De meeste ondernemers vinden de administratie niet zo leuk. Tenzij je het gaat hebben over aftrekposten, want dat levert belastingvoordeel op (yes!). Maar wat is eigenlijk een aftrekpost? Als je buurman grapt over jouw gloednieuwe business bolide: “Lekker aftrekpostje?” Heeft je buurman dan wel gelijk? 

Wat is nu een aftrekpost?

De term aftrekpost is verwarrender dan je denkt. Binnen de boekhouding worden termen nogal eens door elkaar gebruikt: aftrekposten, aftrekken, btw-aftrek, afschrijvingen, afboekingen. Hoe weten we nou wat er wordt bedoeld met aftrekposten?

Een aftrekpost heeft eigenlijk niets met je bedrijfsvoering te maken. Het is een term die belangrijk is voor je aangifte inkomstenbelasting (of venootschapsbelasting als je een BV hebt maar dat voorbeeld behandelen we niet in deze blog). Een aftrekpost is een bedrag dat je van de Belastingdienst op je inkomen in mindering mag brengen. Het gevolg hiervan is dat je minder belasting hoeft te betalen over je inkomen.

Inkomstenbelasting verlagen met aftrekposten

Aftrekposten zijn kosten die je mag aftrekken van je inkomen. Stel, je eenmanszaak heeft een omzet van 20.000 euro en je onkosten bedragen 5.000 euro. Je inkomen is dan 15.000 euro. Over je inkomen moet je belastingen betalen, bijvoorbeeld 35%. In dit geval betaal je dan 15.000 x 35% = 5.250 euro aan belastingen.

Maar je hebt ook een studie gedaan. Studiekosten kunnen gedeeltelijk als aftrekpost worden opgevoerd. Stel dat je 4.000 euro aan studiekosten als aftrekpost mag opvoeren, dan wordt je belastbare inkomen 15.000 euro - 4.000 euro = 11.000 euro. Je aanslag wordt dus 11.000 x 35% = 3.850 euro. Oftewel, je bespaart 1400 euro.

Verschillende soorten aftrekposten voor zzp’ers

Aftrekposten zijn dus gunstig en zeker voor jou als zzp’er. Je hebt namelijk niet alleen recht op de persoonlijke aftrekposten waarmee je je inkomstenbelasting kan verlagen, zoals de hypotheekrente aftrek waarop iedere Nederlander recht heeft. Je hebt ook recht op verschillende soorten aftrekposten die specifiek gelden voor ondernemers.

Zo is er voor ondernemers de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Maar er zijn ook minder bekende aftrekposten zoals de Speur- en Ontwikkelingsaftrek, waarbij je met een verklaring van het RVO korting krijgt voor het ontwikkelen van nieuwe producten/diensten. Er zijn nog meer voordelen voor ondernemers in specifieke situaties. Je kunt ze allemaal vinden op de website van de Belastingdienst.

Hoe zet ik een aftrekpost in Gekko?

Stel je hebt een aftrekpost en je wilt deze in je Gekko administratie toevoegen. Hoe doe je dat? Het korte antwoord hierop is: aftrekposten zet je nooit in Gekko.

Waarom? Omdat Gekko een bedrijfsadministratie is waaruit je kunt opmaken wat je inkomen is aan het einde van het jaar. Aftrekposten zijn onkosten die je mag aftrekken van je inkomen. Het is van toepassing op je aangifte inkomstenbelasting en heeft verder niets te maken met je bedrijfsvoering.

Waarom je zakelijke auto dus geen aftrekpost is

Nu krijg je direct antwoord op de vraag die we stelden in de inleiding: is jouw gloednieuwe business bolide wel een aftrekpost? Nee, want het gaat hier tenslotte om onkosten die je wél in Gekko zet. Dan kun je er in principe direct vanuit gaan dat het hier niet om een aftrekpost gaat. Wij hebben een uitgebreid blog geschreven met alle ins en outs of je een auto op de zaak moet zetten of beter prive kan kopen. 

Eigenlijk belanden we hier in een semantische discussie. Want we hebben het in dit geval over zakelijke autokosten die je gewoon mag aftrekken van je winst of je btw. Maar gek genoeg is dat nu niet wat onder de definitie van een aftrekpost valt. Dat zijn namelijk kortingen die je van de Belastingdienst krijgt op je inkomen.

Begint het al te duizelen? In feite maakt het niet zoveel uit. Het enige is dat je wel goed moet weten wat dit betekent voor je administratie en dat je aftrekposten niet moet meenemen. En daarnaast moet je goed realiseren dat er nog een andere term is die op aftrekposten lijkt: afschrijvingen.

Het verschil tussen aftrekposten en aftrekken van zakelijk kosten

Je auto is dus geen aftrekpost. Maar wat is het dan wel? Want aan zo'n zakelijke auto zit altijd wat geks en die opmerking van je buurman klonk eigenlijk heel logisch.

Een zakelijke auto is in principe een normale zakelijke kostenpost die je net als alle andere zakelijke kosten in mindering mag brengen op je winst. Van de kosten voor het gebruik van de auto mag je de btw opvoeren als voorbelasting.

Omdat het kosten zijn die je van je btw of je winst ‘aftrekt’, worden ze vaak onterecht aftrekposten genoemd. Eigenlijk is dat dus niet helemaal juist want het zijn gewoon zakelijke onkosten. Maar het goede nieuws is dat het, net als een aftrekpost, je belastingrekening verlaagt.

Je zakelijke auto wordt afgeschreven

Nu maken we het voorbeeld van je zakelijke auto nog iets lastiger. De aanschafprijs van je nieuwe auto mag je namelijk niet volledig opgeven als gewone onkosten. De Belastingdienst vindt namelijk dat deze auto na de aanschaf nog steeds een waarde heeft. Tenslotte ga je na de aanschaf rijden in je auto en later ga je de auto misschien weer doorverkopen. 

Je kan de aanschafprijs dus niet zomaar als onkosten opgeven, maar je moet deze kosten over meerdere jaren afschrijven van je winst door middel van afschrijvingen. Ieder jaar wordt die auto tenslotte minder waard. Een afschrijving is dus in principe niets anders dan de waardevermindering in zakelijk bezit.

Deze speciale zakelijke kostenpost wordt ook wel een memoriaalboeking genoemd. Dat betekent zoiets als een boeking zonder dat je een bonnetje kan overleggen. Je krijgt tenslotte geen bonnetje over de afschrijving. Het is slechts een berekend bedrag gebaseerd op de originele aanschafprijs.

Het zakelijke voordeel van afschrijvingen voor je onderneming

Afschrijvingen zijn dus geen gewone onkosten, maar leveren jou als zzp’er wel zakelijk voordeel op in de daaropvolgende jaren. Als je die spiksplinternieuwe auto bijvoorbeeld hebt aangeschaft voor 40.000 euro, dan mag je deze in de komende jaren door middel van afschrijvingen afboeken van de winst die je maakt. Zie in het voorbeeld hieronder hoe dat werkt.

Voorbeeld

Laten we zeggen dat we een omzet hebben van 100.000 euro, totale kosten van 20.000 euro en dus een winst van 80.000 euro. Je boekt de auto van 40.000 euro in 5 jaar af, wat betekent dat je het eerste jaar 8.000 euro afschrijft.

Je mag deze afschrijvingen in mindering brengen op je winst. Je winst wordt hiermee 80.000-8.000 = 72.000 euro. Stel dat je 35% belasting moest betalen, dan levert je dat 2.800 euro voordeel op per jaar. En dat voor de komende 5 jaar.

Het verschil tussen aftrekposten, zakelijke kosten en afschrijvingen

Aftrekposten, zakelijke kosten en afschrijvingen kun je dus makkelijk door elkaar halen, maar er zit een wezenlijk verschil in.

Een aftrekpost is een bedrag dat wordt afgetrokken van je inkomstenbelasting. In principe heeft een aftrekpost niets met je bedrijfsvoering te maken. Het is puur een belastingvoordeel op je inkomen.

Zakelijke kosten zijn onkosten die je maakt bij je bedrijfsvoering. Deze mag je direct in mindering brengen op je winst. Hiermee verlaag je dus de belastingen die je moet afdragen voor je onderneming.

Een afschrijving is een resultaat van een zakelijke beslissing uit het verleden waarmee je jouw bedrijfsresultaat in de toekomst verlaagt. Het is een speciale zakelijke kostenpost die je berekent. En deze afschrijvingen leveren ook weer belastingvoordeel op net als andere zakelijke kosten.

Hoe kan ik afschrijvingen opgeven in Gekko?

Afschrijvingen zijn dus speciale zakelijke kosten die onderdeel zijn van je bedrijfsvoering. Deze kosten zou je in principe als afschrijving kunnen toevoegen aan je Gekko administratie, maar eigenlijk raden we het af. Afschrijvingen kunnen namelijk complex zijn en meestal is het handiger om deze achteraf pas toe te voegen aan je administratie en Gekko alleen te gebruiken voor de onkosten.

Wil je dit toch doen, let dan even goed op en volg de instructies uit de veelgestelde vragen. Hier kun je exact vinden hoe je investeringen moet registreren en afschrijvingen moet boeken in Gekko.

We hopen dat de termen aftrekpost en afschrijving nu iets duidelijker zijn geworden. In ieder geval tot het punt dat jij de grappenmaker die jouw spiksplinternieuwe auto tot een aftrekpost maakt, kan uitleggen dat je dankzij de afschrijvingen, er nog lekkerder in rijdt!