De facturenmodule in Gekko is een handige tool. Niet alleen om simpelweg facturen te kunnen sturen, maar ook omdat je hiermee een automatische btw-rapportage kan laten maken. Wij krijgen hier regelmatig vragen over. Naast het feit dat je graag wilt weten hoe je iets kunt doen in Gekko, wil je ook graag weten waarom dit zo werkt. Als je bijvoorbeeld klanten in het buitenland hebt, hoe zit dit dan precies? Deze week beantwoorden we een aantal van deze vragen. 

Ik wil meerdere projecten voor één klant factureren op één factuur. Ik krijg dit niet voor elkaar. Wat nu?

Er zijn twee manieren waarop je kunt factureren in Gekko. Je kunt factureren per ‘klant’ of per ‘project’ (van een klant). 

Hier zit een klein verschil in en dat is handig om te weten. Wanneer je ‘een klant’ factureert, kun je de gemaakte uren, kosten en ritten van alle projecten importeren op je factuur. Echter, factureer je een ‘project’ van een klant, dan kun je alleen uren, kosten en ritten importeren van dit specifieke project.

Wil je meerdere projecten factureren voor een klant? Ga dan als volgt te werk:

1. Ga naar facturen en klik op 'nieuw' 
2. Kies een klant (geen project)
3. Importeer je uren/kosten/ritten van de twee projecten op je factuur (klik op de knop 'importeer') 
4. Sla de factuur op en klik op ‘verzend’

Ik wil meerdere klanten factureren voor dezelfde werkzaamheden. Kan dit? 

Stel, je geeft een cursus aan meerdere mensen. Dat betekent dat je meerdere mensen eenzelfde factuur moet sturen. Eigenlijk heb je één project die voor meerdere klanten toepasbaar is. Echter, Gekko staat voor ieder project slechts één klant toe. Anders kun je het overzicht in je inkomsten niet meer goed bijhouden. Dus hoe factureer je nu meerdere klanten naar één project?  

Je kunt voor dit probleem een klein trucje toepassen. Je kan een factuur namelijk kopiëren van één klant naar een andere klant. Dus je maakt de factuur op voor één klant en vervolgens kopieer je de factuur naar alle andere klanten waar je deze factuur naar toe wil sturen. Zo krijgt iedereen dezelfde factuur maar worden de inkomsten wel netjes per klant genoteerd. Let wel: dit handigheidje kan alleen als je een Premium account hebt. Want alleen dan kan je facturen kopiëren.

Ik heb veel buitenlandse klanten en wil een factuur maken in het Engels. Hoe doe ik dat?

Op dit moment kun je nog niet makkelijk de taal instellen per klant. Met een kleine omweg kun je toch gemakkelijk Engelstalige facturen maken voor klanten.

Maak hiervoor eerst de factuur aan en sla dit op als concept. Vervolgens ga je naar je persoonlijke instellingen en verander je de taal van Nederlands naar Engels. Ga weer terug naar de factuur en verstuur de factuur zoals hoe je dat gewoonlijk zou doen. Je ziet dat de taal in de factuur is veranderd naar Engels. Als de factuur verzonden is, kun je de taal weer omzetten naar Nederlands.

Hoe kan ik aangeven in mijn btw-rapportage dat ik inkomsten uit het buitenland heb?

Voor je btw-aangifte moet je al je inkomsten opgeven. Zowel voor binnen- als buitenland. Gekko neemt standaard alle binnenlandse inkomsten van je klanten mee in de btw-aangifte. Klanten staan standaard ingesteld op 'Nederland'. Het enige wat je dus zelf moet doen, is aangeven als je klanten hebt uit het buitenland.

Ga naar de specifieke klant en verander het land van 'Nederland' naar het land waar jouw klant vandaan komt. Gekko zal bij het versturen van een factuur naar deze klant je automatisch aanraden om de btw te verleggen (binnen de EU) of geen btw te rekenen (buiten de EU). De btw rapportage zal dan automatisch de btw opgeven bij de juiste onderdelen.

Het bedrag in mijn btw-rapport komt niet overeen met mijn facturen overzicht. Wat doe ik fout?

Het btw-rapport neemt geen concept facturen mee. Alleen facturen met het label ‘verzonden’, ‘te laat’ of ‘betaald’ worden meegenomen in het btw-rapport. 

Houd er rekening mee dat het btw-rapport uit gaat van de datum waarop de factuur verzonden is. Dat wil zeggen, als je een factuur uitstuurt in kwartaal twee, wordt deze meegenomen in kwartaal twee. 

Kan ik ook een betaling toevoegen aan een factuur waarbij het betaalde bedrag niet overeenkomt met het te betalen bedrag?

Dit kan in principe niet. Als je een betaling wilt toevoegen aan een factuur, moet het bedrag overeenkomen met het bedrag op de factuur. Je kunt wel een deelbetaling toevoegen als je klant bijvoorbeeld in termijnen betaalt. Echter kun je geen betaling toevoegen waarbij het bedrag hoger is dan het factuurbedrag. Anders klopt je administratie niet meer. 

Daarnaast is het ook niet aan te raden om een deelbetaling in te voeren als het lagere bedrag eigenlijk een andere reden heeft. Bijvoorbeeld, je hebt de klant achteraf een korting gegeven. Of het oorspronkelijke bedrag is gewijzigd naar een lager bedrag. In dit geval moet je een creditfactuur maken. Op die manier houdt je de administratie zuiver. En dat is heel belangrijk op het moment dat de Belastingdienst je gaat controleren.

Een voorbeeld: als je een factuur van 100 EUR stuurt maar dit achteraf aanpast naar 80 EUR, dan moet je een creditfactuur sturen van -20 EUR. Aan de originele factuur voeg je een betaling toe van 100 EUR. Aan de creditfactuur van -20 EUR voeg je ook een betaling toe van -20 EUR.

Tips

Bekijk onze voorgaande blogpost over fouten in de administratie.

Meer weten over facturen, btw-rapportages en dergelijke? Bekijk welke andere vragen klanten ons vaak stellen.

Begin eenvoudig met het maken van facturen.