrijf?

De meeste (kleine) ondernemers vragen zich af, wat zo’n balans nu eigenlijk toevoegt? Een gemiddelde ondernemer kijkt tenslotte naar z’n bankrekening om te kijken of het goed gaat, en of ze niet te veel uitgeven. Dat is ook veel begrijpelijker. Wat deze ondernemers doen is kijken naar de “winst- en verliesrekening”. Dat wil zeggen, ze kijken naar een bepaalde periode hoeveel omzet ze draaien en hoeveel kosten daar tegenover staan. En als je die twee dingen tegen elkaar afzet, krijg je of winst, of verlies over een bepaalde periode. De winst- en verliesrekening is heel simpel en intuïtief en wordt eigenlijk door iedereen begrepen. Tenslotte: winst is goed, verlies is slecht.

Er zit echter een probleem aan de winst en verlies rekening en dat is dat het heel veel informatie over wat het bedrijf doet weglaat. Neem het voorbeeld hierboven van het bedrijf met €13.000 aan activa. Dat bedrijf lijkt relatief gezond. Er wordt winst gemaakt en het lijkt erop alsof het bedrijf de €1.000 aan crediteuren kan terug betalen. Maar wat nu als het bedrijf ipv €2.000 aan machines, €50.000 aan machines had gekocht. En die machines nog niet had betaald maar onder “crediteuren” had gezet? Dan zou het bedrijf plots niet zo gezond lijken. Want hoe gaat dit bedrijf €50.000 terugbetalen? Er is niet genoeg geld op de bank en er wordt ook niet genoeg winst gemaakt. De winst- en verliesrekening zal dit feit echter niet laten zien. Want daarop staat niets over de hoeveel schulden die een bedrijf aangaat om de winst te maken. Terwijl dat toch een belangrijk gegeven is.

De relatie tussen balans en winst- en verliesrekening

Laten we nu eerlijk zijn: de meeste ondernemingen met een winst van €11.000 gaan niet dergelijke schulden aan. Sowieso geldt voor 9 van de 10 ondernemers, dat die balans ze eigenlijk geen enkele nuttige informatie biedt omdat er sowieso eigenlijk bijna niks op staat. Tenslotte werken de meeste eenmanszaken met privé bezit en zit er geen verschil tussen wat van het bedrijf is en wat van henzelf (zie ook de wiki over fiscale transparantie). Een balans is eigenlijk alleen nuttig voor grote bedrijven. Dat was ook altijd de belangrijkste reden voor Gekko om geen balans toe te voegen in het systeem. Voor kleine ondernemers was dat een nodeloos complex onderdeel waar alleen maar fouten door konden ontstaan.

De reden dat we het nu toch toevoegen, is dat helaas iedere ondernemer, ongeacht de grootte van het bedrijf, geconfronteerd wordt met een balans. Het is een vereiste van de Belastingdienst. Want de belastingdienst heft natuurlijk belasting over de winst van een bedrijf (door middel van inkomstenbelasting bij een eenmanszaak en vennootschapsbelasting bij een BV) maar kijkt hiervoor gek genoeg niet naar je winst- en verliesrekening, maar naar je balans.

Dat zit als volgt: in wezen is je winst- en verliesrekening niets anders de een overzicht van de activiteiten van je bedrijf over een bepaalde periode, bijvoorbeeld een jaar. Dus hoeveel je in die periode hebt verkocht, welke kosten je hebt gemaakt, enzovoorts. De balans daarentegen is een moment opname van de bezittingen op een specifiek moment en NIET over een periode. Een winst- en verlies rekening kan dus over het jaar 2022 worden opgemaakt. Een balans kan NIET over 2022 worden opgemaakt. Het kan alleen op een specifiek moment in 2022 worden opgemaakt (bijvoorbeeld 31 december 2022)

Wat de Belastingdienst doet, is kijken naar het verschil tussen je balans aan het begin van het jaar (dus op 1 januari) en het einde van het jaar (op 31 december). Als je winst hebt gemaakt, dan is je eigen vermogen omhoog gegaan. Over het verschil worden belastingen geheven. Dat verschil is exact de winst die uit je winst- en verliesrekening komt. Want de relatie tussen de balans en de winst- en verliesrekening is er een waarbij de winst en verliesrekening het verschil laat zien tussen het eigen vermogen op de balans aan het begin van het jaar en het eigen vermogen aan het einde van het jaar. Dus: 

Eigen vermogen 1 januari + 

Winst- Verliesrekening van het jaar

—-----------------------------------------------------  =

Eigen vermogen 31 december

Dit lijkt natuurlijk een nodeloze complicatie van de Belastingdienst. Maar in fairness, is het eigenlijk heel begrijpelijk vanuit de boekhoud regeltjes. Het is alleen voor de meeste ondernemers heel tegenintuïtief. Gelukkig kan je alle informatie die de Belastingdienst wil hebben relatief gemakkelijk uit Gekko halen, ook zonder deze nieuwe balans. Volg gewoon de instructies van dit blog waarin we uitleggen hoe eenmanszaken hun inkomstenbelasting kunnen opgeven. 

De Balans en Winst- en Verliesrekening in Gekko

Vandaar dat Gekko nu alsnog een beperkte balans heeft geïntroduceerd in Gekko. Het is soms namelijk wel erg handig voor de belastingaangifte en bovendien geeft het direct beter begrip wat die balans nu precies doet en wat je erop kan vinden. 

Echter, Gekko zou Gekko niet zijn als we het niet een stuk makkelijker hebben gemaakt dan veel concurrerende programma’s. We hebben allereerst niets veranderd aan de bestaande functies in Gekko waaruit de Balans moet worden opgebouwd. En hebben we de mogelijkheden simpel gehouden. Maar het belangrijkste is dat we alle boekhoudtermen zoveel mogelijk achterwege hebben gelaten, zodat het ook begrijpelijk blijft voor iemand zonder boekhoud achtergrond. 

Mocht je feedback hebben op de nieuwe balans, stuur dan een mail naar support@getgekko.com. Commentaar en suggesties die Gekko beter maken worden altijd zeer op prijs gesteld.