Jezelf (en anderen) salaris uitkeren als ondernemer

by Joris Docter on

Thu 14 Oct

Business tips

Een veelgestelde vraag over de administratie in Gekko is “hoe kan ik mijn eigen salaris in de administratie verwerken?” Op zich is dat heel gemakkelijk (Gekko staat tenslotte voor gemakkelijk!), meestal blijkt dat de ondernemer in kwestie eigenlijk helemaal geen salaris uitkeert. Hoe zit dat eigenlijk met salarissen voor ondernemers? En moet je bijvoorbeeld loonbelastingen rekenen. En wat moet je doen met salarissen als je als ondernemer een andere zzp’er inhuurt?

Als je loonbelastingen moet betalen, dan moet je dat goed verwerken in de financiële administratie. Wil je meer weten over hoe je je financiële administratie moet opzetten en waar je als kleine ondernemer op moet letten? Bekijk dan deze pagina met alles over het opzetten van je financiële administratie.

Een ZZP'er met een eenmanszaak keert geen salaris uit

Er zijn heel veel kleine ondernemers in Nederland en de meesten weten heel goed dat je als je ondernemer altijd een buffer achter de hand moet hebben. Daarom hebben ze zichzelf de goede gewoonte aangeleerd om niet al het geld wat binnenkomt in een maand direct weer uit te keren of uit te geven. Meestal geven ze zichzelf een budget wat ze privé mogen gebruiken in de maand. Als ze die maand meer verdienen, groeit hun buffer. Als het een maandje even tegenzit, hoeven ze niet direct op een houtje te bijten en kunnen ze gewoon over het geld uit hun buffer beschikken.

Om dit inzichtelijk te houden, maken veel zzp'ers maandelijks een vast bedrag over vanaf hun zakelijke rekening naar hun privé rekening. Een soort maandelijks “salaris” waarover ze privé die maand kunnen beschikken. Alleen hoe moet je nou dergelijke betalingen verwerken in je boekhouding? Zeker als je jouw bankrekening aan je Gekko administratie hebt gekoppeld, dan zie je deze bedragen tenslotte terugkomen op je zakelijke bankrekening. Maar onder welke kosten zou je deze moeten zetten?

Heel simpel gezegd doe je hier als eenmanszaak niets mee in je boekhouding. Dit kwalificeert namelijk niet als salaris en voor je bedrijf is het overboeken naar of van je privé rekening niet iets wat überhaupt registreert. Als eenmanszaak ben je namelijk “fiscaal transparant” en dat betekent dat alles wat jij privé bezit ook zakelijk bezit en vice versa. Je betaalt daarom als eenmanszaak geen belasting over “wat je jezelf uitkeert” maar over de winst van je bedrijf ongeacht hoeveel je jezelf wel of niet uitkeert. Het overmaken van geld naar je privé rekening is dus iets wat je verder moet negeren als zzp’er met een eenmanszaak. Sowieso moet je dergelijke betalingen nooit opgeven als onkosten of iets dergelijks en je hoeft hierover ook geen loonbelasting te betalen. Het heeft allemaal niets met je bedrijfsvoering te maken.

Maar hoe moet je dit dan weergeven in Gekko? Want die bedragen komen wel in je bankrekening naar voren toe. Gelukkig heeft Gekko de meest simpele oplossing hiervoor: selecteer gewoon “privé” en je bent klaar. Gekko weet dan dat de transactie niet relevant is voor je bedrijfsadministratie.

Een ZZP'er met een BV MOET salaris uitkeren (gebruikelijk loon)

Er zijn natuurlijk ook ZZP’ers die een management BV hebben in plaats van een eenmanszaak. In het geval van een BV zijn de regels anders en MOET je jezelf een salaris uitbetalen en dit ook opgeven als kosten. Stel, je bent Directeur Groot Aandeelhouder (DGA) van een BV bent en je voert hiervoor werk uit. Dan krijgt je BV betaalt voor dit werk (en over de winst moet de BV ook vennootschapsbelasting betalen). Jij zelf als privé persoon mag echter niet vrijelijk beschikken over de inkomsten van de BV. Die zijn namelijk niet van jou privé maar van het bedrijf. En omdat een BV in tegenstelling tot een eenmanszaak niet fiscaal transparant is, moet je dit eerst overdragen aan jezelf als privé persoon.

Om te beschikken over het geld in de BV moet je dat eerst uitbetalen door óf een salaris uit te keren, óf dividend. Nu is de loonbelasting in Nederland nogal hoog terwijl de dividendbelasting erg laag is. Om te voorkomen dat niemand meer loon uitbetaald, heeft de Belastingdienst daarom een regel ingesteld die een DGA verplicht om zichzelf een loon van een bepaalde hoogte uit te betalen en hierover ook loonbelasting te betalen.

Dit loon wat je verplicht moet uitkeren heet ook wel het gebruikelijk loon. En in tegenstelling tot uitkeringen bij een eenmanszaak moet je deze betalingen ook opnemen in je administratie. Het zijn namelijk zakelijke onkosten die je BV maakt en deze mag je gewoon aftrekken van de winst. Zo verlaag je dus de vennootschapsbelasting die je moet betalen. (het blijft natuurlijk jammer dat de loonbelasting vele malen hoger is dan de vennootschapsbelasting die je bespaard…).

Je moet jezelf dus loon uitkeren in een BV en daarover betaal je loonbelastingen die relatief hoog zijn. Zeker als je dit vergelijkt met het tarief dat een eenmanszaak betaald. Echter, je mag naast het gebruikelijk loon ook dividend uitkeren en het belastingtarief hierop is significant lager dan andere belastingtarieven. Een BV kan dus soms belastingtechnisch voordeliger zijn dan een eenmanszaak. Voor meer info over het hebben van een BV versus een eenmanszaak bekijk het blog wat we hierover hebben geschreven.

In principe betaal je als ondernemer geen andere loonheffingen

Behoorlijk wat belastingen dus. Maar als ondernemer ben je ook vrijgesteld van heel veel andere loonheffingen die voor “normale” werknemers wel moeten worden betaald. Dat zijn bijvoorbeeld de premies voor volksverzekeringen en werknemersverzekeringen. Omdat jij echter ondernemer bent, hoef jij deze niet te betalen. Jij draagt tenslotte je eigen risico en krijgt bijvoorbeeld geen werkloosheidsuitkering op het moment dat je geen werk hebt. Er is geen sprake van een dienstverband

Dat je geen andere loonheffingen hoeft te betalen geldt voor zowel ondernemers met een eenmanszaak als ondernemers met een BV. En dat scheelt erg veel. Een gemiddelde werknemer is door deze loonheffingen bijna 20% duurder dan het bruto salaris wat de werknemer verdient. Dat betekent dat een werknemer die 50.000 EUR verdient, 50.000 x 20% = 60.000 EUR kost! Fijn dat je die laatste 10k als ondernemer niet hoeft te betalen.

Maar soms kan er sprake zijn van verkapt dienstverband

Maar moet je die loonheffingen echt niet te betalen? Want wanneer is iemand een zzp’er/ondernemer die je inhuurt, en wanneer is iemand een werknemer die je aanneemt? In het eerste geval worden er geen loonheffingen betaald en in het tweede geval wel. Maar het onderscheid tussen ondernemer en werknemer is vaak niet erg duidelijk. Maar de werknemer kost wel 20% meer dan de zzp’er. Wat rechtvaardigt dat verschil? En wanneer zegt de Belastingdienst dat je wél loonheffingen moet betalen over de inhuur van een zzp’er? Zij lopen tenslotte die heffingen anders mis.

Helaas komen we nu in een schemergebied waar nog heel veel ondernemers en bedrijven last mee gaan krijgen. Want de regels hieromtrent zijn de afgelopen jaren ook (bijna expres) een stuk vager geworden. Voor 2016 was dit een stuk duidelijker want toen gaf de Belastingdienst vooraf een verklaring af wanneer iemand een ondernemer was, een zogenaamde VAR (Verklaring Arbeids Relatie). Met deze VAR kon je als ondernemer bewijzen dat je een bedrijf was en er geen sprake was van een dienstverband. Dit was een soort get-out-of-jail-for-free card die je op zak had. Als je de VAR had kon de Belastingdienst niet meer achteraf zeggen “volgens mij was jij in dienst als werknemer en daarom moet je loonheffingen betalen”. Zelfs als er eigenlijk geen verschil was tussen de ingehuurde zzp’er en een gewone werknemer.

Echter, een paar jaar geleden is de Belastingdienst gestopt met uitgeven van VAR verklaringen aan zzp’ers. Ze wilden af van de impliciete garantie die ze gaven omdat deze door heel veel ondernemers en bedrijven werden misbruikt om de loonheffingen te ontwijken. Er waren namelijk talloze zzp’ers die eigenlijk een “verkapt dienstverband” hadden. Je was de facto een werknemer maar werd voor de loonheffingen gekwalificeerd als ondernemer. Daarvoor in de plaats is er nu de stuk vagere “ondernemerstoets”. Dat zijn een hoop vragen (die je zelf hier online kan checken) die een indicatie geven of je een ondernemer bent en er geen loonheffingen moeten worden afgedragen, of dat er eigenlijk sprake is van een verkapt dienstverband. We zeggen expres “indicatie” want het standaard antwoord uit deze check is “U bent waarschijnlijk geen ondernemer voor de inkomstenbelasting.” De check is dus nogal nutteloos en zal bijna altijd zeggen dat er sprake is van een verkapt dienstverband en dat er loonheffingen moeten worden afgedragen. Al wordt er altijd een slag om de arm gehouden met het woordje “waarschijnlijk”.

We hebben alweer 5 jaar geleden een stukje geschreven over de afschaffing van de VAR. Toen was er nog sprake van een Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA). Sindsdien hebben we echter 3 verschillende kabinetten gehad van verschillende opmaak en is deze afkorting weer in onbruik geraakt. Teruglezend kun je zien dat destijds eigenlijk volstrekt onduidelijk was wat er nu ging gebeuren. Dat is helaas nog steeds het geval zoals ook blijkt uit de website van de Belastingdienst.

Wat gebeurd er als er sprake is van verkapt dienstverband

Het is dus sinds de afschaffing van de VAR een risico geworden voor zowel de ondernemer als de opdrachtgever dat er sprake is van een verkapt dienstverband. En de gevolgen hiervan zijn relatief groot, zeker voor de opdrachtgever. Want als de Belastingdienst besluit dat er “sprake is van verkapt dienstverband”, dan betekent dat meestal dat de Belastingdienst alle loonheffingen alsnog opeist van de opdrachtgever. Die had deze tenslotte in eerste instantie moeten betalen. Echter, nu zal de Belastingdienst ook rente rekenen over de misgelopen inkomsten. En de Belastingdienst rekent met een stevige rente (en niet met een negatieve rente zoals de rest van ons krijgt). Daar bovenop kan de Belastingdienst ook nog eens boetes opleggen voor het niet (op tijd) betalen.

Maar ook voor de ondernemer zelf kan dit grote gevolgen hebben. ZZP’ers met een eenmanszaak krijgen veel belastingvoordeel ten opzichte van werknemers. Die vervallen allemaal op het moment dat er eigenlijk sprake was van een verkapt dienstverband en dan moet je alsnog loonbelasting betalen, met rente en eventueel ook een boete. Net als voor de opdrachtgever is het een hele smak geld in één keer. Ook voor ZZP’ers met een BV geldt dit. Want ook al hebben die wel loon uitbetaald en daarover loonbelasting betaald (zie hierboven), ook die hebben belastingvoordelen die ze moeten terugbetalen. Ook zij kunnen onkosten aftrekken via hun BV wat op het moment van verkapt dienstverband niet mag.

En dan kan het uiteindelijk nog gebeuren dat de ZZP’er tegenover zijn of haar opdrachtgever komt te staan. Want veel opdrachtgevers bouwen een clausule in het inhuurcontract dat de ondernemer zelf verantwoordelijk is voor de afdracht van loonbelasting en andere loonheffingen. Als de Belastingdienst de opdrachtgever sommeert om de loonheffingen te betalen, kan deze vervolgens proberen om deze te verhalen op de ZZP’er. En waarschijnlijk zal dat weer leiden tot een gang naar de rechter, wat duur is voor ZZP’er en opdrachtgever. Er zijn geen winnaars als de Belastingdienst gaat handhaven.

Doemscenario's zijn onwaarschijnlijk, maar evalueer goed

Wordt de soep in praktijk net zo heet gegeten als we hierboven schetsen? Waarschijnlijk niet. Maar het is wel verstandig om toch nog een keer goed te evalueren hoe jouw situatie eruit ziet. Zit je al 9 maanden bij dezelfde opdrachtgever en heb je daarnaast weinig andere opdrachten? Wellicht is het dan verstandig om toch eens gaan kijken hoe de optiek hiervan is bij een fiscaal specialist. Misschien moet je met je opdrachtgever afspraken maken. En wellicht moet je voor sommige werkzaamheden andere mensen aandragen.

Het blijft natuurlijk een afweging en prudent is om hierbij ook te kijken naar wat “normaal” is en of andere ZZP’ers en opdrachtgevers hier op een andere manier mee omgaan. Dat is natuurlijk vaag advies maar wat we er mee bedoelen is dat je beter niet het slechtste jongetje van de klas kan zijn. Als anderen dat zijn, zit je waarschijnlijk nog even goed en zal de Belastingdienst eerst achter die andere bedrijven en ondernemers aangaan. Zeker omdat de Belastingdienst niet zomaar “het zzp-probleem” (waar ze tenslotte zelf ook debet aan zijn!) met harde hand willen oplossen. Ze zullen beginnen bij die opdrachtgevers die de regels het meest duidelijk overtreden.

Maar hou ermee rekening mee dat de VAR al in 2016 is afgeschaft en dit risico sindsdien bestaat. De Belastingdienst kan dus ook met terugwerkende kracht sinds dat moment handhaven. Één jaar een risico op verkapt dienstverband is wellicht een aanvaardbaar risico. Maar vijf jaar datzelfde risico is mismanagement.

Dit stuk is onder andere geschreven naar aanleiding van een beslissing die wij hebben gemaakt omtrent de inhuur van een ZZP’er. Die was al jaren voor wij hem inhuurden een ondernemer met allerlei verschillende opdrachtgevers. Bovendien kon deze persoon bij Gekko zelf bepalen hoe en wat hij deed en had hiervoor zijn eigen budget. Echter, de opdracht duurde maar voort en op een gegeven moment kwamen we erachter dat wij in de afgelopen paar maanden de enige opdrachtgever waren. Na overleg met de fiscalist hebben we toen gezamenlijk besloten om over te gaan op een normaal dienstverband als werknemer. Dat is voor zowel ons als de ZZP’er die we inhuren wel een stuk duurder. En we vinden het ook niet geheel terecht dat we hiertoe gedwongen worden. Wij vinden dat het hier om een echte ondernemer gaat die volgens ons voldoet aan de criteria. Echter, wij vinden het risico te groot dat dit achteraf toch wordt aangemerkt als verkapt dienstverband. Want je kan ook goed redeneren dat het eigenlijk een werknemer is. En de risico’s hierop en de kosten hiervan wegen niet op tegen de baten nu. Wij willen niet zo zeer het beste jongetje van de klas zijn, maar zeker niet het slechtste.